Личный ассистент — о том, как всё успевать The Village поговорил с девушкой, которая помогает справляться с делами гендиректору крупной компании, и узнал, как она планирует работу

The Village запускает серию материалов, в которых специалисты в разных областях будут давать полезные советы о том, в чём они очень хорошо разбираются. В первом выпуске — персональный ассистент руководителя. Представители этой профессии помогают организовать работу очень занятым людям, составляют графики и следят за тем, чтобы всё шло по плану. Именно поэтому мы попросили персонального ассистента дать несколько советов о том, как расставлять приоритеты и соблюдать дедлайны обычным людям, у которых нет таких помощников.


Наталия Михайлова

персональный ассистент финдиректора компании «Мон’дэлис Русь»

Как вовремя просыпаться и не опаздывать на работу

Для меня залог хорошего рабочего дня — это здоровый сон не менее восьми часов, поэтому на неделе я стараюсь ложиться не позже десяти вечера. Также важно, чем вы заняты перед сном. Никакого телевизора или очень интересной книги, которую можно читать всю ночь! Хорошо принять ванну с лавандой — она расслабляет и успокаивает, пообщаться с родственниками.

Раньше я жила в 15 минутах езды на машине от работы и всегда опаздывала даже к десяти, а сейчас живу за МКАДом и всегда приезжаю к восьми. Это, конечно, советом не назовешь, но мне помогло. 

Как сделать максимум работы, но не чувствовать себя разбитым

Как и у любого персонального ассистента, в течение дня у меня очень много разнообразных дел и заданий, и, чтобы всё успеть и не быть в конце дня разбитой, я стараюсь чередовать интересные, творческие дела с рутинной бумажной работой. Первая отвлекает и даже может поднять настроение, а второе я воспринимаю как отдых для головы и часто включаю приятную музыку, пока делаю что-то нудное руками.

Как расставить приоритеты и выбрать важные дела 

Этот вопрос задаёт себе каждый начинающий персональный ассистент. Для меня ответ — опыт, только с опытом ты можешь сама понять, что важно и требует твоей вовлечённости прямо сейчас, а что можно сделать через час, день, неделю. Но пока опыта нет, мой совет — не бойтесь спросить у своих коллег, которые вам что-то поручили, какое дело срочное, а какое можно отложить. Главное, всё записывайте, чтобы то, что вы отложили, не забыть.

В офисном ноутбуке у нас ограниченный набор программ, и тут мой главный помощник — Outlook вообще и календарь в частности. Я забиваю в календарь максимум того, что нужно сделать в определённое время. Поэтому в глазах своего руководителя я никогда ничего не забываю, хотя, конечно, это не так. Ну, и ещё синхронизация с телефоном помогает быть в курсе всего 24 часа в сутки. 

Как соблюдать дедлайн

Я всегда ставлю свои дедлайны, которые раньше официальных хотя бы на день, чтобы в случае форс-мажора было время что-то сделать и исправить. Банально, но когда это становится привычкой и ты, соответственно, планируешь свои дела в течение дня, недели, месяца, то работает безотказно.  

Как бороться с ленью и прокрастинацией

Единственное, что мне приходит в голову, — это мотивация. Причём скорее даже самомотивация, потому что руководитель не будет всё время мотивировать вас, какому бы хорошему руководителю вы ни подчинялись. Мотивация, как мы знаем, бывает самая разная, и нужно найти именно свою.

Для меня, например, сильной мотивацией является чувство удовлетворения, когда я делаю свою работу на 200 %. Ну и, конечно, признание со стороны начальника и коллег. Правда, работа персонального ассистента видна только тогда, когда она делается плохо, так что умение себя подать и показать свой профессионализм для нас необходимо.   


