Максимальная продуктивность означает, что вы делаете своё дело (торгуете, таксуете или танцуете), затрачивая минимально возможные усилия. Если при этом требуется прилагать усилия и преодолевать сопротивление, значит, на
вашем пути существуют преграды и барьеры. Во владении способами преодоления препятствий и помех, то есть всего, что мешает нам или затрудняет движение вперёд, и заключается секрет повышения продуктивности.

Я обучаю людей оптимальным методам поведения, основанным на тщательно разработанной системе. Они созданы для того, чтобы все мы чувствовали себя лучше. С начала 1980-х годов эти методы прошли всестороннюю проверку, доказав свою эффективность — и для людей, и для компаний. Этапы их создания и тестирования описаны в моей первой книге Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Её успех подтвердил со всей очевидностью: люди самых разных культур и профессий в самых разных странах нуждались в такой информации и жаждали перемен. 

Как составить список дел

Как-то я пережил очередную Ослепляющую Вспышку Осознания Очевидного: у многих людей появилась аллергия к «организованности», потому что они постоянно терпят неудачи, пытаясь использовать списки дел. Эти списки неэффективны, поскольку представляют собой попытку сжать очень разные дискретные действия в одно событие. А когда упрощаешь что-то слишком сильно, всё начинает казаться ещё более сложным. Да, никому из нас не нравится то состояние, когда на тебя наваливаются все проблемы мира, а потому мы, конечно же, ощущаем определённое облегчение, составив список дел. Но в качестве долговременной стратегии такие пожарные меры не работают.

Обычно, пытаясь составить список дел, люди смешивают все пять фаз, определяющих понятие «потоки работ»: сбор, обработку, организацию, ревизию и исполнение. Они одновременно пытаются извлечь данные из головы, осознать их значение, расположить в определённом логическом или ином обоснованном порядке, немедленно сопоставить, оценить и сравнить друг с другом, а затем выбрать для выполнения «наиболее важное». Поступая так, люди обычно вознаграждаются краткосрочным чувством ложного облегчения, но по-прежнему остаются уязвимыми перед тем, что не замечено, не обработано, не изучено и недооценено. За многие годы исследований я пришёл к выводу, что
каждым этапом управления потоками работ лучше заниматься отдельно.

Найдите пять минут, возьмите ручку или карандаш и выплесните на бумагу всё, что возникнет у вас в голове. Ничего не анализируйте и не структурируйте. Позднее вы поймёте, что значит каждый пункт, если он вообще что-нибудь значит. Пока просто «выгружайте данные». Позвольте себе обрести определённую свободу и перестать заниматься несколькими делами одновременно. Подойдите к делу творчески, помечтайте, но главное — запишите всё, не чувствуя при этом обязательств выполнить это в полном объёме на самом деле! А когда будете готовы перейти к реализации задуманного, вернитесь к пунктам списка, определите их значимость и решите, что можете сделать по каждому из них.

Как расставить приоритеты

Меня часто спрашивают: «Как установить приоритеты в делах?» Я отвечаю всегда одинаково: «А о каких делах идёт речь?» Для того чтобы определиться с приоритетами, вы должны иметь точку отсчёта: ясно понимать, что именно хотите обеспечить, достичь или испытать, и в полной мере осознавать то, что делаете.

Реалистично оценить состояние собственных дел можно, ответив на шесть следующих вопросов в порядке возрастания их сложности.

 Каковы ваши текущие задачи? К ним относятся физические действия, которые вы предпринимаете для выполнения своих обязанностей: телефонные звонки, переписка по электронной почте, переговоры, командировки, мозговые штурмы и так далее. Обычно у каждого человека найдётся от 100 до 200 подобных дел ежедневно.

 Каковы ваши текущие проекты? Имеются в виду результаты, которых вы сами себе пообещали достичь. Причём для их достижения нужно выполнить более одного действия (например, сменить резину на автомобиле, отправить детей в летний лагерь или купить компанию). У большинства людей можно насчитать от 30 до 100 подобных проектов.

 Каковы ваши текущие зоны ответственности? Обычно их бывает у каждого из нас от10 до 15. Это либо основные области работы (управление персоналом, управление активами, обслуживание клиентов, планирование и так далее), либо ключевые категории личной жизни (финансы, здоровье, семья, хозяйство, карьера, отдых и так далее).

