Как работать удалённо и не расслабляться The Village поговорил с сотрудниками издательства «Манн, Иванов и Фербер» и узнал, как устроена жизнь в компании, где все работают удалённо

Когда мы нанимаем сотрудников, мы сразу объясняем нашу позицию: «Нас не интересует, как вы будете это делать, нам нужен результат, и он измеряется вот так». Через неделю он либо возвращается с выполненным заданием, либо приходит ни с чем — всё прозрачно. У нас действительно очень большая нагрузка, и самая распространённая причина для увольнения — то, что человек просто не справляется. Многие наши сотрудники не из Москвы, живут в других городах и странах. По моим наблюдениям, они больше замотивированы на работу, более ответственно и серьёзно подходят к делу. Москвичи избалованы количеством предложений и часто требуют очень высоких зарплат при низком уровне компетенции.

Для организации работы я использую стандартные инструменты: почту, календарь, список задач в Excel-файле и Evernote. С почтой я работаю так: у меня отключены автоматические уведомления, так что я читаю письма только тогда, когда сам этого хочу. Это сильно бьёт по производительности, если люди начинают постоянно отвлекаться на письма. У меня есть правило: я обязательно отвечаю на каждое письмо в течение 24 часов. Есть письма, на которые я отвечаю сразу, а остальные помечаю флажками. В них я выделяю задачи — что нужно сделать, кому позвонить — и записываю их в список задач. Самое главное правило работы со списком задач — то, что он должен быть один. Часто люди заводят себе несколько списков: один — на телефоне, другой — на бумаге и ещё где-то. Когда так происходит, человека не покидает ощущение, что он что-то забыл или пропустил. Когда я смотрю на свой список, я понимаю, что, если в нём нет какой-то задачи, значит, её не существует вовсе. Общие идеи я записываю в Evernote, который мне нравится благодаря удобному поиску по тексту заметок. 

В Москву я приехала, когда нужно было подписать рабочий договор, осталась там на неделю, чтобы познакомиться с будущими коллегами, и уехала обратно. Отделённой от них я себя не чувствую,  потому что мы каждый день разговариваем и переписываемся.

Обычно я встаю очень рано, потому что у меня маленький ребёнок. Я работаю за рабочим столом, на котором у меня стоит два монитора: один — для таблиц и схем, а второй — для непосредственной работы с текстом. Для самоконтроля я использую Outlook: когда приходит письмо с задачей, я помечаю его флажком и ставлю срок выполнения — сегодня, завтра, через неделю. Когда приходит время, оно появляется, так что я не боюсь ничего упустить. По мне, так удалённая работа — самый лучший вариант из возможных. Никто тебя не подгоняет, ты можешь работать в комфортном для тебя ритме, сам определять приоритеты, составлять списки задач. Никто за тобой не следит, и ты делаешь то, что нужно, в удобное для тебя время. Никакой специальной мотивации, чтобы заставлять себя работать, мне не нужно, удалённая работа сама по себе удовольствие. Она позволяет работать в лучших компаниях, общаться с интересными тебе людьми, находясь от них в тысяче километров. Думаю, любую работу, связанную с интеллектуальным трудом, лучше выполнять на удалённой основе. Компании не переходят на такой режим лишь из-за стереотипов и страха менеджеров потерять контроль над подчинёнными. 

Удалённая работа подходит только самостоятельным людям. Когда ты работаешь один и у тебя возникает вопрос, тебе приходится изобретать решение самому. Нельзя ждать, что тебе кто-то что-то прикажет сделать. Многим кажется, что такая работа подходит интровертам, но на самом деле она требует больших коммуникационных способностей, потому что, находясь дома, тебе нужно «трясти» весь мир. Конечно, в офисе коммуникации происходят быстрее и многое просто витает в воздухе. Здесь с этим иначе. Бывает сложно остановиться, особенно когда все исполнители живут в разных часовых поясах. Порой приходится начинать в семь утра, а заканчивать в час ночи.

У нас есть общий для всех регламент, согласно которому мы выстраиваем процесс работы. Он лежит в корпоративном доступе и регулярно обновляется после общих встреч, если к нему были приняты поправки. Для контроля реперных точек мы используем графики прохождения рукописей. Это общая таблица, в которую мы все заносим плановые сроки и смещения. Благодаря этому все всегда в курсе, если что-то изменилось. А для руководителя это удобный способ мониторинга. Мелкие задачи (кому позвонить, написать, что сделать) я записываю в еженедельник. У меня есть традиция — работать в различных местах в зависимости от типа задания. Например, если мне нужно редактировать чужой текст, я буду работать дома за столом и, вероятно, оденусь построже. Если же нужно написать аннотацию к книге, а для этого отпустить мысли на волю и расслабиться — иду работать в кафе. Отвлечься от рабочих дел мне помогает спорт.

Мне потребовалось некоторое время, чтобы организовать свой день и рабочее пространство. Сначала было очень сложно вовремя вставать. Раньше, когда нужно было приезжать в офис к определённому времени, мне было легче. А здесь постоянно казалось, что можно позволить себе ещё немного поспать. Если, работая дома, идти на поводу у своих желаний, можно слишком сильно расслабиться, так что нужно держать себя в тонусе. Я придумала относить будильник в соседнюю комнату, так что, чтобы его выключить, мне нужно было далеко идти и по дороге я просыпалась. Также были проблемы с организацией рабочего места. Я пробовала работать на кухне, в постели, на диване с ноутом на коленях, но всё это было не то. В итоге IKEA спасла меня — я купила крошечный столик и поставила его в единственно свободный уголок в квартире. Без отдельного полноценного рабочего места работать в квартире не получается.

Я очень общительный человек и боялась, что мне будет не хватать личного общения. Оказалось, его более чем достаточно. Мы общаемся ежедневно, на еженедельных встречах, и раз в месяц я приезжаю в Москву, чтобы увидеться со всеми. Для самоорганизации я с недавнего времени использую программку Trello, но пока не поняла, действительно ли она мне нужна. Её используют для постановки задач, чтобы можно было видеть, какие сделаны, какие находятся в процессе выполнения или только запланированы. Также у меня есть правило — все самые важные дела успевать делать до обеда, пока голова свежая, а на вторую половину дня оставлять рутинные задания. Удалёнка точно не подойдёт тем, кто не умеет придерживаться сроков и любит, чтобы его контролировали. Есть такой тип людей, за которыми нужно постоянно присматривать, и их домашний офис только ещё больше расслабляет.

Фотография: Shutterstock