Менеджеры проектов — о том, как довести начатое до конца Люди, которые умеют организовывать работу над проектами, рассказывают, как мотивировать себя и других

The Village продолжает серию материалов, в которых специалисты в разных областях дают полезные советы о том, в чем они очень хорошо разбираются. В новом выпуске — менеджеры проектов. От них требуется умение организовать работу группы людей и проконтролировать, чтобы все намеченное выполнялось в срок. Поэтому мы попросили их дать несколько советов о том, как мотивировать себя и других завершать разные дела.


Александра Ефимова

project manager Heads and Hands

Однозначно самый лучший совет по эффективности, который я встречала, принадлежит господину Шайя ЛаБафу: «Just DO it!» Серьезно, заканчивать начатое поможет только самодисциплина, а методику уже можно выбирать в зависимости от грандиозности планов. Не верю в «настроение» и «мотивацию» — делать рутинные дела в охотку легко; настоящее мастерство в том, чтобы не сбавлять обороты, когда и лень, и плохая погода, и настроения нет.

Нельзя давать себе поблажку, потому что в этом случае ни напоминания таск-менеджера, ни будильники-помидоры, ни чек-листы от собственного разгильдяйства не спасут. Завидую людям, которые с этим справились, например спортсменам. Для меня борьба с собственной ленью — это процесс длиною в жизнь. Немного проще становится, когда занимаешься чем-то, что нравится и увлекает: любимой работой, подходящим спортом, когда находишь «своего» преподавателя. Отлично вдохновляет на борьбу с собственным разгильдяйством обратная связь. Например, когда на вечеринке случайно встречаешь клиента, которому так и не ответил на прошлой неделе.

Полезно делить задачи на рутинные, операционные и стратегические. Рутинные — отвечать на письма, отзваниваться родителям, регулярно выносить мусор — должны выполняться всегда, без поблажек, по умолчанию. Операционные — спланировать проект, организовать выезд на пикник с друзьями, закупить материалы к ремонту — должны выполняться осмысленно, чтобы не сжирать все свободное время. Стратегические — задачи, которые двигают нас вперед — нужно планомерно выполнять, и только так можно чего-то добиться (построить дом, победить в соревнованиях, открыть свое дело). Эти задачи самые коварные: на них никогда нет времени, но без них невозможен прогресс. Поэтому за ними нужно следить особенно тщательно и каждый день делать шаг к мечте. Каждый. День.

Когда завал, хорошо помогает привести в порядок деление задач по приоритетам с помощью правила четырех квадратов: важное срочное / важное несрочное / неважное срочное / несрочное неважное. Сразу становится немного полегче, когда понимаешь что важного и срочного по сути не так уж и много.


Мария Крючкова

менеджер проектов компании отельного маркетинга DigitalWill

Я большой любитель обманывать и отвлекать себя с целью повышения эффективности, опробовала массу разных трюков. Применяю в зависимости от причин застревания задачи.

«Убрать затор»: часто бывает так, что настроишься доделать большую задачу, а только приступишь, оказывается, чего-то не хватает — информации, опции, которую нужно придумать, небольшой предварительной аналитики. В таком случае я выношу вот это «обдумать» и «прояснить» в отдельную задачу, которую делаю в отдельном контексте. Такие мелочи делаются легко под другой настрой, в подходящем контексте, когда весь объем задачи не давит на психику. И потом, когда уже ничто не мешает взяться за большую работу, приходит вдохновение ее продолжить.

Иногда самое сложное — это диагностировать такой «камешек»: мало кто охотно признается, что из-за какой-то мелочи все дело стоит. Помогает вопрос: что я могу сделать, чтобы процесс двинулся? Иногда такую занозу человек с удовольствием перекинет тому, кто справится с ней за две минуты, и процесс пойдет.

«Сделать не приходя в сознание» — если задача большая по объему и не слишком интересная, рано или поздно в отношении нее накапливается психологическая усталость. Надо продолжить, но так не хочется, что лучше бы завтра. И так изо дня в день. Я выделяю под такую задачу время ежедневно, по полчаса-час, и включаю на время выполнения аудиокнигу. Сейчас, например, мне помогает Пратчетт «На всех парах» — книга, сама по себе мотивирующая на подвиги. Под него я сделала немало презентаций для клиентов по развитию проектов.

Если на такую задачу нужно мотивировать исполнителей, то так же важно зарезервировать время на нее ежедневно и каждый день просить предоставить отчет по прогрессу. Обычно сама необходимость сказать «Ничего не сделал» достаточно стрессовая для человека, чтобы все-таки приложить усилия и сдвинуть задачу.

