Как наладить удалённую работу сотрудников. Изображение № 1.

Галия Сайфутдинова

руководитель отдела корпоративных коммуникаций
аудиторско-консалтинговой группы BDO Unicon Outsourcing

 

   

Нынче модно писать о дистанционной работе и о том, как это замечательно для сотрудников. Работодатели в сложные времена тоже начинают задумываться о том, как было бы славно отправить всех специалистов трудиться по домам и сэкономить на аренде и оргтехнике. Однако не все хорошо представляют себе, что требуется для того, чтобы дистанционная работа была столь же эффективной, как и работа в офисе. Вот на что стоит обратить внимание.

 

Поймите причину

Определитесь, зачем вам это нужно. Потому что сотрудники об этом просят? Чтобы быть в тренде? Вряд ли. Хороший вариант ответа: сократить расходы на аренду офиса или фонд заработной платы. Возможны и другие мотивы. Например, человек нужной квалификации соглашается работать за приемлемые для нас деньги, но только из дома, или ценный специалист переезжает в другой город и может работать дистанционно.

Год назад я была вынуждена переехать в Петербург по личным обстоятельствам, однако компания решила не отказываться от сотрудничества со мной. Мне был установлен испытательный срок, в течение которого мои коллеги могли оценить, насколько удобно для них сотрудничество в таком формате.

Сегодня в BDO Unicon Outsourcing дистанционно работает уже около 30 человек. Часть из них — это IT-специалисты, отвечающие за поддержку клиентов. Все они живут за пределами Москвы, в городах, где стоимость труда ниже. В итоге все в выигрыше: сотрудник получает возможность участвовать в крупных проектах и высокую по местным меркам зарплату, а мы экономим на аренде офиса и фонде оплаты труда.

 

Оцените ситуацию

Убедитесь в том, что задачи, которые вы собираетесь передавать дистанционному сотруднику, в принципе можно решать на расстоянии. Едва ли вы сможете позволить работать удалённо HR-директору или секретарю: для этих людей очень важен личный контакт с коллегами. А вот работа бухгалтера, программиста, корректора, специалиста по кадровому администрированию, маркетингу зачастую легко может выполняться удалённо.

Подумайте о том, способен ли в принципе человек, с которым вы собираетесь сотрудничать, полноценно работать в ситуации, когда на него не смотрит бдительное око начальства. Возможно, это звучит странно, но существует множество взрослых людей, которые не умеют себя контролировать и планировать собственное время, постоянно отвлекаются от своих задач (благо дома количество соблазнов резко возрастает). Работа с такими сотрудниками мгновенно превращается в скачки с препятствиями и гадание на кофейной гуще. Сделал? Не сделал? Как угадать, когда задача будет выполнена? Поэтому постарайтесь трезво оценить зрелость и уровень ответственности специалиста, с которым хотите сотрудничать.

Важно быть уверенным в том, что нанимаемый специалист достаточно мотивирован, чтобы трудиться в одиночестве, без подбадривания со стороны коллег. Поэтому я не советую нанимать новых сотрудников удалённо, если речь идёт не о сдельной работе. Присмотритесь к человеку в офисе в течение нескольких месяцев и решите, можно ли ему работать удалённо.

 

Подготовьте инфраструктуру

Не менее важно оценить уровень зрелости компании. Если ваша бухгалтерия (системные администраторы, менеджеры по продажам — выберите любую службу, с которой вашему дистанционному сотруднику придётся постоянно взаимодействовать) не умеет отвечать на электронные письма, теряет документы, а решение любого вопроса происходит только за чашкой кофе — работа на расстоянии не для вашей компании.

Проверьте работоспособность IT-инфраструктуры в дистанционном режиме. Вашим сотрудникам, которые будут трудиться из дома, наверняка понадобится доступ и к внутренним системам компании, и к общим папкам. Возможно, им также потребуется корпоративный мобильный телефон.

Надо сказать, что сотрудник, работающий удалённо, — это настоящая лакмусовая бумажка для IT-отдела. За полтора года наши «домашние» сотрудники выявили больше проблем и багов, чем несколько сотен человек, которые трудятся в офисах.

 

Определите график

Установите показатели, на основании которых вы будете оценивать работу сотрудника. Для этого надо ответить на другой вопрос: а можете ли вы поставить своему сотруднику измеряемые цели? Скажем, нанимать PR-менеджера для того, чтобы он «поддерживал имидж компании» не очень разумно даже в том случае, когда он сидит в офисе. А если он работает из дома, у вас уж точно должны быть чёткие договорённости: скажем, один мониторинг прессы в месяц, некоторое количество статей, новостей компании и материалов в интранет. Иначе у вас очень быстро начнутся конфликты, когда руководитель будет убеждён, что его подчинённый бездельничает, а последний будет утверждать, что работает, не покладая рук.

Чётко распределяйте между своими сотрудниками ответственность в рамках одного проекта. В условиях дистанционной работы вероятность сбоев в коммуникации резко повышается, и, следовательно, больше шансов, что два специалиста будут делать одну и ту же работу или, наоборот, какой-то важный участок не будет сделан.

