Личный ассистент — о том, как всё успевать The Village поговорил с девушкой, которая помогает справляться с делами гендиректору крупной компании, и узнал, как она планирует работу

The Village запускает серию материалов, в которых специалисты в разных областях будут давать полезные советы о том, в чём они очень хорошо разбираются. В первом выпуске — персональный ассистент руководителя. Представители этой профессии помогают организовать работу очень занятым людям, составляют графики и следят за тем, чтобы всё шло по плану. Именно поэтому мы попросили персонального ассистента дать несколько советов о том, как расставлять приоритеты и соблюдать дедлайны обычным людям, у которых нет таких помощников.


Наталия Михайлова

персональный ассистент финдиректора компании «Мон’дэлис Русь»

Как вовремя просыпаться и не опаздывать на работу

Для меня залог хорошего рабочего дня — это здоровый сон не менее восьми часов, поэтому на неделе я стараюсь ложиться не позже десяти вечера. Также важно, чем вы заняты перед сном. Никакого телевизора или очень интересной книги, которую можно читать всю ночь! Хорошо принять ванну с лавандой — она расслабляет и успокаивает, пообщаться с родственниками.

Раньше я жила в 15 минутах езды на машине от работы и всегда опаздывала даже к десяти, а сейчас живу за МКАДом и всегда приезжаю к восьми. Это, конечно, советом не назовешь, но мне помогло. 

Как сделать максимум работы, но не чувствовать себя разбитым

Как и у любого персонального ассистента, в течение дня у меня очень много разнообразных дел и заданий, и, чтобы всё успеть и не быть в конце дня разбитой, я стараюсь чередовать интересные, творческие дела с рутинной бумажной работой. Первая отвлекает и даже может поднять настроение, а второе я воспринимаю как отдых для головы и часто включаю приятную музыку, пока делаю что-то нудное руками.

Как расставить приоритеты и выбрать важные дела 

Этот вопрос задаёт себе каждый начинающий персональный ассистент. Для меня ответ — опыт, только с опытом ты можешь сама понять, что важно и требует твоей вовлечённости прямо сейчас, а что можно сделать через час, день, неделю. Но пока опыта нет, мой совет — не бойтесь спросить у своих коллег, которые вам что-то поручили, какое дело срочное, а какое можно отложить. Главное, всё записывайте, чтобы то, что вы отложили, не забыть.

В офисном ноутбуке у нас ограниченный набор программ, и тут мой главный помощник — Outlook вообще и календарь в частности. Я забиваю в календарь максимум того, что нужно сделать в определённое время. Поэтому в глазах своего руководителя я никогда ничего не забываю, хотя, конечно, это не так. Ну, и ещё синхронизация с телефоном помогает быть в курсе всего 24 часа в сутки. 

Как соблюдать дедлайн

Я всегда ставлю свои дедлайны, которые раньше официальных хотя бы на день, чтобы в случае форс-мажора было время что-то сделать и исправить. Банально, но когда это становится привычкой и ты, соответственно, планируешь свои дела в течение дня, недели, месяца, то работает безотказно.  

Как бороться с ленью и прокрастинацией

Единственное, что мне приходит в голову, — это мотивация. Причём скорее даже самомотивация, потому что руководитель не будет всё время мотивировать вас, какому бы хорошему руководителю вы ни подчинялись. Мотивация, как мы знаем, бывает самая разная, и нужно найти именно свою.

Для меня, например, сильной мотивацией является чувство удовлетворения, когда я делаю свою работу на 200 %. Ну и, конечно, признание со стороны начальника и коллег. Правда, работа персонального ассистента видна только тогда, когда она делается плохо, так что умение себя подать и показать свой профессионализм для нас необходимо.   


Share
скопировать ссылку

Читайте также:

Как перестать тратить деньги впустую
Как перестать тратить деньги впустую The Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы
Как перестать тратить деньги впустую

Как перестать тратить деньги впустую
The Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы

Как копить деньги, почти не думая об этом
Как копить деньги, почти не думая об этом The Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30
Как копить деньги, почти не думая об этом

Как копить деньги, почти не думая об этом
The Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30

Как начать действовать
Как начать действовать The Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям
Как начать действовать

Как начать действовать
The Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям

Как разобрать дела и выделить главное
Как разобрать дела и выделить главное The Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»
Как разобрать дела и выделить главное

Как разобрать дела и выделить главное
The Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

Приходим в себя после майских: Как провести неделю

Как найти свою цель и начать двигаться к ней

Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии

Что такое экотревожность

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове

Первая полоса

Приходим в себя после майских: Как провести неделю
Приходим в себя после майских: Как провести неделю Лучшие концерты, выставки и кинопоказы в Москве
Приходим в себя после майских: Как провести неделю

