Стартап без надрыва: Как привести в порядок личные коммуникации. Изображение № 1.

 

Анастасия ДЁМИНА

Сооснователь и СЕО компании Future Biotech

В борьбе с прокрастинацией есть очень важная тема — как регулировать поток входящей почты, эсэмэсок, месседжей и звонков. Лет пять назад я допустила критическую ошибку в обращении со своими e-mail'ами — настроила переадресацию всех своих рабочих ящиков в один личный. «Какая удобная функция Gmail, — думала тогда я. — Не надо переключаться между вкладками, можно сэкономить на этом время». Наивная простота!

Почтовый ящик быстро стал выглядеть так: сначала шло рабочее письмо с темой «Срочно прозвонить региональных подрядчиков!!!», затем «Маня, не забудь купить помидоров и молока» от мамы, а потом «Огромные скидки до 70% на французское кружевное бельё», и всё это полировалось «Introduction to Quantitative Analysis. Week 3 exam» от Courserа.

Стоит ли говорить, что рабочие письма регулярно терялись в диком потоке и ни один курс онлайн-образования не был пройден. Я решила прекратить это.

 

Порядок в почте

Установление дзена в почте началось с разделения личного ящика и рабочего. На всех визитках должен быть указан рабочий адрес, который также надо сообщать всем деловым контактам плюс пишущим в соцсетях или на личный адрес. Все рабочие вопросы – только в рабочей почте. Это, во-первых, позволило чётко разграничивать рабочие и нерабочие часы. А во-вторых, при наличии сильного спам-фильтра такая мера избавит от ненужных рассылок. На полезные новостные дайджесты я подписываюсь с личного адреса.

Вообще, 90% рассылок — зло в чистом виде, особенно спам от интернет-магазинов и новостных сайтов типа Huffington Post. Большинство вы не прочитаете, а оставшиеся письма с красивыми картинками товаров просто отнимут время. Понимаю, что больно лишать себя информации о распродажах или жизни певицы Нюши, но — но! — отпишитесь от всего, кроме 1–2 еженедельных и 1–2 ежемесячных рассылок, которые помогают карьере или образованию. Например, можно использовать unroll.me. Также очень помогает отключить все нотификации из соцсетей.

отпишитесь от всего, кроме 1–2 еженедельных и ежемесячных рассылок, которые помогают карьере или образованию

Что касается полезных рассылок, то к таким у меня относятся, скажем, еженедельная Brain Pickings, посвящённая обзору интересной литературы и философских эссе, новостной дайджест со списком свежих бесплатных образовательных курсов EdX и рассылка LookAtMe, которая иногда содержит неплохие научно-популярные статьи, полезные для работы. Раньше я была  подписана на рассылки с расписаниями деловых мероприятий в Москве и за рубежом, но пришла к тому, чтобы подписаться на страницы событий в соцсетях.

Уже разделили рабочее и развлекательное? Очистили ящик от ненужных писем? Что ж, время пересмотреть подход к нужным письмам.

В деловом мире существует множество почтовых «религий». Одни считают необходимым очищать «Входящие» каждый день, другие игнорируют письма, не касающиеся важных вопросов, третьи делают миллион ярлыков и сортируют всё.

Мне кажутся разумными следующие подходы:

– Сделать ярлыки для наиболее важных переписок или адресатов. Это может быть обсуждение работ по проекту, письма от крупного (или капризного) клиента или партнёра. Цветная метка помогает быстро увидеть важное в ящике.

– Установить два-три периода в рабочем дне, во время которых вы проверяете почту и отвечаете на письма. Длительность периода можно варьировать, обычно  около 40 минут.

– При работе с почтой сначала удалять из входящих спам, не просматривая его, затем открывать письма, кажущиеся наиболее важными, а затем остальное. Ради важных писем «почтовый» период можно продлить. Ответ на менее важные письма можно перенести на следующий «раунд».

– Сразу отвечать на все письма, где ответ требует 5–10 минут времени. Пример: коллега просит открыть готовый документ и сообщить содержащиеся там данные.

Письма, требующие больше внимания, можно помечать ярлыком «Требуется ответ» и заносить задачу в список дел, предварительно сообщив автору, когда сможете прислать необходимую информацию.

Главное — добиться того, чтобы мусора в ящике не было, наиболее важные письма можно было видеть сразу, а их авторы получали ответы в разумные сроки. Кстати, рекомендую ещё один сервис — Rapportive. При открытии письма он будет предоставлять информацию об отправителе: его фото, страницы в соцсетях, географическое расположение и т.д. Это поможет выбрать более удобный канал коммуникации, напомнит о том, откуда вы знаете адресата, а также позволит отложить ответ на сообщение до более позднего времени, если автор живёт в другом часовом поясе.

 

Телефонная диета

Перейдём к телефону. В отношении этого назойливого устройства применима часть тех же принципов, что и для e-mail. Действительно ли нужны СМС-рассылки магазинов и фитнес-клубов? Не дёргается ещё глаз от уведомлений о новых постах в «Твиттере» или лайках в «Инстаграме»? «Используй силу, Люк», как говорил Оби-Ван Кеноби, и отпишись от всего, а также отключи уведомления.

Исключениями могут быть сообщения от служб такси («Ваша машина ждёт у подъезда») и мессенджеры — но только если вы используете их как СМС, то есть переписываетесь по делу или с родственниками.

Хочется написать «лучше вообще не снимать трубку никогда», но это тоже неправильно

В борьбе за чистоту «Входящих» помогут «Чёрные списки», спецсервисы операторов, увещевательные беседы с отделами маркетинга магазинов или письменные жалобы на особо назойливых через сервис Smsnenado.

Когда я разобралась с сообщениями и уведомлениями, остались звонки. От них избавляться оказалось сложнее — разговоров на личные и деловые темы не избежать. Но вот правила, которые мне помогли:

– Во время совещаний и встреч не снимать трубку. Приучите коллег писать вам в почту либо отправлять СМС. Для активного слушания необходима такая же концентрация, как для решения важных задач. Любые сигналы телефона, в том числе вибрация, выводят из сфокусированного состояния. На мой взгляд, лучше сократить продолжительность деловой встречи до 30 минут вместо часа — при условии, что участники будут сконцентрированы и вовлечены в беседу, — чем провести с партнерами полтора часа с просмотром эсэмэсок и паузами на «Надо ответить, подождите минуточку».

 Не снимать трубку в начале рабочего дня. 2–3 часа вы решаете важные стратегические или творческие задачи. О приоритизации задач я напишу отдельно, но в любом случае — решению сложных проблем, требующих фокусировки и вдохновения, всегда мешают сторонние разговоры.

Хочется дальше написать «лучше вообще не снимать трубку никогда», но это тоже неправильно. Поэтому я считаю верным подходом следующее:

 Всегда снимать трубку, если звонят близкие родственники.  

 Всегда перезванивать в удобное время, если на телефоне есть пропущенные звонки, и отвечать на СМС. Это вежливо. Да и звонок мог быть важным, хоть бы и с незнакомого номера. Так вы приучите людей, которые с вами общаются, что  обязательно с ними свяжетесь, и они перестанут отвлекать 25 звонками и СМС.

Когда я применила к себе эту «диету», условия для эффективной работы значительно улучшились. Это был необходимый, но недостаточный шаг. В следующей колонке я напишу, как с помощью правил проджект-менеджмента (а также плачем и скрежетом зубовным) я училась расставлять приоритеты задачам.