Стартап без надрыва: Как не провалить рабочий день. Изображение № 1.

 

Анастасия ДЁМИНА

Сооснователь и СEО компании Future Biotech

Итак, анамнез. У пациента депрессивное настроение по утрам, хронические рабочие выходные, непреходящее ощущение просроченных дедлайнов и паническое предчувствие недовольства со стороны клиентов. Больной воспринимает будни как тетрис: задачи разной формы и разных цветов сыпятся в ускоряющемся темпе. Если бедняга не сможет правильно уложить фигурку к фигурке, рано или поздно его завалит, после чего выскочит табличка: «Ты банкрот и неудачник!» (или «Фиг тебе, а не IPO!»).

Если вы пали жертвой невроза, то, во-первых, не нервничайте ещё сильнее, а во-вторых, знайте: болеете не только вы, но и многие другие предприниматели, а терапия давно изобретена и успешно используется. Состоит она из простых элементов: делегирование, соблюдение распорядка дня и регулярные инъекции позитивного мышления.

Наверняка когда-нибудь создадут общество анонимных предпринимателей, где будут проводиться беседы в стиле «Здравствуйте, меня зовут Настя, и я стартапер. Я пришла сюда, потому что регулярно паникую, что-то забываю и не делаю задачи в срок. — Здравствуй, Настя! — Здравствуйте, я Вася, и я серийный предприниматель. Уже три года я передаю простые задачи помощникам, а сам занимаюсь только важными вопросами. — Молодец, Вася, вот тебе шоколадная медалька!».

Но пока этого не произошло, придётся проводить терапию самостоятельно.

Для руководителя компании средне- и долгосрочные инициативы всегда имеют наибольший приоритет. Вы на то и директор, чтобы заниматься ими, а не рутиной. Вспомните количество лет, проведённых в университете, заброшенные хобби, упущенное время с семьёй и всё то, что вы делали для получения возможности решать интересные проблемы. Вот и решайте их, пользуясь «Правилом большого босса»: всё, что может быть сделано кем-то ещё без потери качества, должно быть делегировано. Получая любую задачу, сначала следует спросить себя, кто может сделать эту задачу вместо вас.

Задачу нужно делегировать, если:

Это не ваша работа: в компании уже есть человек, отвечающий за данную область. Если юрист не знает, как делается какой-то документ, пусть консультируется со справочниками и другими специалистами, а не просит вас придумать формулировки или систему штрафов. Вы только утвердите итоговый вариант. Ещё пример: часто менеджеры не идут договариваться с коллегой о сотрудничестве напрямую, а вместо этого вовлекают вас в качестве челночного дипломата. Понятно, что ситуации бывают разные, но, может быть, господа всё-таки научатся взаимодействовать без вашего участия?

Задачу можно делать по инструкции. Один раз пропишите требования к результату и порядок выполнения, после чего смело отправляйте её свободному подчинённому. В моей компании к такому типу работ относится оцифровывание анкет, полученных от студентов: сведение данных в таблицу Excel и построение диаграмм по ним вполне может делать любой сотрудник.

 Задача регулярно повторяется. Выделите на неё постоянного исполнителя либо наймите ещё человека, если очевидно, что для него всегда будет работа.

Вы не справляетесь с нагрузкой. Понятно, что подобных ситуаций лучше избегать, но если не удалось, то тогда можно набрать себе временных «подчинённых» и отдать им часть ваших задач, контролируя процесс в целом. Если надвигается факап (по-русски — «ситуация, когда вы облажаетесь»), то закрывайте слабые места дополнительными ресурсами — привлечением других членов команды, аутсорсом, деньгами. Не надо изображать из себя «Титаник» и уходить на дно под трагическую музыку.

Отдав на откуп другим самое неинтересное, можно немного выдохнуть и перейти к оставшимся задачам, выпавшим на вашу долю. Наступает второй этап терапии для больных нервозом — построение распорядка дня. Не волнуемся, так как это не сложно и скорее дело привычки, чем интеллектуального усилия.

Во-первых, не надо проверять почту сразу, как проснулись. Дайте организму прийти в себя, прежде чем подставить его под ледяной душ тревожных писем и новых пунктов в to-do-листе. Поэтому сначала завтрак, а потом уже новости. Профессор Преображенский вообще рекомендовал ждать послеобеденного периода, но, так и быть, сделаем скидочку на новые времена.

