18 января, вторник
Москва
Войти

Как организовать работу в чатиках: Опыт удаленки от The Village Екатеринбург Не стигматизируйте войсы, фиксируйте все, доверяйте

Как организовать работу в чатиках: Опыт удаленки от The Village Екатеринбург

В марте редакции The Village в Екатеринбурге исполнилось три года. Все три года команда работает удаленно, при этом арендует места в коворкинге для желающих, приходить туда не обязательно. С 30 марта многие российские компании окончательно перешли на удаленку на время карантина. В редакционной колонке издатели интернет-газеты Лена Бабушкина и Ксения Другова делятся собственным опытом организации удаленной работы. Она вряд ли пригодится крупным компаниям (скорее, отдельным подразделениям), а опытным фрилансерам и вовсе покажется до ужаса очевидной. Рекомендуем ее тем, кто только осваивает тонкости дистанционной работы.

Лена Бабушкина

Издатель, редакционный директор

Ксения Другова

Издатель, директор спецпроектов


1

Разделяйте чаты на технические и дискуссионные

Перенести работу в чаты проще, чем кажется — главное, укротить хаос и обустроить мессенджер под свои нужды. На самом деле, устные разговоры в офисе проигрывают переписке: часть информации теряется, часть искажается, приходится повторять несколько раз. В чате можно просто найти сообщение и переслать его, даже если идею обсуждали год назад.

Московские коллеги используют Slack, нам же он показался чересчур неповоротливым, и мы осели в Telegram (на случай блокировок есть резервные чаты в WhatsApp). Чтобы важная информация не терялась в рутине, делим чаты на условно творческие и технические. В основном чате, где состоят все сотрудники, мы обсуждаем идеи, планы, текущую жизнь и временами флудим по вечерам. Он называется «Планерка» и выполняет функцию рабочего кабинета — если кто-то зашел и высказался, услышали все. Работу, наши продукты — статьи — мы в деталях обсуждаем в соседних чатах. Чаты построены по принципу воронки, от общего к частному, в каждом из них состоит разный набор людей.

Одна половина нашей команды занимается редакционными публикациями, вторая — рекламными. Производственные процессы похожи: определяем тему, ищем автора, фотографа, иллюстратора, редактируем текст, верстаем статью, публикуем. После чата «Планерка» редакционный материал отправляется в чат «Дизайн», где состоят только ответственный редактор, фоторедактор и дизайнер. Это пространство завалено дискуссиями о порядке фотографий и цвете подложек, скринами и файлами, посторонние темы там не обсуждают.

В чате «Сейлз» мы обсуждаем продажи рекламы, текст коммерческих предложений, оплаты. Далее, по аналогии с «Планеркой», согласованная с заказчиком тема статьи отправляется на проработку в «Продакшен», затем в «Верстку спецпроектов». Таких наборов чатов у нас несколько — есть чаты с основными внештатными авторами, где находится редакционный директор, шеф-редактор и автор. Если цикл производства организован хорошо, количество чатов не путает, а, наоборот, помогает — например, редактору не приходится бегать от директора к автору, пересказывая каждому слова другого.

2

Создавайте личные чаты для работы

Так как в компании два руководителя, мы практикуем чаты на троих с ключевыми сотрудниками. Там мы обсуждаем финансовые вопросы, отпуска, форс-мажоры. Критиковать и ругаться тоже стараемся там, а не в общем чате. В «Планерке» мы можем устроить прилюдный разбор ситуации, в которой задействованы несколько человек, однако косяки конкретного сотрудника выносим редко. Более того, у издателей есть несколько отдельных чатов на двоих для работы, где мы обсуждаем важные цифры и решения. Мы подруги, и в личной переписке рабочие вопросы фиксировать сложно.

3

Используйте хэштеги

Еще один помощник в организации работы в чатах — хэштеги. Совет насколько очевидный, настолько же полезный. Важно определить, какие темы вы обсуждаете с повторяющейся регулярностью, а потом ищете в переписке. Наш основной набор тем — идеи для материалов, отчеты по прочтениям за месяц, интересные герои для публикаций, ссылки на аккаунты фрилансеров, потенциальные клиенты. Именно такие мелочи экономят рабочее время.

4

Организуйте многоступенчатое планирование

Чаты — инструмент для оперативной работы, где мы планируем ближайшие пару недель. Чтобы видеть общую картину, используем планировщики. Для редакции это Setka, собственный продукт сооснователей The Village: очень грубо говоря, это календарь с расставленными по нему тикетами — карточками статей, которые содержат всю нужную информацию (планируемая дата и время выпуска, автор, фотограф и другие участники процесса, прикрепленные материалы). Для отдела продаж используем Trello, где двигаем карточки из колонки потенциальных в колонку действующих клиентов, отмечаем даты оплат и прикрепляем документы.

Оперативные изменения вносим в статус, который закреплен в шапке каждого из рабочих чатов и меняется ежедневно. Работаем с ним так: каждое утро сотрудники сообщают о планах на день и трудностях, с которыми столкнулись, и руководитель фиксирует вводные в статусе. У этого процесса есть важная функция: чем чаще мы актуализируем статус, тем меньше необходимости писать сотрудникам, как у них дела, чем они заняты и во сколько будет текст.

Глобальные планировщики обновляем по мере занятости — раз в день или реже. Обычно стараемся спланировать объем работы на всю ближайшую неделю в пятницу, а на неделе оцениваем ситуацию и меняем местами приоритетность, если нужно.

5

Проговаривайте все. Доверяйте

На удаленке легко поймать ощущение, что сотрудник плюет в потолок или занимается личными делами, причем на самом деле в этот момент он может интенсивно работать. Такое происходит, например, когда рабочий чат молчит, а руководитель плохо представляет, сколько времени требуется на выполнение той или иной задачи. Или когда у журналиста возникли сложности — например, герой опоздал на интервью — но он не написал об этом в чате. Чтобы такого не происходило, мы рекомендуем использовать чек-лист:

• Посчитайте, какой объем работы сотрудник должен выполнять за один день и за одну неделю. Если он регулярно справляется — доверяйте и не терзайте вопросами о том, чем он занят прямо сейчас;

• Договоритесь начинать утро с сообщения о планах на день. Если вы начинаете работу в 10:00, проговорите, что сообщения нужно отправлять до 10:30. Утренняя планерка на удаленке — синоним офисного «Все пришли на работу»;

• Обговорите правило сразу же сообщать о любых изменениях, важных событиях и факапах в чат, чтобы команда могла оперативно составить новый план;

• Установите допустимое время молчания в ответ на сообщение руководителя в рабочее время. Для нас это условные полчаса, если не договаривались о другом: «Через десять минут я начну интервью, буду на связи через полтора часа». На удаленке «На связи» — синоним «В офисе»;

• Примите, что у каждого есть собственное время для продуктивности. Один любит работать после полуночи и выполнять задачи на утро, а утром дольше спать. Другой эффективнее работает до обеда. Если график сотрудника не мешает выполнению рабочих задач и не крадет время у команды, важно донести эту информацию до каждого.

6

Уходите из «офиса» и дайте уйти другим

Важно соблюдать рабочие часы и не превращать чаты в нескончаемый источник стресса. Мы не считаем нормальной работу по ночам, вечерам и в выходные — если это только не инициатива сотрудника. Поэтому по умолчанию считаем, что замьютить рабочий чат в 19:00 — нормально. Обсуждения там не прекращаются ни днем, ни ночью, но участвовать в них в личное время не обязательно. В случае форс-мажора мы позвоним.

7

Устраивайте виртуальные встречи

В обычных условиях мы собираемся редакцией один раз в неделю — устраиваем планерку в ресторане, обедаем, обсуждаем личные новости и рабочие дела. Поговорить голосом и посмотреть в глаза, увидеть реакцию коллеги, посмеяться и поштурмить вместе очень важно. В период пандемии мы созваниваемся по Zoom. Созванивайтесь с видео, если нужно обсудить что-то важное — например, если коллега или сотрудник подумывает уволиться. Все остальное можно обсудить в чате.