 Как ваша работа и личная жизнь изменятся в следующем году? Здесь необходимо перечислить всё, чего вы собираетесь достичь в течение ближайших месяцев (цели, желаемые перемены, большие проекты и так далее ).

 Как с течением времени будут меняться ваша организация, карьера и личная жизнь? Здесь речь идёт о крупной картине — общем стратегическом видении вашего будущего через несколько лет.

 Зачем вы пришли в этот мир? В чём состоит ваше предназначение — цель «работы» в качестве человеческого существа?

Если вы проведёте полную инвентаризацию обязательств, проблем и проектов на всех шести уровнях, то довольно точно определите свои дела. Хотя я знаю очень мало людей, которые в наше время приблизились к такому полному пониманию.

Многие люди смутно ощущают, что хотят в будущем делать нечто другое или стать кем-то иным. Однако, не осознав своего реального положения на всех уровнях жизни сейчас, они будут вынуждены, как «Летучий голландец», вечно носиться по волнам. При этом даже начальное понимание и осмысление того, чем вы занимаетесь и дышите сегодня, откроет двери естественному вдохновению и творчеству, готовя грядущее — без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.

Как разгрузить голову

Продуктивнее всего — думать настолько мало, насколько это возможно, но ровно столько, сколько необходимо. Как можно перестать думать? Несколько раз в день вам, вероятно, нужно переоценивать все действия, необходимые для того, чтобы завершить то, что вы пообещали сделать. Как минимум раз в неделю нужно проводить тщательный анализ всех проектов и очередных шагов по их реализации. Ежемесячно или раз в два месяца вам, возможно, требуется просматривать список всех зон ответственности в работе и личной жизни, чтобы убедиться в наличии необходимых проектов. Неплохая мысль — раз в год взглянуть на предстоящие 12–18 месяцев и сформулировать, что вы хотите получить по их истечении. И конечно, каждые несколько лет вам (и вашим партнёрам) стоит переосмысливать собственные взгляды на жизнь. Понять смысл жизни — это значит выяснить своё предназначение на планете. Если вы на самом деле уже осознали его однажды, этого будет достаточно, хотя, вероятно, придётся регулярно его переосмысливать, чтобы встряхнуть свою память.

Выработав полезную привычку еженедельной перегруппировки дел, вы обретёте уверенность в том, что в своё время подумаете обо всём и ничто не ускользнёт от вашего внимания. Если не делать еженедельного анализа проектов, на вас постоянно будет давить чувство, что вы должны думать обо всём. Это отнимает время и иссушает мозг. Если у вас есть проблемы с достижением состояния «в зоне ожидания» или «разум как вода», спросите себя, на каком уровне вам нужно сфокусироваться и хорошенько поразмыслить. А потом просто сделайте это. Выполните данное упражнение. Дело стоящее — дерзайте!

Как пережить неудачу

Неприятные обстоятельства, которые, как нам кажется, мы не контролируем (падение рынка, людские каверзы и прочее), могут любого из нас всерьёз и надолго выбить из равновесия. Иногда и вовсе возникает ощущение, что вы проснулись на поле для регби и теперь прорываетесь сквозь толпу соперников, которые крупнее, наглее, злее и быстрее вас. Но самое отвратительное заключается в том, что при этом вы абсолютно не понимаете: почему вы здесь? Вы чувствуете, что сбиты с толку, у вас всё болит, вы в крови, и кажется, что дальше будет только хуже!

Что нужно сделать, чтобы вновь обрести контроль над собой? Во-первых, вам придётся принять правила игры и понять цель своего участия в ней. Как только вы увидите мишень и поймёте, как в неё попасть, вам сразу станут безразличны толчея на поле, болезненные пинки и кровавые ссадины. Теперь вам брошен вызов! Но даже зная, куда двигаться, вы можете чувствовать себя парализованным и несвободным до тех пор, пока не определите свой следующий шаг. Налево или направо — пас или ход. В этот момент важнее всего понять, каким будет очередное действие. Итак, чтобы достичь ясности и с радостной самоотдачей заниматься своим делом, вы должны: 1) знать желаемую цель или результат; 2) решить, каким должен быть следующий реальный шаг в нужном направлении, — и сделать его. 

