Как организовать работу в чатиках: Опыт удаленки от The Village Екатеринбург Не стигматизируйте войсы, фиксируйте все, доверяйте

Как организовать работу в чатиках: Опыт удаленки от The Village Екатеринбург

В марте редакции The Village в Екатеринбурге исполнилось три года. Все три года команда работает удаленно, при этом арендует места в коворкинге для желающих, приходить туда не обязательно. С 30 марта многие российские компании окончательно перешли на удаленку на время карантина. В редакционной колонке издатели интернет-газеты Лена Бабушкина и Ксения Другова делятся собственным опытом организации удаленной работы. Она вряд ли пригодится крупным компаниям (скорее, отдельным подразделениям), а опытным фрилансерам и вовсе покажется до ужаса очевидной. Рекомендуем ее тем, кто только осваивает тонкости дистанционной работы.

Лена Бабушкина

Издатель, редакционный директор

Ксения Другова

Издатель, директор спецпроектов


1

Разделяйте чаты на технические и дискуссионные

Перенести работу в чаты проще, чем кажется — главное, укротить хаос и обустроить мессенджер под свои нужды. На самом деле, устные разговоры в офисе проигрывают переписке: часть информации теряется, часть искажается, приходится повторять несколько раз. В чате можно просто найти сообщение и переслать его, даже если идею обсуждали год назад.

Московские коллеги используют Slack, нам же он показался чересчур неповоротливым, и мы осели в Telegram (на случай блокировок есть резервные чаты в WhatsApp). Чтобы важная информация не терялась в рутине, делим чаты на условно творческие и технические. В основном чате, где состоят все сотрудники, мы обсуждаем идеи, планы, текущую жизнь и временами флудим по вечерам. Он называется «Планерка» и выполняет функцию рабочего кабинета — если кто-то зашел и высказался, услышали все. Работу, наши продукты — статьи — мы в деталях обсуждаем в соседних чатах. Чаты построены по принципу воронки, от общего к частному, в каждом из них состоит разный набор людей.

Одна половина нашей команды занимается редакционными публикациями, вторая — рекламными. Производственные процессы похожи: определяем тему, ищем автора, фотографа, иллюстратора, редактируем текст, верстаем статью, публикуем. После чата «Планерка» редакционный материал отправляется в чат «Дизайн», где состоят только ответственный редактор, фоторедактор и дизайнер. Это пространство завалено дискуссиями о порядке фотографий и цвете подложек, скринами и файлами, посторонние темы там не обсуждают.

В чате «Сейлз» мы обсуждаем продажи рекламы, текст коммерческих предложений, оплаты. Далее, по аналогии с «Планеркой», согласованная с заказчиком тема статьи отправляется на проработку в «Продакшен», затем в «Верстку спецпроектов». Таких наборов чатов у нас несколько — есть чаты с основными внештатными авторами, где находится редакционный директор, шеф-редактор и автор. Если цикл производства организован хорошо, количество чатов не путает, а, наоборот, помогает — например, редактору не приходится бегать от директора к автору, пересказывая каждому слова другого.

2

Создавайте личные чаты для работы

Так как в компании два руководителя, мы практикуем чаты на троих с ключевыми сотрудниками. Там мы обсуждаем финансовые вопросы, отпуска, форс-мажоры. Критиковать и ругаться тоже стараемся там, а не в общем чате. В «Планерке» мы можем устроить прилюдный разбор ситуации, в которой задействованы несколько человек, однако косяки конкретного сотрудника выносим редко. Более того, у издателей есть несколько отдельных чатов на двоих для работы, где мы обсуждаем важные цифры и решения. Мы подруги, и в личной переписке рабочие вопросы фиксировать сложно.

3

Используйте хэштеги

Еще один помощник в организации работы в чатах — хэштеги. Совет насколько очевидный, настолько же полезный. Важно определить, какие темы вы обсуждаете с повторяющейся регулярностью, а потом ищете в переписке. Наш основной набор тем — идеи для материалов, отчеты по прочтениям за месяц, интересные герои для публикаций, ссылки на аккаунты фрилансеров, потенциальные клиенты. Именно такие мелочи экономят рабочее время.

4

Организуйте многоступенчатое планирование

Чаты — инструмент для оперативной работы, где мы планируем ближайшие пару недель. Чтобы видеть общую картину, используем планировщики. Для редакции это Setka, собственный продукт сооснователей The Village: очень грубо говоря, это календарь с расставленными по нему тикетами — карточками статей, которые содержат всю нужную информацию (планируемая дата и время выпуска, автор, фотограф и другие участники процесса, прикрепленные материалы). Для отдела продаж используем Trello, где двигаем карточки из колонки потенциальных в колонку действующих клиентов, отмечаем даты оплат и прикрепляем документы.

Оперативные изменения вносим в статус, который закреплен в шапке каждого из рабочих чатов и меняется ежедневно. Работаем с ним так: каждое утро сотрудники сообщают о планах на день и трудностях, с которыми столкнулись, и руководитель фиксирует вводные в статусе. У этого процесса есть важная функция: чем чаще мы актуализируем статус, тем меньше необходимости писать сотрудникам, как у них дела, чем они заняты и во сколько будет текст.

Глобальные планировщики обновляем по мере занятости — раз в день или реже. Обычно стараемся спланировать объем работы на всю ближайшую неделю в пятницу, а на неделе оцениваем ситуацию и меняем местами приоритетность, если нужно.

5

Проговаривайте все. Доверяйте

На удаленке легко поймать ощущение, что сотрудник плюет в потолок или занимается личными делами, причем на самом деле в этот момент он может интенсивно работать. Такое происходит, например, когда рабочий чат молчит, а руководитель плохо представляет, сколько времени требуется на выполнение той или иной задачи. Или когда у журналиста возникли сложности — например, герой опоздал на интервью — но он не написал об этом в чате. Чтобы такого не происходило, мы рекомендуем использовать чек-лист:

• Посчитайте, какой объем работы сотрудник должен выполнять за один день и за одну неделю. Если он регулярно справляется — доверяйте и не терзайте вопросами о том, чем он занят прямо сейчас;

• Договоритесь начинать утро с сообщения о планах на день. Если вы начинаете работу в 10:00, проговорите, что сообщения нужно отправлять до 10:30. Утренняя планерка на удаленке — синоним офисного «Все пришли на работу»;

• Обговорите правило сразу же сообщать о любых изменениях, важных событиях и факапах в чат, чтобы команда могла оперативно составить новый план;

• Установите допустимое время молчания в ответ на сообщение руководителя в рабочее время. Для нас это условные полчаса, если не договаривались о другом: «Через десять минут я начну интервью, буду на связи через полтора часа». На удаленке «На связи» — синоним «В офисе»;

• Примите, что у каждого есть собственное время для продуктивности. Один любит работать после полуночи и выполнять задачи на утро, а утром дольше спать. Другой эффективнее работает до обеда. Если график сотрудника не мешает выполнению рабочих задач и не крадет время у команды, важно донести эту информацию до каждого.

6

Уходите из «офиса» и дайте уйти другим

Важно соблюдать рабочие часы и не превращать чаты в нескончаемый источник стресса. Мы не считаем нормальной работу по ночам, вечерам и в выходные — если это только не инициатива сотрудника. Поэтому по умолчанию считаем, что замьютить рабочий чат в 19:00 — нормально. Обсуждения там не прекращаются ни днем, ни ночью, но участвовать в них в личное время не обязательно. В случае форс-мажора мы позвоним.

7

Устраивайте виртуальные встречи

В обычных условиях мы собираемся редакцией один раз в неделю — устраиваем планерку в ресторане, обедаем, обсуждаем личные новости и рабочие дела. Поговорить голосом и посмотреть в глаза, увидеть реакцию коллеги, посмеяться и поштурмить вместе очень важно. В период пандемии мы созваниваемся по Zoom. Созванивайтесь с видео, если нужно обсудить что-то важное — например, если коллега или сотрудник подумывает уволиться. Все остальное можно обсудить в чате.

8

Задавайте больше личных вопросов

Одна из скрытых опасностей удаленной команды — отсутствие невербальной коммуникации. Конфликты между сотрудниками, общее напряжение не все считывают одинаково. Более того, участники команды могут по-разному интерпретировать одно и то же сообщение и быть уверенными, например, что к ним проявляют агрессию. Полезно время от времени интересоваться у коллег в личке, как они себя чувствуют, комфортно ли им взаимодействовать с другими участниками команды, как можно снизить их нагрузку.

9

Переводите общение с клиентами в почту

При этом чаты — не универсальное решение. Переписку с заказчиками мы всегда переводим в почту: это дисциплинирует, так как собрать большое письмо со всеми вводными и апдейтами сложнее, чем набросать реплик в чат. Конечно, мелкие и срочные вопросы можно обсуждать в мессенджерах, но ключевые решения и согласования мы фиксируем в письмах.

10

Создавайте инструкции, гайды и брифы

Еще один мощный тайм-киллер — это инструкции. Мы часто сотрудничаем с фрилансерами и объясняем, как именно нужно готовить контент по формату The Village. В продажах ежедневно повторяем мантру о том, какие рекламные форматы предлагаем, как устроено производство спецпроектов. Гораздо проще зафиксировать все повторяющееся истории в удобном файле или ссылке, уделив внимание редакторской работе — инструкция должна быть понятной и полезной.

Для фотографов и иллюстраторов у нас есть ссылка на все возможные размеры и пропорции файлов, для дизайнеров — технические требования, для авторов и корректоров — гайдлайны. Общение с заказчиками начинается с заполнения брифа: в нем рекламодатель рассказывает о задачах и целях бренда, о KPI, делится необходимыми данными, чтобы мы разработали концепции спецпроекта. После брифа удобно устроить созвон, после созвона — зафиксировать договоренности в письме. В идеале после письма должна наступить стадия электронного обмена документами, но из сотни наших подрядчиков до пандемии и карантина такими сервисами пользовались единицы. Надеемся, сейчас все изменится.

11

Не стигматизируйте голосовые сообщения

Войсы — такой же инструмент коммуникации, как звонок или бумажное письмо. Важно использовать эту возможность правильно и этично. В чатиках мы завели правило тегать конкретного человека перед отправкой войса, чтобы у остальных не было необходимости бросаться за наушниками и слушать ненужное. Обычно записываем срочные сообщения на бегу или рассказываем длинные истории — например, как прошло интервью с интересным всей редакции героем.

Еще в голосовом сообщении удобно записывать правки к тексту — читая и комментируя в режиме реального времени структуру, смысл, мелкие опечатки. Редактор, получивший такое сообщение, может слушать его и править по ходу мысли отправителя, ставить на паузу и возвращаться к работе.

Самое классное открытие, которое мы сделали, это интервью в виде войсов. Созвон — это какое-то большое событие, часто требующее специально отведенного времени. Когда герои отвечают письменно, они концентрируются на создании стройного текста и часто убивают собственные мысли и истории. С войсами все как в живом разговоре, при этом можно сделать паузу, подумать и продолжить. Обычно мы отправляем героям вопросы, отслушиваем ответы, задаем дополнительные вопросы, затем отправляем все на расшифровку.

12

Оптимизируйте другие сферы

Самый драгоценный ресурс — рабочее время команды. Нас мало, поэтому стараемся тратить минимальное время на дорогу во время съемок или личных интервью. Сотрудники пользуются корпоративным такси, когда на общественном транспорте добираться долго и неудобно, или когда нужно сократить дорогу между важными встречами. Вместо почты пользуемся курьерскими доставками — при нашем объеме документов это стоит гораздо дешевле походов на почту даже пару раз в неделю. Партнеры благодарны: так документы не теряются и попадают лично в руки. Еще мы сотрудничаем с расшифровщицей — вместо рутинной работы журналист может отправиться на следующее интервью, а вернувшись, работать с расшифровкой. Все записанные интервью немедленно заливаем в облако.