8

Задавайте больше личных вопросов

Одна из скрытых опасностей удаленной команды — отсутствие невербальной коммуникации. Конфликты между сотрудниками, общее напряжение не все считывают одинаково. Более того, участники команды могут по-разному интерпретировать одно и то же сообщение и быть уверенными, например, что к ним проявляют агрессию. Полезно время от времени интересоваться у коллег в личке, как они себя чувствуют, комфортно ли им взаимодействовать с другими участниками команды, как можно снизить их нагрузку.

9

Переводите общение с клиентами в почту

При этом чаты — не универсальное решение. Переписку с заказчиками мы всегда переводим в почту: это дисциплинирует, так как собрать большое письмо со всеми вводными и апдейтами сложнее, чем набросать реплик в чат. Конечно, мелкие и срочные вопросы можно обсуждать в мессенджерах, но ключевые решения и согласования мы фиксируем в письмах.

10

Создавайте инструкции, гайды и брифы

Еще один мощный тайм-киллер — это инструкции. Мы часто сотрудничаем с фрилансерами и объясняем, как именно нужно готовить контент по формату The Village. В продажах ежедневно повторяем мантру о том, какие рекламные форматы предлагаем, как устроено производство спецпроектов. Гораздо проще зафиксировать все повторяющееся истории в удобном файле или ссылке, уделив внимание редакторской работе — инструкция должна быть понятной и полезной.

Для фотографов и иллюстраторов у нас есть ссылка на все возможные размеры и пропорции файлов, для дизайнеров — технические требования, для авторов и корректоров — гайдлайны. Общение с заказчиками начинается с заполнения брифа: в нем рекламодатель рассказывает о задачах и целях бренда, о KPI, делится необходимыми данными, чтобы мы разработали концепции спецпроекта. После брифа удобно устроить созвон, после созвона — зафиксировать договоренности в письме. В идеале после письма должна наступить стадия электронного обмена документами, но из сотни наших подрядчиков до пандемии и карантина такими сервисами пользовались единицы. Надеемся, сейчас все изменится.

11

Не стигматизируйте голосовые сообщения

Войсы — такой же инструмент коммуникации, как звонок или бумажное письмо. Важно использовать эту возможность правильно и этично. В чатиках мы завели правило тегать конкретного человека перед отправкой войса, чтобы у остальных не было необходимости бросаться за наушниками и слушать ненужное. Обычно записываем срочные сообщения на бегу или рассказываем длинные истории — например, как прошло интервью с интересным всей редакции героем.

Еще в голосовом сообщении удобно записывать правки к тексту — читая и комментируя в режиме реального времени структуру, смысл, мелкие опечатки. Редактор, получивший такое сообщение, может слушать его и править по ходу мысли отправителя, ставить на паузу и возвращаться к работе.

Самое классное открытие, которое мы сделали, это интервью в виде войсов. Созвон — это какое-то большое событие, часто требующее специально отведенного времени. Когда герои отвечают письменно, они концентрируются на создании стройного текста и часто убивают собственные мысли и истории. С войсами все как в живом разговоре, при этом можно сделать паузу, подумать и продолжить. Обычно мы отправляем героям вопросы, отслушиваем ответы, задаем дополнительные вопросы, затем отправляем все на расшифровку.

12

Оптимизируйте другие сферы

Самый драгоценный ресурс — рабочее время команды. Нас мало, поэтому стараемся тратить минимальное время на дорогу во время съемок или личных интервью. Сотрудники пользуются корпоративным такси, когда на общественном транспорте добираться долго и неудобно, или когда нужно сократить дорогу между важными встречами. Вместо почты пользуемся курьерскими доставками — при нашем объеме документов это стоит гораздо дешевле походов на почту даже пару раз в неделю. Партнеры благодарны: так документы не теряются и попадают лично в руки. Еще мы сотрудничаем с расшифровщицей — вместо рутинной работы журналист может отправиться на следующее интервью, а вернувшись, работать с расшифровкой. Все записанные интервью немедленно заливаем в облако.

читайте ТАМ, ГДЕ УДОБНО:

Share
скопировать ссылку

Читайте также:

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге
Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге Сообщество The Village, плейлист от «Тесноты» и фирменные коктейли в баре «Коллектив»
Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге

Как прошла первая вечеринка The Village в Екатеринбурге
Сообщество The Village, плейлист от «Тесноты» и фирменные коктейли в баре «Коллектив»

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе
«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе «В журналистику меня привела жадность»
«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе

«Кто мы, откуда, куда мы идем»: The Village Екатеринбург рассказывает о себе
«В журналистику меня привела жадность»

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге
Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге Сообщество The Village, диджей-сет Кирилла Иванова и фирменные коктейли в «Доме Печати»
Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге

Как прошла вечеринка двухлетия The Village в Екатеринбурге
Сообщество The Village, диджей-сет Кирилла Иванова и фирменные коктейли в «Доме Печати»

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург
29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург От грустных драм и мощных триллеров до сюрреалистичных мультсериалов и низкобюджетных картин с Урала
29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург

29 любимых сериалов редакции The Village Екатеринбург
От грустных драм и мощных триллеров до сюрреалистичных мультсериалов и низкобюджетных картин с Урала

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

Чем заняться в Москве с 14 по 23 января

Скорее всего, вы пьете не настоящий матча. Как цветной напиток стал великим московским обманом

Куда могут поехать россияне, привитые «Спутником V»

Чайная пара, кружки и целый сервиз: Где покупать красивую посуду

Как Пол Томас Андерсон переосмыслил жанр подростковой драмы в «Лакричной пицце»

Первая полоса

Чем заняться в Москве с 14 по 23 января
Чем заняться в Москве с 14 по 23 января Выставка про Цоя, фестиваль экспериментальной электроники и дегустация отечественного вина
Чем заняться в Москве с 14 по 23 января

Чем заняться в Москве с 14 по 23 января
Выставка про Цоя, фестиваль экспериментальной электроники и дегустация отечественного вина

Скорее всего, вы пьете не настоящий матча. Как цветной напиток стал великим московским обманом
Скорее всего, вы пьете не настоящий матча. Как цветной напиток стал великим московским обманом
Скорее всего, вы пьете не настоящий матча. Как цветной напиток стал великим московским обманом

Скорее всего, вы пьете не настоящий матча. Как цветной напиток стал великим московским обманом

Куда могут поехать россияне, привитые «Спутником V»
Куда могут поехать россияне, привитые «Спутником V» Составили список таких стран
Куда могут поехать россияне, привитые «Спутником V»

Куда могут поехать россияне, привитые «Спутником V»
Составили список таких стран

Чайная пара, кружки и целый сервиз: Где покупать красивую посуду
Чайная пара, кружки и целый сервиз: Где покупать красивую посуду
Чайная пара, кружки и целый сервиз: Где покупать красивую посуду

Чайная пара, кружки и целый сервиз: Где покупать красивую посуду

Как Пол Томас Андерсон переосмыслил жанр подростковой драмы в «Лакричной пицце»
Как Пол Томас Андерсон переосмыслил жанр подростковой драмы в «Лакричной пицце» Алиса Таёжная — о главном фильме этой зимы
Как Пол Томас Андерсон переосмыслил жанр подростковой драмы в «Лакричной пицце»

Как Пол Томас Андерсон переосмыслил жанр подростковой драмы в «Лакричной пицце»
Алиса Таёжная — о главном фильме этой зимы

«Спасите мою душу»:
С чем боролись художники, создавая свои работы
Спецпроект
«Спасите мою душу»: С чем боролись художники, создавая свои работы
«Спасите мою душу»:
С чем боролись художники, создавая свои работы
Спецпроект

«Спасите мою душу»: С чем боролись художники, создавая свои работы

Кто такие охотники за северным сиянием и как его увидеть под Петербургом
Кто такие охотники за северным сиянием и как его увидеть под Петербургом
Кто такие охотники за северным сиянием и как его увидеть под Петербургом

Кто такие охотники за северным сиянием и как его увидеть под Петербургом

Монеточка обвинила Mash в раскрытии ее московского адреса
Монеточка обвинила Mash в раскрытии ее московского адреса Выяснили, стоит ли судиться в такой ситуации
Монеточка обвинила Mash в раскрытии ее московского адреса

Монеточка обвинила Mash в раскрытии ее московского адреса
Выяснили, стоит ли судиться в такой ситуации

«Пять гребаных лет за говно»
«Пять гребаных лет за говно» Что пишут в соцсетях про уголовное дело против автора инсталляции в виде какашки
«Пять гребаных лет за говно»

