Трудности учёта: Кому стоит доверить бухгалтерию?. Изображение № 1.

Павел Орловский

Эксперт сервиса для малого бизнеса «Бухгалтерия.Контур»

Сам себе бухгалтер

Трудности учёта: Кому стоит доверить бухгалтерию?. Изображение № 2.

Пока бизнес только начинает раскручиваться, можно попробовать вести учёт самому. Операций не много, расходы хочется сократить, поэтому очень удобно все бизнес-процессы держать в одних надёжных руках — своих.

Плюсы

— Не надо тратить деньги на бухгалтерское обслуживание.

— Поневоле придётся разобраться в бухучёте и налогообложении — этот бесценный опыт очень поможет при дальнейшем развитии бизнеса.

— На самом старте цена ошибки, как правило, не так высока.

Минусы

— На «бумагомарательство» тратится значительная часть времени, которое можно потратить на развитие бизнеса.

— Ошибки неизбежны, поэтому стоит быть готовым к тому, что есть вероятность налететь на штрафы.

— Часто не у кого спросить совета насчёт своих действий/ бездействий.

Полезные советы

— Выберите специальный режим налогообложения, где расчёт налогов и отчётность проще.

— Не пытайтесь оптимизировать налоги, по крайней мере, пока не будет чёткого понимания, что оптимизация реально выгоднее, чем возможные налоговые последствия. Государство — не дурак.

— Используйте понятные веб-сервисы для предпринимателей, упрощающие, а не усложняющие работу по учёту (например, наш).

— Если не собираетесь стать транснациональной корпорацией в ближайший 
год — открывайте ИП, а не ООО. Это значительно упростит учёт и снизит налоговую нагрузку.

— Следите за изменениями в законодательстве.

Когда стоит сказать STOP?

— Если время, затрачиваемое на ведение бухгалтерии, уж очень дорого стоит. Как показывает наш опыт, в среднем на бухгалтерию у начинающего предпринимателя уходит от 10 до 50% рабочего времени.

— Если цена ваших ошибок куда выше, чем экономия на расходах по бухобслуживанию.

— Если вы поняли, что развитие бизнеса спровоцирует значительные затруднения в учёте. Например, вы начинаете работать с иностранцами.

 

Бухгалтер на аутсорсе

Трудности учёта: Кому стоит доверить бухгалтерию?. Изображение № 3.

Вы можете решить заключить договор с обслуживающей бухгалтерией. Или найти бухгалтера-фрилансера.

Плюсы

— Стоимость обслуживания у аутсорсинговых компаний и «вольных бухгалтеров», как правило, сдельная. А значит, можно поторговаться.

— Нет затрат на обеспечение бухгалтера рабочим местом, покупку специальных программ, канцтоваров.

— Не надо заниматься бухгалтерией самому, освободив время для работы «по назначению».

— Обслуживающая бухгалтерия, как и бухгалтер-фрилансер, работает без отпусков и больничных.

Минусы

— Удалённая работа почти всегда означает проблемы с коммуникациями. Оперативность в принятии решений и исправлении ошибок пострадает.

— Отсутствие индивидуального подхода к клиенту: «Нужно сдать отчётность — о'кей, а в остальном сами разбирайтесь». Аутсорсинговые компании могут гонять вас от одного специалиста к другому.

— Не исключена возможность выкатывания дополнительных строчек в прайсе — стоит досконально изучить договор и цены. Иначе экономия в конечном счёте сойдёт на нет.

— Проблема с конфиденциальностью информации также имеет место быть. Если вдруг уйдёт из-под носа база клиентов, доказать, что «слив» произошёл от обслужки, будет очень сложно.

Полезные советы

— Уделите выбору обслуживающей бухгалтерии или бухгалтера-фрилансера должное внимание. Не отдавайте учёт в руки первого встречного.