читайте ТАМ, ГДЕ УДОБНО:

Share
0
скопировать ссылку

Читайте также:

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла первая вечеринка The Village в ЕкатеринбургеСообщество The Village, плейлист от «Тесноты» и фирменные коктейли в баре «Коллектив»

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге Сообщество The Village, плейлист от «Тесноты» и фирменные коктейли в баре «Коллектив»

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе
Люди в городе

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе«В журналистику меня привела жадность»

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе
Люди в городе

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе «В журналистику меня привела жадность»

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в ЕкатеринбургеСообщество The Village, диджей-сет Кирилла Иванова и фирменные коктейли в «Доме Печати»

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге Сообщество The Village, диджей-сет Кирилла Иванова и фирменные коктейли в «Доме Печати»

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург
Гид The Village

29 любимых сериалов редакции The Village ЕкатеринбургОт грустных драм и мощных триллеров до сюрреалистичных мультсериалов и низкобюджетных картин с Урала

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург
Гид The Village

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург От грустных драм и мощных триллеров до сюрреалистичных мультсериалов и низкобюджетных картин с Урала

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла первая вечеринка The Village в ЕкатеринбургеСообщество The Village, плейлист от «Тесноты» и фирменные коктейли в баре «Коллектив»

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге Сообщество The Village, плейлист от «Тесноты» и фирменные коктейли в баре «Коллектив»

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе
Люди в городе

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе«В журналистику меня привела жадность»

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе
Люди в городе

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе «В журналистику меня привела жадность»

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в ЕкатеринбургеСообщество The Village, диджей-сет Кирилла Иванова и фирменные коктейли в «Доме Печати»

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге
Фоторепортаж

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге Сообщество The Village, диджей-сет Кирилла Иванова и фирменные коктейли в «Доме Печати»

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург
Гид The Village

29 любимых сериалов редакции The Village ЕкатеринбургОт грустных драм и мощных триллеров до сюрреалистичных мультсериалов и низкобюджетных картин с Урала

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург
Гид The Village

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург От грустных драм и мощных триллеров до сюрреалистичных мультсериалов и низкобюджетных картин с Урала

Комментарии

0 комментариев

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной

Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком

Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине

Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама

«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отца

Первая полоса

Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной
Фоторепортаж
Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходнойИ не стала
Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной
Фоторепортаж

Фоторепортаж о том, как улица Рубинштейна должна была стать пешеходной И не стала

Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком
Гид The Village
Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим каткомВ чем собянинская Москва обогнала мир (по мнению мэра)
Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком
Гид The Village

Самый умный город с самыми масштабными программами и самым большим катком В чем собянинская Москва обогнала мир (по мнению мэра)

Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине
Город
Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине Средняя зарплата, количество митингующих и число храмов
Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине
Город

Было — стало: Как изменилась Москва при Собянине Средняя зарплата, количество митингующих и число храмов

Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама
Личный опыт
Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама
Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама
Личный опыт

Как петербурженка запустила услугу по экологичному разбору квартир от хлама

«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отца
Фильмы недели
«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отцаС 23 октября на Apple TV+
«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отца
Фильмы недели

«Последняя капля»: Не лучший фильм Софии Копполы о дружбе взрослой дочери и пожилого отца С 23 октября на Apple TV+

Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике
Сериалы
Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике Тарантино, Дэвид Линч и «Бандитский Петербург»
Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике
Сериалы

Что скрывает «Внутри Лапенко»? Ищем в сериале отсылки к киноклассике Тарантино, Дэвид Линч и «Бандитский Петербург»

Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту
Открытия недели
Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту
Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту
Открытия недели

