Не пиши мне: Что заставит человека прочитать ваше письмо. Изображение № 1.

 

Лора ВАНДЕРКАМ

Колумнист, специалист по тайм-менеджменту

Не отправляйте ненужные письма

Прежде чем написать письмо, подумайте: а нужно ли его писать? Скорее всего, вы никому не нужны. Вспомните весь тот ворох сообщений, который падает в ваш рабочий ящик каждый день и даже к вечеру остаётся непрочитанным. Действительно ли интересующий вас вопрос настолько важен? Если нет, не пишите — обратитесь лично, позвоните, воспользуйтесь одним из десятков мессенджеров.

Не будьте спамером и не захламляйте чужую почту по пустякам. Если вам не ответили, вряд ли стоит писать ещё несколько писем вдогонку: ваше сообщение вряд ли потерялось из-за технической ошибки. Скорее всего, вас просто проигнорировали, потому что вы не смогли вызвать интерес у адресата.

Чётко сформулируйте тему

Если вы всё-таки решились писать письмо, уделите особое внимание теме. Подобно хорошему заголовку новости или репортажа, она должна продавать ваше послание читателю: помните, что у вас есть много конкурентов в почтовом ящике. Впрочем, вряд ли стоит уподобляться Upworthy: «Иногда Ты Не Знаешь, Как Жить Дальше. Завтра Он Поможет Тебе с Этим» — плохой и невнятный заголовок для анонса рабочего собрания. Куда лучше написать: «Планёрка завтра в 12 часов» — даже если внутри письма о точном времени сообщается и так.

Тема письма должна быть понятной, короткой и исчерпывающей: скорее всего, ваш адресат разбирается с почтой в Mailbox, как с лентой новостей, и читает лишь заголовки. Поэтому если ваше сообщение длиной всего в одно предложение, сэкономьте читателю время и поместите его в тему. Он получит важную информацию, не открывая письма.

Выделите главное

Если тема письма подобна новостному заголовку, то хорошо написанное рабочее послание по своей структуре напоминает новость. Вы о чём-то просите? Узнаёте чужое мнение? Или сами отвечаете на поставленный вопрос? Ваша мысль должна быть чётко и кратко выражена в самом начале письма, в идеале — в первом же предложении. Все пояснения стоит добавить ниже в порядке уменьшения их важности. Никогда не начинайте письма с формулировки «Это надо сделать к 15 часам», но и не задвигайте её подальше: читатели меньше всего ждут неожиданного финала.

Хинт: на практике лучше всего составлены рассылаемые роботами технические письма, информирующие вас о смене пароля или совершении покупки в интернет-магазине. А «Необычные действия при входе в вашу учётную запись» — едва ли не идеально написанный заголовок для письма.

Пишите нейтрально

Целью письма является как можно более точная передача информации, а не сложная литературная игра. Оставьте аллюзии и стилистические эксперименты писателям, а сами составляйте послание как можно проще. И никогда не бойтесь утратить свою манеру письма.

Во-первых, текст должен быть стилистически нейтральным. Будьте вежливы. Избавьтесь от сленга, смешения нескольких языков и аббревиатур. Избегайте двусмысленных слов и выражений — ваше письмо должен понимать не только коллега, но и сторонний человек. Даже если это аналитик АНБ, устало читающий вашу переписку на другом конце света.

Во-вторых, текст должен быть лёгким для восприятия. Аккуратность никогда не бывает лишней. Два коротких абзаца всегда лучше одного длинного. Несколько простых предложений зачастую понятнее одного сложного. Выделить важную деталь в отдельный пункт — благо, а не порок. Текст, набранный прописными буквами, — зло.

Перечитайте текст

После того, как вы завершили письмо, обязательно перечитайте его — и смело сокращайте и редактируйте. Написали послание на 3 000 знаков? Вы сможете порезать его до 2 000. Набрали дюжину пунктов в защиту своей позиции? Выкиньте половину наименее важных. Ваша цель — не дать исчерпывающее мнение по теме, а выделить самое главное. В случае необходимости адресат спросит подробности. К тому же занятой читатель лишь порадуется краткости.

Во время редактирования письма также уделите внимание вопросу приватности. Даже если ваше сообщение адресовано одному человеку, не стоит отправлять ему то, что вы не готовы видеть опубликованным в открытом доступе под своим именем. Проверьте, не является ли тон письма резким и оскорбительным. В конце концов, для тайных признаний существует Snapchat и другие эфемерные сервисы.

Хинт: после всех правок перечитайте письмо ещё раз вслух. Скорее всего, вы неожиданно обнаружите несколько шероховатостей, пропущенных при беглом чтении.

Дополнительная информация

Если вам нужно поделиться с другим человеком файлом или длинным текстом, лучше загрузите его в облачный сервис и перешлите ссылку для скачивания через мессенджер. В противном случае старайтесь избегать приложений. Если ваше письмо хорошо написано, адресат разберётся в сути вопроса и без дополнительных пояснений. Заставляя читателя открывать файл, вы крадёте его время.

Не забудьте добавить в конце письма блок с подписью и контактной информацией — это, наоборот, сэкономит время и поможет наладить будущую коммуникацию. Впрочем, стоит вернуться к сказанному в начале: если вы не получаете ответа, скорее всего, вам просто не хотят отвечать. Никакие уловки не изменят того, что ваша тема просто неинтересна адресату.

Фотография на обложке: Barwick