Огромное число писем, приходящих на электронную почту — беда почти всех офисных работников. В корпоративный почтовый ящик сыплется огромное количество предложений — как правило, не самых интересных, — и написание ответов на них может занять немало времени. Бороться с этим можно по-разному: кто-то читает свою почту выборочно, оставляя в ящике тысячи непрочитанных сообщений, другие, как основатели Google, начинают отвечать на последние сообщения и делают это, пока не надоест. Создатель Zappos Тони Шей содержит штат почтовых ниндзя, в обязанности которых входит разгребание его почты. А основатель Amazon Джефф Безос заранее предупреждает: либо вы получите ответ в течение десять минут, либо никогда (возможно, это и шутка, но доля правды в ней есть).

Редактор The Village Анна Соколова попробовала честно отвечать на все письма, оказавшиеся в её почтовом ящике в течение двух дней, и вот что из этого вышло.

Правила игры

Сразу должна признаться: я не люблю отвечать на письма. И ситуация усугубляется тем, что в редакционный почтовый ящик ежедневно падают сотни пресс-релизов и разнообразных предложений. Как будто сотни незнакомцев стучатся в твою дверь, и открывать им мне обычно не хочется. Поэтому за годы работы я придумала один алгоритм, который кажется мне идеальным. Включив утром компьютер и увидев там 40 непрочитанных писем, я нажимаю кнопку «выделить непрочитанные», бегло читаю темы сообщений, снимаю флажки с тех, что кажутся интересными, и читаю их позже, а остальные удаляю. Все сразу — очень удобно.

На этот раз я решила проверить, что будет, если честно ответить на все сообщения. Тут был не столько вопрос затрат времени, сколько психологический момент: мне надо было заговорить с незнакомцами, которые зачем-то стучатся в мою виртуальную дверь.

Для начала мы с коллегами определились, что я не буду отвечать на письма в папке «Спам», автоматические рассылки, а также письма, адресованные явно не мне, а моим коллегам из других отделов.

День пиарщика

Я начала читать письма в прошлый четверг, 28 июля. Мне повезло: в этот день отмечался День пиарщика, и многие специалисты по связям с общественностью были заняты праздничной суетой, а не написанием пресс-релизов.

С утра я обнаружила в своём почтовом ящике 27 непрочитанных сообщений, большую часть которых составляли неинтересные мне новости и приглашения на мероприятия, которые я никак не смогу посетить.

Поначалу я пребывала в нерешительности. Что написать? Отказывать людям вообще неудобно (игнорировать неинтересные предложения намного проще, чего скрывать). Я начала писать: «Здравствуйте, имярек, спасибо за информацию, мы будем иметь в виду». Но новые сообщения все прибывали, и число непрочитанных писем не сокращалось. Я начала терять терпение, потому скопировала этот нейтральный ответ, который подходил почти для всех писем, и стала вставлять его, немного изменяя при необходимости. Дело пошло быстрее.

Я решила разгребать почту каждые два-три часа, иначе я рисковала потратить весь день исключительно на ответы, так как письма приходят постоянно. Но каждый раз, видя в папке «Входящие» новый ворох непрочитанных сообщений, я переживала приступ прокрастинации. Рука тянулась к кнопке «Удалить не читая». Я подбадривала себя мыслью о том, что все письма, на которые я сейчас отвечаю, были написаны в муках и бесконечных согласованиях с начальством. Наверное, их авторам было бы приятно получить хоть какой-то ответ.

Жду ответа

И я оказалась права: многие радовались моим ответам и писали новые письма с благодарностью. Пресс-служба «Аптекарского огорода» в ответ на моё «Спасибо за информацию» написала: «Ежедневно делимся». Это правда: она присылает по нескольку писем в день с новостями из мира цветов и деревьев. «Значит, придётся придумать для них более необычный ответ, — подумала я. — Они меня запомнили».

Такой же диалог у меня завязался с «Почтой России». Я поздравила их с тем самым Днём пиарщика («Почта» выпустила открытку по этому поводу) — меня поблагодарили за поздравления.

Пожалуй, самый забавный диалог у меня вышел с Канцелярией Фонда СВЯТАЯ РУСЬ — ВИВАТ, РОССИЯ! (Орфография сохранена.) Канцелярия приглашала редакцию стать спонсором фестиваля театра русской песни под руководством Надежды Бабкиной и перечислить за это деньги. Я ответила, что вряд ли такое возможно, но все равно спасибо, что поделились. В ответ канцелярия предложила кому-то из сотрудников The Village стать почётным гостем фестиваля. Я обещала подумать.

Вывод

Всего за два дня я ответила на 212 писем. Среди кучи прочитанных мною сообщений были и полезные. Я нашла полдюжины новых тем и сохранила в папке с контактами несколько полезных адресов. Я поняла, что тема письма далеко не всегда даёт представление о том, что внутри.

После этого эксперимента я начала внимательнее относиться к своей почте, но отвечать на все письма подряд я больше не буду. Все же большое количество сообщений создаёт сильный информационный шум, который мешает сосредоточиться на более важных вещах.


иллюстрации: Дарья Кошкина