Личный ассистент — о том, как всё успевать The Village поговорил с девушкой, которая помогает справляться с делами гендиректору крупной компании, и узнал, как она планирует работу

Как вовремя просыпаться и не опаздывать на работу

Для меня залог хорошего рабочего дня — это здоровый сон не менее восьми часов, поэтому на неделе я стараюсь ложиться не позже десяти вечера. Также важно, чем вы заняты перед сном. Никакого телевизора или очень интересной книги, которую можно читать всю ночь! Хорошо принять ванну с лавандой — она расслабляет и успокаивает, пообщаться с родственниками.

Раньше я жила в 15 минутах езды на машине от работы и всегда опаздывала даже к десяти, а сейчас живу за МКАДом и всегда приезжаю к восьми. Это, конечно, советом не назовешь, но мне помогло. 

Как сделать максимум работы, но не чувствовать себя разбитым

Как и у любого персонального ассистента, в течение дня у меня очень много разнообразных дел и заданий, и, чтобы всё успеть и не быть в конце дня разбитой, я стараюсь чередовать интересные, творческие дела с рутинной бумажной работой. Первая отвлекает и даже может поднять настроение, а второе я воспринимаю как отдых для головы и часто включаю приятную музыку, пока делаю что-то нудное руками.

Как расставить приоритеты и выбрать важные дела 

Этот вопрос задаёт себе каждый начинающий персональный ассистент. Для меня ответ — опыт, только с опытом ты можешь сама понять, что важно и требует твоей вовлечённости прямо сейчас, а что можно сделать через час, день, неделю. Но пока опыта нет, мой совет — не бойтесь спросить у своих коллег, которые вам что-то поручили, какое дело срочное, а какое можно отложить. Главное, всё записывайте, чтобы то, что вы отложили, не забыть.

В офисном ноутбуке у нас ограниченный набор программ, и тут мой главный помощник — Outlook вообще и календарь в частности. Я забиваю в календарь максимум того, что нужно сделать в определённое время. Поэтому в глазах своего руководителя я никогда ничего не забываю, хотя, конечно, это не так. Ну, и ещё синхронизация с телефоном помогает быть в курсе всего 24 часа в сутки. 

Как соблюдать дедлайн

Я всегда ставлю свои дедлайны, которые раньше официальных хотя бы на день, чтобы в случае форс-мажора было время что-то сделать и исправить. Банально, но когда это становится привычкой и ты, соответственно, планируешь свои дела в течение дня, недели, месяца, то работает безотказно.  

Как бороться с ленью и прокрастинацией

Единственное, что мне приходит в голову, — это мотивация. Причём скорее даже самомотивация, потому что руководитель не будет всё время мотивировать вас, какому бы хорошему руководителю вы ни подчинялись. Мотивация, как мы знаем, бывает самая разная, и нужно найти именно свою.

Для меня, например, сильной мотивацией является чувство удовлетворения, когда я делаю свою работу на 200 %. Ну и, конечно, признание со стороны начальника и коллег. Правда, работа персонального ассистента видна только тогда, когда она делается плохо, так что умение себя подать и показать свой профессионализм для нас необходимо.