Если вас пугает 20 входящих писем в утренней почте, представьте, что чувствует глава огромной компании, который получает по тысяче писем в день. Этот вопрос на дискуссионном сервисе Quora обсуждают сотрудники корпораций, которые в курсе, как справляются с потоком писем самые известные предприниматели мира. H&F перевёл наиболее интересные ответы.

Интим не предлагать

Аноним

Я работал на одного очень известного человека, и в мои обязанности как раз входило чтение и сортировка писем. В обычные дни их было где-то 800, в богатые на события дни их число достигало двух тысяч. Как я их распределял:

— Личную почту я (чаще всего) сразу пересылал начальнику.

— Запросы на интервью — в коммуникационное агентство.

— Письма с резюме ­ — в рекрутинговое агентство.

— Часть попадала в отдел работы с клиентами.

— Всё, связанное с благотворительностью, — в семейный фонд.

— Письма с обнажёнкой от женщин в поисках «покровителя» отправлялись в корзину.

— Часть писем попадала к юристам.

Были и другие адресаты, а также множество исключений из правил. К последним относились личные письма с шутками, политикой и другой ерундой. Такое я пропускал при условии, что человек, написавший письмо, был в списке «самых близких», то есть приходился женой, ребёнком, родителем или лучшим другом начальника. Письма от фанатов тоже попадали к начальнику, правда, уже с написанной мной «рыбой» будущего ответа. Он всегда отвечал на такие письма сам, ответы были вежливы, но не подразумевали продолжения переписки. Обычно он добавлял пару предложений к моей заготовке. На письма, содержащие критику, мы также отвечали сообща. Послания, полные ненависти и угроз, в зависимости от накала попадали либо в корзину, либо к юристам.  

 

 

Письма, полные ненависти
и угроз, попадали либо в корзину,
либо к юристам. 

 

 

 

В большинстве компаний из списка Fortune 500 есть сотрудники, подобные мне. Хотя правила работы с почтой, наверное, везде разные. В моём случае было так: если кто-то писал моему боссу, он понимал, что ни о какой приватности не может быть и речи. У меня был доступ к абсолютно каждому письму. Я старался не читать личных писем, но порой по просьбе начальника мне всё-таки приходилось на них отвечать.  

Это были странные взаимоотношения: я знал о своём боссе практически всё, а он обо мне — самую малость. Эта профессия подразумевает высокую степень доверия: не только в плане конфиденциальности, но и в смысле принятия решений. Когда мы только начинали работать вместе, он давал мне много указаний насчёт того, как нужно отвечать на то или иное письмо. Спустя полгода он начал полностью доверять мне. 10% моей зарплаты я получал за работу, а остальные 90% — за умение принимать верные решения. Именно такие, как я, решают, получит ваше письмо начальник или нет. Если вам правда очень нужно, чтобы письмо дошло до адресата, советую вам подружиться с его секретарём. В наших руках — власть.

Пока не надоест

Дэвид Шин, трейдер

Когда я работал в Google, я слышал, как Ларри и Сергей однажды отвечали на вопрос журналиста о том, как они справляются с потоком писем, приходящих им на почту. Один из них, не помню, кто именно, в шутку сказал: «Когда я открываю почту, я начинаю отвечать на самые последние письма до тех пор, пока мне не надоест. Если я не успеваю добраться до каких-то писем, они уже никогда не будут прочитаны». Кто-то не верит своим глазам, когда получает ответ от одного из основателей Google через пять минут после отправки письма. Другие получают то, что ожидали: их письмо остаётся без ответа.

Лотерея

Джимми Уэйлс, основатель Wikipedia

Основатель интернет-магазина Amazon Джефф Безос обычно говорит всем, что если вы написали ему письмо, то либо получите от него ответ в течение 10 минут, либо уже никогда. Это, конечно, шутка, но и в ней есть доля правды :)   

Всегда готов

Уильям Франчесцин, дизайнер, разработчик дизайн-студии 82.io

Основатель разработчика онлайн-игр Zynga Марк Пинкус сам отвечает на все письма и делает это очень быстро. Последний раз, когда я писал ему, ответ пришёл через пять минут, хотя это было раннее воскресное утро.

Полезные примочки

Стивен Уокер, основатель интернет-магазина Quirky

Эндрю Мэйсон, основатель купонного сервиса Groupon, тоже самостоятельно справляется со своей почтой. Я никогда не видел человека, у которого это получалось бы так хорошо. Для этого он очень эффективно использует Inbox Zero и OmniFocus. Когда-то мы придумали очень удачную систему фильтрации входящих писем. Сейчас, насколько мне известно, он полностью доверяет OmniFocus. Иногда отвечает на письма в течение минуты. Все, кто когда-либо работал с Эндрю, отмечают эту его черту — умение отвечать по-существу и невероятно быстро.

Почтовые ниндзя

Майкл Чен, стажёр

У основателя интернет-магазина Zappos Тони Шея в команде есть специальные люди, которые отвечают на письма. Их где-то 4-5 человек. Шей получает огромное количество писем, потому что одним из базовых принципов компании является открытость. Забавно, что официально их должность называется «почтовый ниндзя».