Вы только что потеряли работу. Какой вы хотите видеть вашу будущую карьеру и как приступить к воплощению этого представления на практике? У вас только что резко ухудшилось здоровье. Как вам хочется себя чувствовать и что для этого нужно сделать? Если ваш мир вдруг перевернулся, что на данном этапе для вас означает успех и какие действия теперь помогут вам двигаться к нему? Очень просто попасть в ловушку мысли о неизменности игры, считая, что продолжают действовать старые правила: «Я всегда делал только так. Кто посмел испортить игровую площадку?!» Успех в жизни гораздо сильнее зависит от того, насколько быстро вы можете принять новую игру и вступить в неё, чем от вашего мастерства в любой из прежних игр.

Как разобрать почту

Недавно, консультируя одного успешного руководителя, я столкнулся ещё с одним хитрым, хотя и редким вариантом «ловушки занятости». Вам, должно быть, знаком этот синдром: «Делая только что-то одно, но с полной самоотдачей, я не тревожусь по поводу всех остальных вещей, которыми мне, вероятно, следовало бы заняться». 

В папке «Входящие» у этого руководителя оставалось ещё не менее десятка сообщений, хотя накануне вечером он уже обработал несколько сотен писем. Кроме того, он выделил категорию «сообщений, требующих практических действий» (для ответа на которые нужно было потратить больше двух минут), и хранил такие письма отдельно. Я настаивал, чтобы он прекратил использовать папку «Входящие» для хранения почты и смог почувствовать, каково это — увидеть её совершенно пустой. Мне удалось убедить его переместить последние сообщения туда, где он хранил все остальные. Вы бы видели, как он засиял, увидев результат: «Ух ты! Теперь всё, что мне нужно сделать, у меня перед глазами! Теперь я могу заниматься почтой в начале дня, и это будет легко. А новые сообщения можно будет сразу же оценивать в контексте всего остального. Они перестанут теряться, работа над ними пойдёт своим чередом. Раньше я не мог выпутаться из этого, а теперь нашлось такое прекрасное решение».

Обычно мы обращаемся к информации, хранящейся в нашей голове, опираясь на критерии «свежести» (последнее по времени) и «громкости» (наиболее эмоциональное), а это не самая эффективная классификация файлов. И если ваша система напоминаний о действиях хаотична (наклейки на мониторе, записки на столе, бумажки на кресле), импульс рабочей энергии уведёт вас в сторону самого лёгкого дела из тех, о чём напоминает окружающая обстановка. Назойливая близость напоминания — не лучший критерий отбора того, чем действительно нужно заняться. В очистке нашей психической «карты памяти», в возможности увидеть весь объём работы в одном месте и в выборе того, что нужно делать дальше, есть дополнительное преимущество: если вы сами можете выбирать работу, намного легче вовсе не работать!

Как сделать жизнь лучше

Есть простой способ стать непобедимым: стремитесь делать всё, что вы делаете, наилучшим образом — и начните прямо сейчас. Чтобы обрести неуязвимость, о которой я говорю, вы должны пройти через врата абсолютной уязвимости, поскольку, выдвигая подобное требование к себе, вы подвергаетесь определённому риску. Нужно не «быть лучшим», а «делать наилучшим образом». Попытка стать лучшим означает немедленное возникновение багажа в виде борьбы, эгоизма и самобичевания, приводя к жизни в формате «победа/поражение». А вот стремление делать наилучшим образом — это динамичный, всё меняющий опыт, доступный в любое время каждому из нас. Это активная вовлечённость в свою жизнь и работу, это гибкое поведение и позитивная позиция. Руководствуясь такими принципами, вы победите. Непременно!

Как определить и выбрать лучшее из того, чем вы можете заняться прямо сейчас? Этот вопрос можно задать себе независимо от того, какое действие и на каком уровне вы выполняете. «Лучшее» не значит «идеальное» — это просто лучшее из того, что можно сделать в данный момент, учитывая имеющуюся информацию и ресурсы. Приготовьте лучший соус для спагетти из ингредиентов, имеющихся у вас под рукой, используя все свои навыки, прямо сейчас. Проведите лучшее совещание, которое возможно в данных обстоятельствах и в данный момент. Разговаривая с другом, супругой, мамой или сыном, сделайте так, чтобы ваше общение с ними стало лучшим из возможных.

   

Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер»