Личный ассистент — о том, как всё успевать The Village поговорил с девушкой, которая помогает справляться с делами гендиректору крупной компании, и узнал, как она планирует работу

The Village запускает серию материалов, в которых специалисты в разных областях будут давать полезные советы о том, в чём они очень хорошо разбираются. В первом выпуске — персональный ассистент руководителя. Представители этой профессии помогают организовать работу очень занятым людям, составляют графики и следят за тем, чтобы всё шло по плану. Именно поэтому мы попросили персонального ассистента дать несколько советов о том, как расставлять приоритеты и соблюдать дедлайны обычным людям, у которых нет таких помощников.


Наталия Михайлова

персональный ассистент финдиректора компании «Мон’дэлис Русь»

Как вовремя просыпаться и не опаздывать на работу

Для меня залог хорошего рабочего дня — это здоровый сон не менее восьми часов, поэтому на неделе я стараюсь ложиться не позже десяти вечера. Также важно, чем вы заняты перед сном. Никакого телевизора или очень интересной книги, которую можно читать всю ночь! Хорошо принять ванну с лавандой — она расслабляет и успокаивает, пообщаться с родственниками.

Раньше я жила в 15 минутах езды на машине от работы и всегда опаздывала даже к десяти, а сейчас живу за МКАДом и всегда приезжаю к восьми. Это, конечно, советом не назовешь, но мне помогло. 

Как сделать максимум работы, но не чувствовать себя разбитым

Как и у любого персонального ассистента, в течение дня у меня очень много разнообразных дел и заданий, и, чтобы всё успеть и не быть в конце дня разбитой, я стараюсь чередовать интересные, творческие дела с рутинной бумажной работой. Первая отвлекает и даже может поднять настроение, а второе я воспринимаю как отдых для головы и часто включаю приятную музыку, пока делаю что-то нудное руками.

Как расставить приоритеты и выбрать важные дела 

Этот вопрос задаёт себе каждый начинающий персональный ассистент. Для меня ответ — опыт, только с опытом ты можешь сама понять, что важно и требует твоей вовлечённости прямо сейчас, а что можно сделать через час, день, неделю. Но пока опыта нет, мой совет — не бойтесь спросить у своих коллег, которые вам что-то поручили, какое дело срочное, а какое можно отложить. Главное, всё записывайте, чтобы то, что вы отложили, не забыть.

В офисном ноутбуке у нас ограниченный набор программ, и тут мой главный помощник — Outlook вообще и календарь в частности. Я забиваю в календарь максимум того, что нужно сделать в определённое время. Поэтому в глазах своего руководителя я никогда ничего не забываю, хотя, конечно, это не так. Ну, и ещё синхронизация с телефоном помогает быть в курсе всего 24 часа в сутки. 

Как соблюдать дедлайн

Я всегда ставлю свои дедлайны, которые раньше официальных хотя бы на день, чтобы в случае форс-мажора было время что-то сделать и исправить. Банально, но когда это становится привычкой и ты, соответственно, планируешь свои дела в течение дня, недели, месяца, то работает безотказно.  

Как бороться с ленью и прокрастинацией

Единственное, что мне приходит в голову, — это мотивация. Причём скорее даже самомотивация, потому что руководитель не будет всё время мотивировать вас, какому бы хорошему руководителю вы ни подчинялись. Мотивация, как мы знаем, бывает самая разная, и нужно найти именно свою.

Для меня, например, сильной мотивацией является чувство удовлетворения, когда я делаю свою работу на 200 %. Ну и, конечно, признание со стороны начальника и коллег. Правда, работа персонального ассистента видна только тогда, когда она делается плохо, так что умение себя подать и показать свой профессионализм для нас необходимо.   


Share
6
скопировать ссылку

Читайте также:

Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак
Как перестать тратить деньги впустуюThe Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы
Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак

Как перестать тратить деньги впустую The Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы

Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак
Как копить деньги, почти не думая об этомThe Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30
Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак

Как копить деньги, почти не думая об этом The Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30

Как начать действовать
Лайфхак
Как начать действоватьThe Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям
Как начать действовать
Лайфхак

Как начать действовать The Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям

Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак
Как разобрать дела и выделить главноеThe Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»
Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак

Как разобрать дела и выделить главное The Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»

Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак
Как перестать тратить деньги впустуюThe Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы
Как перестать тратить деньги впустую
Лайфхак

Как перестать тратить деньги впустую The Village выясняет, как избавиться от привычки тратить деньги впустую, когда вы покупаете вещи импульсивно, на распродажах или подписываетесь на сервисы

Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак
Как копить деньги, почти не думая об этомThe Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30
Как копить деньги, почти не думая об этом
Лайфхак

Как копить деньги, почти не думая об этом The Village выяснил, как наконец начать копить деньги, используя правило 50/20/30

Как начать действовать
Лайфхак
Как начать действоватьThe Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям
Как начать действовать
Лайфхак

Как начать действовать The Village выясняет, как перейти от построения грандиозных планов к действиям

Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак
Как разобрать дела и выделить главноеThe Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»
Как разобрать дела и выделить главное
Лайфхак

Как разобрать дела и выделить главное The Village узнал, как расставить приоритеты, используя правило «80/20»

Комментарии

6 комментариев
Показать все

а по-моему, совет с собственным дедлайном очень неплох. :) мне помогает. еще не все синхронизируют свои календари, а это очень полезно. :)

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

Кто и зачем спасает кроликов в Серебряном бору

Что покупать в коллекции Uniqlo +J

Жильцы коливинга для миллениалов

10 скрытых находок на распродаже AliExpress

От ношения маски запотевают очки. Что делать?