Share
6
скопировать ссылку

Читайте также:

Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак
Как перестать тратить деньги впустуюThe Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы
Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак

Как перестать тратить деньги впустую The Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы

Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак
Как копить деньги, почти не думая об этомThe Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30
Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак

Как копить деньги, почти не думая об этом The Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30

Как начать действовать
Лайфхак
Как начать действоватьThe Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям
Как начать действовать
Лайфхак

Как начать действовать The Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям

Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак
Как разобрать дела и выделить главноеThe Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»
Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак

Как разобрать дела и выделить главное The Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»

Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак
Как перестать тратить деньги впустуюThe Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы
Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак

Как перестать тратить деньги впустую The Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы

Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак
Как копить деньги, почти не думая об этомThe Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30
Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак

Как копить деньги, почти не думая об этом The Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30

Как начать действовать
Лайфхак
Как начать действоватьThe Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям
Как начать действовать
Лайфхак

Как начать действовать The Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям

Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак
Как разобрать дела и выделить главноеThe Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»
Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак

Как разобрать дела и выделить главное The Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»

Комментарии

6 комментариев
Показать все

а по-моему, совет с собственным дедлайном очень неплох. :) мне помогает. еще не все синхронизируют свои календари, а это очень полезно. :)

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных

«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ

Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком

Тренировать баланс

Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяев

Первая полоса

Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных
Гид The Village
Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных
Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных
Гид The Village

Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных

«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ
В закладки
«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ
«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ
В закладки

«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ

Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком
Гид The Village
Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком
Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком
Гид The Village

Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком

Тренировать баланс
Хорошая привычка
Тренировать балансЧтобы быть ловким и здоровым
Тренировать баланс
Хорошая привычка

Тренировать баланс Чтобы быть ловким и здоровым

Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяев
Видео
Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяевВ гостях у Оли Меркушевой
Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяев
Видео

Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяев В гостях у Оли Меркушевой

Яблочный сок «Ясная Поляна»
Продукты
Яблочный сок «Ясная Поляна»Сделанный родственником Льва Толстого
Яблочный сок «Ясная Поляна»
Продукты

Яблочный сок «Ясная Поляна» Сделанный родственником Льва Толстого

Зачем нужен ручной отпариватель
Промо
Зачем нужен ручной отпариватель И как его выбрать
Зачем нужен ручной отпариватель
Спецпроекты
Промо

Зачем нужен ручной отпариватель И как его выбрать

Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской»
Квартира недели
Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской» 24 квадратных метра и кровать на антресолях
Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской»
Квартира недели

Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской» 24 квадратных метра и кровать на антресолях

Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной
Фоторепортаж
Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходнойИ не стала
Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной
Фоторепортаж

Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной И не стала

Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком
Гид The Village
Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим каткомВ чем собянинская Москва обогнала мир (по мнению мэра)
Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком
Гид The Village

Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком В чем собянинская Москва обогнала мир (по мнению мэра)

Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине
Город
Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине Средняя зарплата, количество митингующих и число храмов
Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине
Город

Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине Средняя зарплата, количество митингующих и число храмов

«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
Книга недели
«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
Книга недели

«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц

Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама
Личный опыт
Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама
Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама
Личный опыт

Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама

Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакой
Премьера
Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакойПремьера на The Village
Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакой
Премьера

Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакой Премьера на The Village

«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отца
Фильмы недели
«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отцаС 23 октября на Apple TV+
«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отца
Фильмы недели

«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отца С 23 октября на Apple TV+

Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике
Сериалы
Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике Тарантино, Дэвид Линч и «Бандитский Петербург»
Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике
Сериалы

Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике Тарантино, Дэвид Линч и «Бандитский Петербург»

7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак»
Гид The Village
7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак»Выбор куратора фестиваля
7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак»
Гид The Village

7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак» Выбор куратора фестиваля

Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту
Открытия недели
Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту
Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту
Открытия недели

Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту

«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге
Общественные пространства
«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге
«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге
Общественные пространства

«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге

Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»
Новое место
Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»
Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»
Новое место

Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»

Подпишитесь на рассылку