Не забудьте оговорить и часы, в течение которых сотрудник всегда должен быть на связи. В нашем случае дистанционные сотрудники следуют офисному графику — любой специалист всегда находится на связи и способен оперативно решить любую проблему. Признаться, я терпеть не могу миф, которому пытаются следовать некоторые работники, только начинающие трудиться в дистанционном режиме: днём они могут сварить борщ без отрыва от производства и сходить в парикмахерскую, а отчёт они напишут ночью. Постойте, кого мы обманываем? Каково будет качество этого отчёта? А какова будет ваша продуктивность на следующий день? То-то.

 

Заключите договор

Трудовой договор для дистанционного сотрудника несколько отличается от стандартного: например, в нём отсутствует пункт о том, что вы должны предоставить ему рабочее место, а ответственность за соблюдение безопасности и режима труда и отдыха возлагается на него самого. Однако необходимо помнить, что такой специалист обладает теми же правами, что и тот, кто трудится в офисе. Вы должны предоставить ему необходимую для работы технику, и он может рассчитывать на те же бонусы и тот же социальный пакет, который вы предоставляете другим сотрудникам.

Однако самый важный пункт в договоре — это условия прекращения сотрудничества. Советую продумать их очень тщательно. Если за сотрудником по-прежнему сохраняется право уволиться по собственному желанию, предупредив компанию за две недели, то ситуация с увольнением по инициативе работодателя несколько иная. Российское трудовое законодательства делает для добросовестного нанимателя процедуру увольнения даже самых отъявленных бездельников весьма затруднительной. А для дистанционного сотрудника и вовсе открываются огромные возможности для злоупотреблений. Его-то за прогулы не уволишь. Поэтому советую очень точно сформулировать в договоре все случаи, когда компания может распрощаться с сотрудником.

Есть и ещё один деликатный нюанс налогового законодательства, о котором необходимо помнить: компания обязана удостовериться в том, что её сотрудник является налоговым резидентом Российской Федерации, то есть является гражданином страны и проводит на родине больше 183 дней в год, а не сидит 12 месяцев где-нибудь на Гоа. В последнем случае сотруднику (а точнее – вашей бухгалтерии от имени сотрудника) придётся заплатить не 13 % подоходного налога, а 30 %. В доказательство сотруднику раз в полгода стоит предоставлять копии его заграничного паспорта.

 

Наладьте контакт

Способность удалённого сотрудника к поддержанию контакта с коллегами и самостоятельному сбору информации снижается. Тот факт, что теперь он не может тратить рабочее время на сплетни за чашечкой кофе, к сожалению, означает и то, что теперь этот человек не будет знать, что такая-то собирается в декретный отпуск и её не стоит вовлекать в долгосрочные проекты, а в такой-то день вы договорились устроить празднование дней рождений сотрудников и не надо назначать в это время совещание.

Постарайтесь упростить сотруднику общение с коллегами и получение информации о том, что происходит в компании: любые информационные рассылки и письма, интранет, сводные планы работы отдела, еженедельные совещания — ваши лучшие помощники. Мы решаем проблему с помощью еженедельных и ежеквартальных совещаний, в которых часть сотрудников участвует лично, а часть — через Webex. На собрания могут приглашаться другие отделы. Мы обсуждаем задачи и проблемы, делимся информацией. Таким образом, каждый сотрудник всегда в курсе дел.

 

Обеспечьте обратную связь

Не менее важно вовремя давать человеку обратную связь. Ничто так не демотивирует сотрудника, как ощущение, что он работает в стол.
Специалист помог вам с подготовкой доклада? Расскажите, как этот доклад был воспринят публикой. Он пишет статьи в интранет? Дайте возможность собрать статистику посещаемости и расскажите, как оживлённо сегодня утром коллеги обсуждали последнюю статью. Ваш дистанционный сотрудник должен хорошо понимать, зачем он выполняет такое-то задание, в чём его смысл и что будет с результатом его работы. Только в этом случае он будет трудиться с увлечением. Этот пункт равно справедлив и для любых офисных специалистов, но дистанционно работающий сотрудник в большинстве случаев не может собрать информацию сам или догадаться об успехе или неуспехе проекта по каким-то косвенным признакам.

Поэтому любые проекты мы активно обсуждаем на еженедельных встречах, по результатам любого мероприятия готовится отчёт, который рассылается всем заинтересованным лицам. Кроме того, в конце каждого месяца делается отчёт о работе отдела, а итоги года подводятся на общем собрании, где все сотрудники присутствуют лично. Дистанционные сотрудники из моего отдела один-два раза в месяц приезжают в московский офис, а также раз в неделю обязательно встречаются и работают вместе (так как живут в одном городе и имеют такую возможность).

Как бы ни было привлекательно сотрудничество на расстоянии, порой личная встреча способна решить очень много вопросов, которые никак не желали решаться дистанционно. И, конечно, наша компания предпочитает проводить ежегодную оценку сотрудников только в их личном присутствии.