После того как вы допьёте кофе, наступает самое продуктивное время, когда нужно заниматься стратегическими и творческими задачами. В своей первой заметке я уже писала, как создать для этого продуктивную атмосферу. Хочу дополнительно отметить ещё несколько моментов.

Я верю в утверждение, что многозадачности не существует, а присутствует лишь постоянное переключение между разными проблемами, которое ведёт к потере концентрации и повышению уровня стресса. Любой из нас может одновременно говорить по телефону и пить чай, но никто не способен писать план увеличения продаж на год и в то же самое время обсуждать с коллегой презентацию для партнёров. Давайте не играть в свободную кассу и делать одну задачу в единицу времени.

ОЧЕНЬ ПОЛЕЗНО перед «стратегическим периодом» сделать небольшую задачу для «разгона»

Если нужно, забронируйте в своём календаре 1,5–2 часа каждого буднего дня. Коллеги будут знать, что вы заняты и отвлекать вас не стоит, да и в голове закрепится, что утро — это всегда время для долгосрочных задач. Непрерывно работать над чем-то больше часа поначалу довольно трудно, но, если не сдаваться, со временем это входит в привычку. Иногда также полезно перед «стратегическим периодом» сделать одну небольшую задачу для «разгона»: получите чувство, будто вы уже в чём-то преуспели сегодня, а это повышает настроение, что подтверждает нейробиология.

После завершения стратегического периода нужно сделать перерыв, лучше всего подышать свежим воздухом или сходить в спортзал, если у вас свободный график. Пообедать опять же полезно.

Вся вторая половина дня — время для операционной работы. Уже можно сказать себе, что вы молодец — успели сделать кусок мегапроекта и позаниматься фитнесом, — и на этой позитивной волне переходить к более рутинным вещам.
В операционке главное — правильно поставить приоритеты. Я поняла это на своём горьком опыте.

Учась в университете, я работала в рекламном агентстве и успешно провалила там контракт, больше миллиона рублей. Не умела оценивать масштабность задач по веб-разработке и вести проекты в целом, из-за чего поначалу мне казалось, что всё легко и быстро делается. Со временем в меня стал закрадываться ужас от того, сколько работ впереди и как плохо они описаны в техническом задании. За что хвататься в первую очередь, было не ясно. Менеджер со стороны клиентской компании, которая называлась «Весёлая утка» (я не шучу), по уровню управленческих навыков был не сильно лучше меня. В итоге проект быстрым темпом шёл к провалу и «Весёлая утка» крякнула, в смысле — обанкротилась. Наверное, это была единственная причина, по которой меня не уволили.

Руководители созвали тренинг и поделились со мной сокровенным знанием, которое я теперь активно использую в своей работе. Итак, дорогие невротики, приоткрываю вам завесу тайны. Все операционные задачи делятся на четыре категории:

– важные и срочные;
– важные и несрочные;
– срочные и неважные;
– несрочные и неважные.

Они выполняются в перечисленном порядке. Главное — правильно поделить свои дела на группы. Задача-минимум — сделать всё из первых двух категорий. Если сможете разделаться и со срочным-неважным, то будете молодцом. До пункта 4 вы, скорее всего, не успеете дойти, и это нормально, не вздумайте переживать.

При сортировке дел можно основываться на нескольких принципах. Например, распространён подход, базирующийся на адресатах ваших действий. Согласно ему, сначала вы решаете проблемы клиентов, потом проблемы сотрудников, и в последнюю очередь — всех остальных (подрядчиков, государства и т.п.).

Можно также учитывать денежный фактор, ставя более высокий приоритет задачам, связанным с крупными контрактами, получением прибыли или проектами, которые будут хорошо капитализироваться в будущем.  Мне кажется, что в этом деле каждый менеджер должен выбрать свой подход в зависимости от отрасли, в которой он работает, и глобальных задач компании.

Возможно, что кто-то из окружающих будет недоволен вашим подходом. Это тоже нормально. Можно попробовать разъяснить позицию — а можно просто забить. Всё равно за вас всё скажут результаты.

 

Фотография на обложке: Fotobank.ru/Getty Images