Павел Орловский

Эксперт сервиса для малого бизнеса «Бухгалтерия.Контур»

Сам себе бухгалтер

Пока бизнес только начинает раскручиваться, можно попробовать вести учёт самому. Операций не много, расходы хочется сократить, поэтому очень удобно все бизнес-процессы держать в одних надёжных руках — своих.

Плюсы

— Не надо тратить деньги на бухгалтерское обслуживание.

— Поневоле придётся разобраться в бухучёте и налогообложении — этот бесценный опыт очень поможет при дальнейшем развитии бизнеса.

— На самом старте цена ошибки, как правило, не так высока.

Минусы

— На «бумагомарательство» тратится значительная часть времени, которое можно потратить на развитие бизнеса.

— Ошибки неизбежны, поэтому стоит быть готовым к тому, что есть вероятность налететь на штрафы.

— Часто не у кого спросить совета насчёт своих действий/ бездействий.

Полезные советы

— Выберите специальный режим налогообложения, где расчёт налогов и отчётность проще.

— Не пытайтесь оптимизировать налоги, по крайней мере, пока не будет чёткого понимания, что оптимизация реально выгоднее, чем возможные налоговые последствия. Государство — не дурак.

— Используйте понятные веб-сервисы для предпринимателей, упрощающие, а не усложняющие работу по учёту (например, наш).

— Если не собираетесь стать транснациональной корпорацией в ближайший 
год — открывайте ИП, а не ООО. Это значительно упростит учёт и снизит налоговую нагрузку.

— Следите за изменениями в законодательстве.

Когда стоит сказать STOP?

— Если время, затрачиваемое на ведение бухгалтерии, уж очень дорого стоит. Как показывает наш опыт, в среднем на бухгалтерию у начинающего предпринимателя уходит от 10 до 50% рабочего времени.

— Если цена ваших ошибок куда выше, чем экономия на расходах по бухобслуживанию.

— Если вы поняли, что развитие бизнеса спровоцирует значительные затруднения в учёте. Например, вы начинаете работать с иностранцами.

 

Бухгалтер на аутсорсе

Вы можете решить заключить договор с обслуживающей бухгалтерией. Или найти бухгалтера-фрилансера.

Плюсы

— Стоимость обслуживания у аутсорсинговых компаний и «вольных бухгалтеров», как правило, сдельная. А значит, можно поторговаться.

— Нет затрат на обеспечение бухгалтера рабочим местом, покупку специальных программ, канцтоваров.

— Не надо заниматься бухгалтерией самому, освободив время для работы «по назначению».

— Обслуживающая бухгалтерия, как и бухгалтер-фрилансер, работает без отпусков и больничных.

Минусы

— Удалённая работа почти всегда означает проблемы с коммуникациями. Оперативность в принятии решений и исправлении ошибок пострадает.

— Отсутствие индивидуального подхода к клиенту: «Нужно сдать отчётность — о'кей, а в остальном сами разбирайтесь». Аутсорсинговые компании могут гонять вас от одного специалиста к другому.

— Не исключена возможность выкатывания дополнительных строчек в прайсе — стоит досконально изучить договор и цены. Иначе экономия в конечном счёте сойдёт на нет.

— Проблема с конфиденциальностью информации также имеет место быть. Если вдруг уйдёт из-под носа база клиентов, доказать, что «слив» произошёл от обслужки, будет очень сложно.

Полезные советы

— Уделите выбору обслуживающей бухгалтерии или бухгалтера-фрилансера должное внимание. Не отдавайте учёт в руки первого встречного.

— На берегу договоритесь о всех нюансах, связанных с объёмом оказываемых услуг и их оплатой. Все (!) условия пропишите в договоре. Хотя бы первый год не упускайте из виду деятельность обслужки — приготовьтесь к тому, что первое время нужно всё перепроверять.

— Рекомендую в договоре предусмотреть пункт о конфиденциальности информации. Гарантии, конечно, не будет, но всё равно с ним лучше, чем без него.

— Крайне нежелательно передавать аутсорсерам контроль над деньгами (например, доступ к расчётным счетам в банках).

— Ну и последний совет: передавайте информацию своевременно. В последние дни отчётности специально для вас никто сидеть сутками не станет. Или станет, но за нереальный ценник.

Когда стоит сказать STOP?

— У вас не получается контролировать деятельность аутсорсера. Задержка в обмене информацией становится очень значимой для бизнеса. Вы теряете деньги из-за отсутствия оперативности.

— Ещё одна причина — объёмы и, соответственно, цена за услуги достигли уровня, при котором можно нанять штатного бухгалтера.

– Появились нестандартные операции, которые требуют бухгалтера «под себя».

— Если вы осознали, что жизнь бизнеса без собственного бухгалтера уже невозможна, стоит им обзавестись.

 

Нанять бухгалтера

Плюсы

— Появится человек, который будет работать только на вас и для вас.

— Возможность найти специалиста «под себя». Можно подумать над оптимизацией налоговых расходов.

— Максимальная оперативность в решении вопросов.

— Есть с кем посоветоваться по любым сложным ситуациям. Решение проблем и ответственность за эти решения теперь на профессионале.

Минусы

— Затраты на содержание бухгалтера в штате. И это не только зарплата, а ещё и налоги, взносы, больничные и т.д. То, что сотрудник будет получать «на руки», смело умножайте на 1,5.

— Затраты на обеспечение бухгалтера расчётным и бухгалтерским ПО, справочно-правовыми системами, канцтоварами и, конечно, рабочим местом.

— Поиск нужного человека — крайне затратный процесс.

Полезные советы

— Отбору кандидатов стоит уделить максимум внимания. От этого выбора зависит почти весь успех этой затеи. Если тут поступить на авось — все плюсы обратятся в минусы.

— Бухгалтер похож на юриста: его знания и умения состоят из общего багажа и постоянного самообучения. Если кандидат вам говорит, что ему не нужна справочно-правовая система — задумайтесь. Законодательство в области бухгалтерского и налогового учёта изменяется, как минимум, поквартально. Научить бухгалтера на годы вперёд нельзя.

— Не рассчитывайте, что за небольшую зарплату у вас получится получить качественную работу. Работа хорошего бухгалтера всегда стоит своих денег. Предусмотрите заранее варианты на случай больничного, декретного отпуска или, в конце концов, увольнения вашего бухгалтера. Всегда должен быть запасной вариант.

— Первое время присматривайтесь к работе нового специалиста. Оставить его работу без контроля значит подвергнуть себя значительным рискам в будущем. Поработайте с ним, попытайтесь хотя бы поверхностно вникнуть в суть его процессов и цифр в отчётах — это не будет лишним.

— Также стоит следить за загрузкой рабочего времени бухгалтера. Если информацию бухгалтер постоянно предоставляет со значительной задержкой, возможно, стоит задуматься о помощнике для него. Работа на износ даёт недолгосрочный профит.

Когда стоит сказать STOP?

— Если даже при наличии бухгалтера вы получаете постоянно штрафы, дело не в подходе, а в конкретном бухгалтере (при условии, конечно, что все условия для его нормальной работы созданы).

— Перед увольнением обязательно позаботьтесь о сборе накопленной им информации.

 

И напоследок

Правильная организация процесса учёта поможет сохранить и приумножить капитал, а из-за неправильного выбора компания может обанкротиться.

 

Фотография via Shutterstock