«Камешек в ботинке» — короткая, но неудобная или неприятная задача, например договориться с клиентом об условиях, которые ему не понравятся. Часто такие задачи откладываются из-за сопутствующего стресса. Я делаю такую задачу «камешком в ботинке»: ставлю в план с повторяющимися напоминаниями, делаю напоминания на телефоне, вешаю стикеры, прошу кого-нибудь напомнить. В общем, создаю себе такие условия, чтобы «вытряхнуть камешек из ботинка» было бы облегчением. Но лучше такие задачи решать в первые пять минут после поступления, когда они еще не успевают обрасти неприятными ассоциациями.


Валерий Беспалов

менеджер проектов конструктора путешествий Timescenery

В рамках одного из моих проектов в мои обязанности входили задачи по модернизации существующих и внедрению новых процессов, связанных с обслуживанием клиентов. Такое совмещение только играло на руку. Приходилось оставаться играющим тренером: следить за загрузкой агентов, включаться в проблемные кейсы с партнерами и клиентами. В результате я выработал несколько приемов. Первый совет. Быть в курсе рутинной работы ваших коллег и особенно подчиненных. Заниматься хотя бы время от времени их задачами. Так вы сможете быть в курсе того, сколько времени уходит на то или иное задание. В случае проблем вы сможете адекватно оценить их масштаб, сложность и ответственность сотрудника.

Офлайн-туризм — очень консервативная отрасль. Для многих сотрудников было сложно изменить свои привычки — так уж устроен мозг. В тревеле это проявляется очень ярко. «Мы так работали всю жизнь, и все хорошо!» — главный аргумент. При введении новых процессов, которые были направлены на сокращение времени выполнения стандартных запросов клиентов, приходилось сталкиваться с разным — от непонимания сотрудников до самого настоящего саботажа. В результате чего даже сроки тестирования нововведений срывались нещадно. От членов команды ожидалось не только следование новым правилам, была нужна адекватная обратная связь, а не ответы «раньше все было хорошо, теперь все плохо». Из этого исходит второй совет. Рассказывайте о новых проектах всем. Короткая летучка в начале недели, на которой вы расскажете, что происходит с действующими проектами, какие результаты получились у прошлых (даже если был полный провал!) и что (главное — зачем!) вы планируете делать дальше, поможет наладить отношения и добиться взаимопонимания. В моем случае в проектную команду входили сотрудники, которым приходилось совмещать работу с клиентами с дополнительной загрузкой, связанной с модернизацией процессов. Им было непросто, но их участие было необходимо.

Теперь третий совет. Ищите единомышленников. Тех, кому интересна тема. Не заставляйте, не грозите вычетами из зарплаты — это не работает, это прямой путь к саботажу. Вот четвертый совет. Рассказывайте о выгоде, которую получит каждый из сотрудников от достижения целей проекта. Если прямой и самой очевидной выгоды, то есть денег, нет, ищите глубже. Если вы улучшаете процессы, значит, сотрудники в итоге смогут делать больше задач (в моем случае это были запросы клиентов) за то же самое время, а значит, легче заработать на бонус от продаж. Если выгода — в получении новых знаний, значит, придумайте вместе с сотрудником, как он этими знаниями сможет воспользоваться в будущем (может быть, даже в другой компании). Итоговый пятый совет. Если сроки продолжают срываться, задумайтесь: кто вы, где вы и кому все это нужно. Расставьте приоритеты!


Share
скопировать ссылку

Читайте также:

Дэн Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент»
Дэн Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент» H&F прочитал книгу Дэна Кеннеди, посвящённую времясосущим вампирам и способам борьбы с ними.
Дэн Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент»

Дэн Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент»
H&F прочитал книгу Дэна Кеннеди, посвящённую времясосущим вампирам и способам борьбы с ними.