«Пять гребаных лет за говно»
Что пишут в соцсетях про уголовное дело против автора инсталляции в виде какашки

Как обсуждать повышение зарплаты
Как обсуждать повышение зарплаты Чтобы не поссориться с начальником и добиться своего
Как обсуждать повышение зарплаты

Как обсуждать повышение зарплаты
Чтобы не поссориться с начальником и добиться своего

Внутреннее море, футуризм и современное искусство: Зачем ехать в Катар
Внутреннее море, футуризм и современное искусство: Зачем ехать в Катар
Внутреннее море, футуризм и современное искусство: Зачем ехать в Катар

Внутреннее море, футуризм и современное искусство: Зачем ехать в Катар

В моменте или в инстаграме? Как изменилось наше отношение к фотографиям с вечеринок
Спецпроект
В моменте или в инстаграме? Как изменилось наше отношение к фотографиям с вечеринок
В моменте или в инстаграме? Как изменилось наше отношение к фотографиям с вечеринок
Спецпроект

В моменте или в инстаграме? Как изменилось наше отношение к фотографиям с вечеринок

Ограничивать время в соцсетях
Ограничивать время в соцсетях Чтобы больше успевать и сохранять душевное равновесие
Ограничивать время в соцсетях

Ограничивать время в соцсетях
Чтобы больше успевать и сохранять душевное равновесие

Почему не стоит думать, что заводить полезные знакомства могут только экстраверты
Почему не стоит думать, что заводить полезные знакомства могут только экстраверты
Почему не стоит думать, что заводить полезные знакомства могут только экстраверты

Почему не стоит думать, что заводить полезные знакомства могут только экстраверты

Место для шага назад: Что можно узнать о Цое из выставки-байопика «Виктор Цой. Путь героя» в «Манеже»
Место для шага назад: Что можно узнать о Цое из выставки-байопика «Виктор Цой. Путь героя» в «Манеже»
Место для шага назад: Что можно узнать о Цое из выставки-байопика «Виктор Цой. Путь героя» в «Манеже»

Место для шага назад: Что можно узнать о Цое из выставки-байопика «Виктор Цой. Путь героя» в «Манеже»

Загадки Центрального телеграфа
Спецпроект
Загадки Центрального телеграфа От главного пункта связи страны до праздничной иллюминации
Загадки Центрального телеграфа
Спецпроект

Загадки Центрального телеграфа
От главного пункта связи страны до праздничной иллюминации

«Орнитология», Макбет и книга про лес
«Орнитология», Макбет и книга про лес Что слушать, смотреть и читать на выходных
«Орнитология», Макбет и книга про лес

«Орнитология», Макбет и книга про лес
Что слушать, смотреть и читать на выходных

Дорогой аудиодневник: Чем хорош «Caprisongs» — на первый взгляд необязательный микстейп FKA Twigs
Дорогой аудиодневник: Чем хорош «Caprisongs» — на первый взгляд необязательный микстейп FKA Twigs
Дорогой аудиодневник: Чем хорош «Caprisongs» — на первый взгляд необязательный микстейп FKA Twigs

Дорогой аудиодневник: Чем хорош «Caprisongs» — на первый взгляд необязательный микстейп FKA Twigs

Код курьера: Зачем компании за свой счет переучивают таксистов, кладовщиков и доставщиков на IT-специальности
Код курьера: Зачем компании за свой счет переучивают таксистов, кладовщиков и доставщиков на IT-специальности
Код курьера: Зачем компании за свой счет переучивают таксистов, кладовщиков и доставщиков на IT-специальности

Код курьера: Зачем компании за свой счет переучивают таксистов, кладовщиков и доставщиков на IT-специальности

Драки под Чайковского и опиум в православном кресте: Что происходит в фильме «King’s Man: Начало»
Драки под Чайковского и опиум в православном кресте: Что происходит в фильме «King’s Man: Начало»
Драки под Чайковского и опиум в православном кресте: Что происходит в фильме «King’s Man: Начало»

Драки под Чайковского и опиум в православном кресте: Что происходит в фильме «King’s Man: Начало»

Подпишитесь на рассылку