Приходим в себя после майских: Как провести неделю
Лучшие концерты, выставки и кинопоказы в Москве

Как найти свою цель и начать двигаться к ней
Как найти свою цель и начать двигаться к ней Опыт известных людей прошлого
Как найти свою цель и начать двигаться к ней

Как найти свою цель и начать двигаться к ней
Опыт известных людей прошлого

Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии
Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии Рассказываем про лучшие новинки недели
Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии

Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии
Рассказываем про лучшие новинки недели

Что такое экотревожность

Что такое экотревожностьИ как люди живут со страхом перед климатическим апокалипсисом 

Что такое экотревожность

Что такое экотревожность И как люди живут со страхом перед климатическим апокалипсисом 

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове «У меня все в жизни налаживается»
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове
«У меня все в жизни налаживается»

Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке
Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке
Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке

Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке

«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов
«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов Как работает импакт-маркетинг и почему он будет везде
«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов

«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов
Как работает импакт-маркетинг и почему он будет везде

«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска»
«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска» Самом смелом в истории группы
«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска»

«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска»
Самом смелом в истории группы

Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу
Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу Рассказываем о самых интересных лекциях, экскурсиях и кинопоказах фестиваля
Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу

Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу
Рассказываем о самых интересных лекциях, экскурсиях и кинопоказах фестиваля

«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе
«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе
«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе

«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе

К вам едет ревизор
Спецпроект
К вам едет ревизор Сдали в лабораторию образцы пыли из салона красоты и узнали, чем мы там дышим
К вам едет ревизор
Спецпроект

К вам едет ревизор
Сдали в лабораторию образцы пыли из салона красоты и узнали, чем мы там дышим

Ресторан Niki в кинотеатре «Художественный»: Россия без катастроф XX века
Ресторан Niki в кинотеатре «Художественный»: Россия без катастроф XX века
Ресторан Niki в кинотеатре «Художественный»: Россия без катастроф XX века

Ресторан Niki в кинотеатре «Художественный»: Россия без катастроф XX века

«Я объездила весь мир в инвалидной коляске и теперь помогаю другим»
«Я объездила весь мир в инвалидной коляске и теперь помогаю другим» Светлана Нигматуллина посетила больше 30 стран, а потом запустила туры в Калининград
«Я объездила весь мир в инвалидной коляске и теперь помогаю другим»

«Я объездила весь мир в инвалидной коляске и теперь помогаю другим»
Светлана Нигматуллина посетила больше 30 стран, а потом запустила туры в Калининград

Весна в городе: 20+ отличных веранд Москвы
Весна в городе: 20+ отличных веранд Москвы
Весна в городе: 20+ отличных веранд Москвы

Весна в городе: 20+ отличных веранд Москвы

Только полюбили сквиши? А пора покупать попыты и симплы-димплы!
Только полюбили сквиши? А пора покупать попыты и симплы-димплы! Релакс-гаджеты или бесконечная пупырка из TikTok?
Только полюбили сквиши? А пора покупать попыты и симплы-димплы!

Только полюбили сквиши? А пора покупать попыты и симплы-димплы!
Релакс-гаджеты или бесконечная пупырка из TikTok?

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День первый — Армен Арамян в Котельниках
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День первый — Армен Арамян в Котельниках «Жить нужно так, как хотим мы»
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День первый — Армен Арамян в Котельниках

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День первый — Армен Арамян в Котельниках
«Жить нужно так, как хотим мы»

«Людоед»: Мрачный хардкор-панк из Кирова
«Людоед»: Мрачный хардкор-панк из Кирова
«Людоед»: Мрачный хардкор-панк из Кирова

«Людоед»: Мрачный хардкор-панк из Кирова

«За год у меня было больше 25 цветов»: Разные люди — о ярком окрашивании волос
«За год у меня было больше 25 цветов»: Разные люди — о ярком окрашивании волос От школьных экспериментов до постановки на учет в полиции
«За год у меня было больше 25 цветов»: Разные люди — о ярком окрашивании волос

«За год у меня было больше 25 цветов»: Разные люди — о ярком окрашивании волос
От школьных экспериментов до постановки на учет в полиции

Первые сезонные травы: 3 блюда со щавелем
Первые сезонные травы: 3 блюда со щавелем Который уже можно найти повсюду
Первые сезонные травы: 3 блюда со щавелем

Первые сезонные травы: 3 блюда со щавелем
Который уже можно найти повсюду

Zara выпустила первую большую коллекцию косметики. В ней есть все!
Zara выпустила первую большую коллекцию косметики. В ней есть все! И даже больше
Zara выпустила первую большую коллекцию косметики. В ней есть все!

Zara выпустила первую большую коллекцию косметики. В ней есть все!
И даже больше

Подпишитесь на рассылку