Временные трудности: Как всё успевать
Временные трудности: Как всё успевать Список дел растёт с каждым днём, а времени на личную жизнь не остаётся? The Village рассказывает, как делать всё в срок
Временные трудности: Как всё успевать

Временные трудности: Как всё успевать
Список дел растёт с каждым днём, а времени на личную жизнь не остаётся? The Village рассказывает, как делать всё в срок

«Эссенциализм»: Как научиться говорить «нет»
«Эссенциализм»: Как научиться говорить «нет» В своей книге Грег Маккеон рассказывает о том, как жить по принципу «меньше, но лучше» и отказываться, не боясь кого-то обидеть
«Эссенциализм»: Как научиться говорить «нет»

«Эссенциализм»: Как научиться говорить «нет»
В своей книге Грег Маккеон рассказывает о том, как жить по принципу «меньше, но лучше» и отказываться, не боясь кого-то обидеть

Личный ассистент — о том, как всё успевать
Личный ассистент — о том, как всё успевать The Village поговорил с девушкой, которая помогает справляться с делами гендиректору крупной компании, и узнал, как она планирует работу
Личный ассистент — о том, как всё успевать

Личный ассистент — о том, как всё успевать
The Village поговорил с девушкой, которая помогает справляться с делами гендиректору крупной компании, и узнал, как она планирует работу

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

«Для начала хотелось бы не сесть»

«Я режиссер видеомонтажа, а мне предложили вакансию электрика»

Мертвый пруд: От ядовитых стоков в Новой Москве гибнут животные и травятся люди

Все вяжут. Даже олимпийский чемпион Том Дейли. Как начать самому и где купить готовые вещи

Паста, пластинки, петнаты: Found Record Store & Pizzeria в универмаге «Цветной»

Первая полоса

«Для начала хотелось бы не сесть»

Что говорят бывшие сотрудники «Открытых медиа», «Правозащиты Открытки» и «МБХ медиа» после блокировок

«Для начала хотелось бы не сесть»
Что говорят бывшие сотрудники «Открытых медиа», «Правозащиты Открытки» и «МБХ медиа» после блокировок

«Я режиссер видеомонтажа, а мне предложили вакансию электрика»
«Я режиссер видеомонтажа, а мне предложили вакансию электрика» Каково стоять на бирже труда и чем она может помочь
«Я режиссер видеомонтажа, а мне предложили вакансию электрика»

«Я режиссер видеомонтажа, а мне предложили вакансию электрика»
Каково стоять на бирже труда и чем она может помочь

Мертвый пруд: От ядовитых стоков в Новой Москве гибнут животные и травятся люди
Мертвый пруд: От ядовитых стоков в Новой Москве гибнут животные и травятся люди Власти годами игнорируют проблему
Мертвый пруд: От ядовитых стоков в Новой Москве гибнут животные и травятся люди

Мертвый пруд: От ядовитых стоков в Новой Москве гибнут животные и травятся люди
Власти годами игнорируют проблему

Все вяжут. Даже олимпийский чемпион Том Дейли. Как начать самому и где купить готовые вещи
Все вяжут. Даже олимпийский чемпион Том Дейли. Как начать самому и где купить готовые вещи
Все вяжут. Даже олимпийский чемпион Том Дейли. Как начать самому и где купить готовые вещи

Все вяжут. Даже олимпийский чемпион Том Дейли. Как начать самому и где купить готовые вещи

Паста, пластинки, петнаты: Found Record Store & Pizzeria в универмаге «Цветной»
Паста, пластинки, петнаты: Found Record Store & Pizzeria в универмаге «Цветной» Лучшее гастрономическое открытие лета на бульваре
Паста, пластинки, петнаты: Found Record Store & Pizzeria в универмаге «Цветной»

Паста, пластинки, петнаты: Found Record Store & Pizzeria в универмаге «Цветной»
Лучшее гастрономическое открытие лета на бульваре

Первая неделя августа: Куда пойти и чем заняться
Первая неделя августа: Куда пойти и чем заняться Ретроспектива Мамонова, йога в Mutabor, а также концерты и спектакли
Первая неделя августа: Куда пойти и чем заняться

Первая неделя августа: Куда пойти и чем заняться
Ретроспектива Мамонова, йога в Mutabor, а также концерты и спектакли

Инфлюенсеры и подписчики — о том, нужно ли вводить обязательную маркировку отретушированных фото
Инфлюенсеры и подписчики — о том, нужно ли вводить обязательную маркировку отретушированных фото Как это сделали в Норвегии
Инфлюенсеры и подписчики — о том, нужно ли вводить обязательную маркировку отретушированных фото

Инфлюенсеры и подписчики — о том, нужно ли вводить обязательную маркировку отретушированных фото
Как это сделали в Норвегии

Гейзеры для ванны Botavikos, маска для сияния кожи Sephora Collection, ревеневый одеколон Jo Malone и другие новинки
Гейзеры для ванны Botavikos, маска для сияния кожи Sephora Collection, ревеневый одеколон Jo Malone и другие новинки
Гейзеры для ванны Botavikos, маска для сияния кожи Sephora Collection, ревеневый одеколон Jo Malone и другие новинки

