Корпоративная платежная карта — это банковская карта, которая привязана к счету юрлица. Ей оплачивают расходы компании — представительские, транспортные и командировочные, снимают наличные. Такие карты становятся все популярней: по данным Центробанка России, за девять месяцев прошлого года в России выдали почти 2,75 миллиона платежных карт для юрлиц. Год назад в стране насчитывалось 2,18 млн корпоративных карт, а сумма операций по ним была практически вдвое меньше.

При этом у предпринимателей нередко возникают вопросы: какие покупки можно проводить по корпоративной карте, а какие нет? Как это влияет на размер налогов? Какие отчетные документы нужны, чтобы обосновать затраты? Совместно с ДелоБанком мы составили памятку о том, как правильно пользоваться корпоративной картой, чтобы не вызвать подозрений со стороны налоговой.

Елена Балашова
бухгалтер-консультант сервиса «Кнопка»

1
2
3
4
5
6
7
Какие документы нужны для отчетности
1/7
К корпоративной карте предъявляют такие же требования, как и к расчетному счету: по каждому списанию должны быть подтверждающие документы. Это могут быть товарные накладные, акты выполненных работ, товарные и кассовые чеки. Многое зависит от того, кто пользуется картой — организация или индивидуальный предприниматель. Карты бывают именные и неименные. Неименную может использовать любой работник, от директора до уборщицы, главное — предоставить подтверждающие документы на сумму списания.
Что указывать в назначении платежа
2/7
Корпоративная платежная карта привязывается к основному расчетному счету организации в банке. Чаще всего списания происходят с него напрямую. Когда происходит оплата, то видно, кто получает средства, и, возможно, за что именно. Для налоговой более чем достаточно информации о назначении платежа. Если никакой расшифровки не будет, то сотрудники налоговой могут отследить данные организации и специфику ее деятельности по ИНН.
Какие траты можно считать расходами
3/7
Не все траты компании можно записать в расходы — они должны быть обоснованными. Если компания оказывает транспортные услуги, у нее есть один автомобиль на балансе и один сотрудник в штате, он не может купить по корпоративной карте 10 пар валенок и поставить их на учет — покупка не будет обоснованной, учитывая род деятельности организации. То же самое, например, с кофемашинами, которые любят покупать предприниматели. Штрафа за такие расходы не будет, но они не уменьшают налог. Список вещей, которые можно приобрести без начисления дополнительной налоговой нагрузки, индивидуален для каждой организации и зависит от ее деятельности. Например, компании с офисными работниками можно купить мебель, учесть ее как расходы, поставить на баланс, амортизировать и списывать.
Какие траты считаются доходом и облагаются налогом
4/7
Доход бывает денежным или натуральным — в виде товаров и материалов. В налоговой могут предположить, что некоторые товары вы приобретаете для личного пользования, а не для компании. Однако, например, при покупке продуктов питания почти невозможно установить точную величину натурального дохода и подсчитать НДФЛ на каждого сотрудника, поэтому они не попадают под налогообложение. Когда же речь идет, например, о подарочных сертификатах для конкретного сотрудника, величину натурального дохода установить легко, поэтому покупка будет облагаться налогом на доходы физических лиц.
Как правильно оформить представительские расходы
5/7
Для подтверждения представительских расходов необходимо предоставить пакет документов — тот же чек из продуктового магазина. В случае проверки налоговой они должны быть экономически обоснованы и подтверждены именно как представительские расходы. К примеру, компания может купить ящик алкоголя, поставить его на учет и при общей системе налогообложения даже принять в расходы. Но кроме чеков, должен быть план мероприятия, смета, запрос на выделение денежных средств для покупки алкоголя, еды и так далее. Нельзя просто списать деньги с расчетного счета и определить их в приказе как представительские расходы.
Как правильно тратить с ИП
6/7
Индивидуальные предприниматели могут использовать деньги на расчетном счете в личных целях. В зависимости от системы налогообложения расходы предпринимателя могут учитываться либо не учитываться. Если предприниматель предоставит подтверждающие документы, то расходы будут приняты к учету. Но если подтверждения не будет, налоговая за это не накажет: у предпринимателя есть право тратить деньги ИП в личных целях, у учредителя ООО — нет. Все деньги на счете общества принадлежат обществу.
Как правильно снимать наличные
7/7
Наличные снимают для выплаты займов, зарплат, на подотчетные расходы и так далее — нет никакого регламента. Однако ограничения могут быть установлены договором банковского обслуживания. Например, если банк разрешает снимать наличные только как подотчетные средства, то за снятие на выплату зарплаты или погашение займов он может наложить санкции. Для ООО действуют такие же правила снятия наличных, как для индивидуальных предпринимателей. Когда предприниматель снимает деньги через банкомат, они списываются с расчетного счета без дополнительных разъяснений. Значит, налоговая в случае проверки будет спрашивать цель снятия наличных. Незакрытые суммы могут приравнять к доходу физлица, и обложить эти суммы НДФЛ и страховыми взносами.

 ДелоБанк выдает корпоративную карту при открытии расчетного счета, ее выпуск и обслуживание бесплатны. С карты можно снимать и вносить наличные через банкоматы и кассы СКБ-банка, а также банкоматы партнеров — комиссия за внесение наличных составляет — 0,3 %. Количество таких карт в одной компании не ограничено.

 Платежная карта ДелоБанка привязывается ко второму расчетному счету компании — чтобы разграничить потоки и обезопасить предпринимателя от мошенников. На него необходимо переводить деньги с основного расчетного счета. Комиссия за снятие составляет 2 % от суммы, общий лимит — 300 тысяч рублей. Для каждой из карт его можно скорректировать.

ДелоБанк — филиал «Дело» ПАО «СКБ-банк». Условия действительны на момент выхода рекламы. Публичной офертой не является. Обслуживание, совершение расчетно-кассовых операций и подключение дополнительных услуг — в соответствии с тарифным справочником филиала «Дело» ПАО «СКБ-банк». Подробности — по телефону 8 800 5000 700 или на сайте delo.ru.

материал подготовлен при поддержке