Первая полоса

Кто и зачем спасает кроликов в Серебряном бору
Ситуация
Кто и зачем спасает кроликов в Серебряном боруИ почему дирекция парка против
Кто и зачем спасает кроликов в Серебряном бору
Ситуация

Кто и зачем спасает кроликов в Серебряном бору И почему дирекция парка против

Что покупать в коллекции Uniqlo +J
Гид The Village
Что покупать в коллекции Uniqlo +J
Что покупать в коллекции Uniqlo +J
Гид The Village

Что покупать в коллекции Uniqlo +J

Жильцы коливинга для миллениалов
Люди в городе

Жильцы коливинга для миллениалов

Жильцы коливинга для миллениалов
Люди в городе

Жильцы коливинга для миллениалов

10 скрытых находок на распродаже AliExpress
Промо
10 скрытых находок на распродаже AliExpress
10 скрытых находок на распродаже AliExpress
Спецпроекты
Промо

10 скрытых находок на распродаже AliExpress

От ношения маски запотевают очки. Что делать?
Есть вопрос
От ношения маски запотевают очки. Что делать?8 лайфхаков
От ношения маски запотевают очки. Что делать?
Есть вопрос

От ношения маски запотевают очки. Что делать? 8 лайфхаков

Анастасия Татулова: «Компания чуть не умерла, и сейчас мы восстанавливаемся»
Интервью
Анастасия Татулова: «Компания чуть не умерла, и сейчас мы восстанавливаемся»О бизнесе в пандемию, нужных реформах и борьбе с выгоранием
Анастасия Татулова: «Компания чуть не умерла, и сейчас мы восстанавливаемся»
Интервью

Анастасия Татулова: «Компания чуть не умерла, и сейчас мы восстанавливаемся» О бизнесе в пандемию, нужных реформах и борьбе с выгоранием

Большой фестиваль мультфильмов: Что искать на главном смотре анимации в стране
Гид The Village
Большой фестиваль мультфильмов: Что искать на главном смотре анимации в стране
Большой фестиваль мультфильмов: Что искать на главном смотре анимации в стране
Гид The Village

Большой фестиваль мультфильмов: Что искать на главном смотре анимации в стране

«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ
В закладки
«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ
«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ
В закладки

«Редкий Петербург»: Паблик о неочевидных городских достопримечательностях, который ведет преподаватель журфака СПбГУ

Обезьянка Джонни, Том Хэнкс, Казахстан и бывший мэр Нью-Йорка: Кто есть кто в новом «Борате»
Кино
Обезьянка Джонни, Том Хэнкс, Казахстан и бывший мэр Нью-Йорка: Кто есть кто в новом «Борате»И как они отреагировали на фильм
Обезьянка Джонни, Том Хэнкс, Казахстан и бывший мэр Нью-Йорка: Кто есть кто в новом «Борате»
Кино

Обезьянка Джонни, Том Хэнкс, Казахстан и бывший мэр Нью-Йорка: Кто есть кто в новом «Борате» И как они отреагировали на фильм

Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных
Гид The Village
Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных
Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных
Гид The Village

Где согреваться настойками: 9 московских рюмочных

Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком
Гид The Village
Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком
Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком
Гид The Village

Шиворот-навыворот: 10 вещей с воротничком

Тренировать баланс
Хорошая привычка
Тренировать балансЧтобы быть ловким и здоровым
Тренировать баланс
Хорошая привычка

Тренировать баланс Чтобы быть ловким и здоровым

Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяев
Видео
Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяевВ гостях у Оли Меркушевой
Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяев
Видео

Как работает студия Plant Me, где растения находят своих хозяев В гостях у Оли Меркушевой

Яблочный сок «Ясная Поляна»
Продукты
Яблочный сок «Ясная Поляна»Сделанный родственником Льва Толстого
Яблочный сок «Ясная Поляна»
Продукты

Яблочный сок «Ясная Поляна» Сделанный родственником Льва Толстого

Зачем нужен ручной отпариватель
Промо
Зачем нужен ручной отпариватель И как его выбрать
Зачем нужен ручной отпариватель
Спецпроекты
Промо

Зачем нужен ручной отпариватель И как его выбрать

Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской»
Квартира недели
Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской» 24 квадратных метра и кровать на антресолях
Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской»
Квартира недели

Микростудия с минималистичным интерьером на «Бауманской» 24 квадратных метра и кровать на антресолях

Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной
Фоторепортаж
Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходнойИ не стала
Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной
Фоторепортаж

Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной И не стала

Тест: Есть ли в вашей жизни место излишествам
ПРОМО
Тест: Есть ли в вашей жизни место излишествамИли вы рациональный горожанин
Тест: Есть ли в вашей жизни место излишествам
Спецпроекты
ПРОМО

Тест: Есть ли в вашей жизни место излишествам Или вы рациональный горожанин

«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
Книга недели
«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
Книга недели

«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц

Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком
Гид The Village
Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим каткомВ чем собянинская Москва обогнала мир (по мнению мэра)
Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком
Гид The Village

Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком В чем собянинская Москва обогнала мир (по мнению мэра)

Подпишитесь на рассылку