Все по 300 рублей в «Зарядье», новый гастромаркет на Тишинке и бар-теплица на Кузнецком Мосту

«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге
Общественные пространства
«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге
«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге
Общественные пространства

«Третье место»: Как будет устроено общественное пространство в особняке Лопухиных-Нарышкиных в Петербурге

Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»
Новое место
Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»
Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»
Новое место

Первый магазин & Other Stories в «Метрополисе»

Не переедать
Хорошая привычка
Не переедатьЧтобы сохранить здоровье
Не переедать
Хорошая привычка

Не переедать Чтобы сохранить здоровье

Сергей Собянин: «Мы в Москве делаем всё что хотим»
Интервью
Сергей Собянин: «Мы в Москве делаем всё что хотим» Интервью 2013 года о платных парковках, давках в метро, спальных районах и митингах
Сергей Собянин: «Мы в Москве делаем всё что хотим»
Интервью

Сергей Собянин: «Мы в Москве делаем всё что хотим» Интервью 2013 года о платных парковках, давках в метро, спальных районах и митингах

«Медиазона»-69: Как на самом деле проходил суд над «чикагской семеркой»
Кино
«Медиазона»-69: Как на самом деле проходил суд над «чикагской семеркой»
«Медиазона»-69: Как на самом деле проходил суд над «чикагской семеркой»
Кино

«Медиазона»-69: Как на самом деле проходил суд над «чикагской семеркой»

Что гостиницы предлагают горожанам во время пандемии
Менеджмент
Что гостиницы предлагают горожанам во время пандемииНомера для работы на удаленке и усиленная дезинфекция
Что гостиницы предлагают горожанам во время пандемии
Менеджмент

Что гостиницы предлагают горожанам во время пандемии Номера для работы на удаленке и усиленная дезинфекция

Пруд-челлендж: «Как я объехала все пруды Москвы на велосипеде»
Личный опыт
Пруд-челлендж: «Как я объехала все пруды Москвы на велосипеде»Запятая, Шоколадка и Жужа
Пруд-челлендж: «Как я объехала все пруды Москвы на велосипеде»
Личный опыт

Пруд-челлендж: «Как я объехала все пруды Москвы на велосипеде» Запятая, Шоколадка и Жужа

Не дороже 500 рублей: Где есть бюджетные блюда с крабом в Москве
Гид The Village
Не дороже 500 рублей: Где есть бюджетные блюда с крабом в Москве
Не дороже 500 рублей: Где есть бюджетные блюда с крабом в Москве
Гид The Village

Не дороже 500 рублей: Где есть бюджетные блюда с крабом в Москве

«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
Книга недели
«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц
Книга недели

«Время живых машин»: Как ученые научились диагностировать рак с помощью наночастиц

Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакой
Премьера
Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакойПремьера на The Village
Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакой
Премьера

Новый клип «Ады»: Старый капитан запускает радиоуправляемый кораблик, а хор девушек гоняется за собакой Премьера на The Village

7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак»
Гид The Village
7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак»Выбор куратора фестиваля
7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак»
Гид The Village

7 спектаклей детского онлайн-фестиваля «Маршак» Выбор куратора фестиваля

Опенспейс министров: Как изменилась работа чиновников после переезда в «Сити»
Ситуация
Опенспейс министров: Как изменилась работа чиновников после переезда в «Сити»Лучшие места у начальников и борьба за диваны
Опенспейс министров: Как изменилась работа чиновников после переезда в «Сити»
Ситуация

Опенспейс министров: Как изменилась работа чиновников после переезда в «Сити» Лучшие места у начальников и борьба за диваны

Как делают шоколад Mojo Cacao
Сделано в Москве
Как делают шоколад Mojo CacaoБез молока, сахара и даже заявленного в названии печенья
Как делают шоколад Mojo Cacao
Сделано в Москве

Как делают шоколад Mojo Cacao Без молока, сахара и даже заявленного в названии печенья

Подпишитесь на рассылку