— На берегу договоритесь о всех нюансах, связанных с объёмом оказываемых услуг и их оплатой. Все (!) условия пропишите в договоре. Хотя бы первый год не упускайте из виду деятельность обслужки — приготовьтесь к тому, что первое время нужно всё перепроверять.

— Рекомендую в договоре предусмотреть пункт о конфиденциальности информации. Гарантии, конечно, не будет, но всё равно с ним лучше, чем без него.

— Крайне нежелательно передавать аутсорсерам контроль над деньгами (например, доступ к расчётным счетам в банках).

— Ну и последний совет: передавайте информацию своевременно. В последние дни отчётности специально для вас никто сидеть сутками не станет. Или станет, но за нереальный ценник.

Когда стоит сказать STOP?

— У вас не получается контролировать деятельность аутсорсера. Задержка в обмене информацией становится очень значимой для бизнеса. Вы теряете деньги из-за отсутствия оперативности.

— Ещё одна причина — объёмы и, соответственно, цена за услуги достигли уровня, при котором можно нанять штатного бухгалтера.

– Появились нестандартные операции, которые требуют бухгалтера «под себя».

— Если вы осознали, что жизнь бизнеса без собственного бухгалтера уже невозможна, стоит им обзавестись.

 

Нанять бухгалтера

Трудности учёта: Кому стоит доверить бухгалтерию?. Изображение № 4.

Плюсы

— Появится человек, который будет работать только на вас и для вас.

— Возможность найти специалиста «под себя». Можно подумать над оптимизацией налоговых расходов.

— Максимальная оперативность в решении вопросов.

— Есть с кем посоветоваться по любым сложным ситуациям. Решение проблем и ответственность за эти решения теперь на профессионале.

Минусы

— Затраты на содержание бухгалтера в штате. И это не только зарплата, а ещё и налоги, взносы, больничные и т.д. То, что сотрудник будет получать «на руки», смело умножайте на 1,5.

— Затраты на обеспечение бухгалтера расчётным и бухгалтерским ПО, справочно-правовыми системами, канцтоварами и, конечно, рабочим местом.

— Поиск нужного человека — крайне затратный процесс.

Полезные советы

— Отбору кандидатов стоит уделить максимум внимания. От этого выбора зависит почти весь успех этой затеи. Если тут поступить на авось — все плюсы обратятся в минусы.

— Бухгалтер похож на юриста: его знания и умения состоят из общего багажа и постоянного самообучения. Если кандидат вам говорит, что ему не нужна справочно-правовая система — задумайтесь. Законодательство в области бухгалтерского и налогового учёта изменяется, как минимум, поквартально. Научить бухгалтера на годы вперёд нельзя.

— Не рассчитывайте, что за небольшую зарплату у вас получится получить качественную работу. Работа хорошего бухгалтера всегда стоит своих денег. Предусмотрите заранее варианты на случай больничного, декретного отпуска или, в конце концов, увольнения вашего бухгалтера. Всегда должен быть запасной вариант.

— Первое время присматривайтесь к работе нового специалиста. Оставить его работу без контроля значит подвергнуть себя значительным рискам в будущем. Поработайте с ним, попытайтесь хотя бы поверхностно вникнуть в суть его процессов и цифр в отчётах — это не будет лишним.

— Также стоит следить за загрузкой рабочего времени бухгалтера. Если информацию бухгалтер постоянно предоставляет со значительной задержкой, возможно, стоит задуматься о помощнике для него. Работа на износ даёт недолгосрочный профит.

Когда стоит сказать STOP?

— Если даже при наличии бухгалтера вы получаете постоянно штрафы, дело не в подходе, а в конкретном бухгалтере (при условии, конечно, что все условия для его нормальной работы созданы).

— Перед увольнением обязательно позаботьтесь о сборе накопленной им информации.

 

И напоследок

Правильная организация процесса учёта поможет сохранить и приумножить капитал, а из-за неправильного выбора компания может обанкротиться.

 

Фотография via Shutterstock