Гейзеры для ванны Botavikos, маска для сияния кожи Sephora Collection, ревеневый одеколон Jo Malone и другие новинки

Гуляем вокруг «Белорусской» с Moa Pillar и Ушко
Гуляем вокруг «Белорусской» с Moa Pillar и Ушко Говорим о секретном парке, электронной музыке и сексе
Гуляем вокруг «Белорусской» с Moa Pillar и Ушко

Гуляем вокруг «Белорусской» с Moa Pillar и Ушко
Говорим о секретном парке, электронной музыке и сексе

50 миллионов – это сколько?
Спецпроект
50 миллионов – это сколько? Тест, чтобы понять, как это много
50 миллионов – это сколько?
Спецпроект

50 миллионов – это сколько?
Тест, чтобы понять, как это много

Что надеть в лес
Что надеть в лес Идем за грибами
Что надеть в лес

Что надеть в лес
Идем за грибами

«Я создан для тебя»: Можно ли влюбиться в робота? А разлюбить?
«Я создан для тебя»: Можно ли влюбиться в робота? А разлюбить? Неглупый европейский ромком о раздражающем идеале
«Я создан для тебя»: Можно ли влюбиться в робота? А разлюбить?

«Я создан для тебя»: Можно ли влюбиться в робота? А разлюбить?
Неглупый европейский ромком о раздражающем идеале

Какими ароматами наполнить дом
Спецпроект
Какими ароматами наполнить дом
Какими ароматами наполнить дом
Спецпроект

Какими ароматами наполнить дом

Что смотреть в августе на Netflix, «Кинопоиске HD», «Амедиатеке» и других стримингах
Что смотреть в августе на Netflix, «Кинопоиске HD», «Амедиатеке» и других стримингах «Кафедра», «Девять совсем незнакомых людей» и «Мистер Корман»
Что смотреть в августе на Netflix, «Кинопоиске HD», «Амедиатеке» и других стримингах

Что смотреть в августе на Netflix, «Кинопоиске HD», «Амедиатеке» и других стримингах
«Кафедра», «Девять совсем незнакомых людей» и «Мистер Корман»

Открытое море: Как «Сила ветра» сделала яхтинг доступным любому
Открытое море: Как «Сила ветра» сделала яхтинг доступным любому От тренировок для друзей до международных регат
Открытое море: Как «Сила ветра» сделала яхтинг доступным любому

Открытое море: Как «Сила ветра» сделала яхтинг доступным любому
От тренировок для друзей до международных регат

«Вечеринка у Зевса»: Сильный ливень с грозой ночью в Москве
«Вечеринка у Зевса»: Сильный ливень с грозой ночью в Москве Ураган, поваленные деревья и удар молнии в Останкинскую башню
«Вечеринка у Зевса»: Сильный ливень с грозой ночью в Москве

«Вечеринка у Зевса»: Сильный ливень с грозой ночью в Москве
Ураган, поваленные деревья и удар молнии в Останкинскую башню

Как объяснить бармену, какой коктейль вы хотите выпить. Пошаговое руководство
Как объяснить бармену, какой коктейль вы хотите выпить. Пошаговое руководство
Как объяснить бармену, какой коктейль вы хотите выпить. Пошаговое руководство

Как объяснить бармену, какой коктейль вы хотите выпить. Пошаговое руководство

10 новых детских книг для конца лета
10 новых детских книг для конца лета На море, на дачу, в деревню к бабушке
10 новых детских книг для конца лета

10 новых детских книг для конца лета
На море, на дачу, в деревню к бабушке

Арбуз, дыня и смородина: Что покупать на рынке в августе
Арбуз, дыня и смородина: Что покупать на рынке в августе А еще райские яблочки, «брызги шампанского» и молодой зеленый фундук
Арбуз, дыня и смородина: Что покупать на рынке в августе

Арбуз, дыня и смородина: Что покупать на рынке в августе
А еще райские яблочки, «брызги шампанского» и молодой зеленый фундук

В дорогу и не только: Детские подкасты для любого случая
В дорогу и не только: Детские подкасты для любого случая Подборка редакции «Гусьгусь»
В дорогу и не только: Детские подкасты для любого случая

В дорогу и не только: Детские подкасты для любого случая
Подборка редакции «Гусьгусь»

Подпишитесь на рассылку