24 июня, четверг
Санкт-Петербург
Войти

Наводить порядок в рабочей почте Чтобы количество непрочитанных сообщений к концу дня равнялось нулю

The Village рассказывает о хороших привычках и простых действиях, делающих в конечном счете жизнь лучше. В новом выпуске — несколько правил, которые помогут избавиться от миллиона непрочитанных сообщений в рабочей почте.


Маша Шаталина

шеф-редактор The Village, редактор разделов «Дом» и «Дети»

Почта и мессенджеры — по сути, основные рабочие инструменты редактора. Ежедневные 500+ непрочитанных сообщений (веерная рассылка от информагентств, реклама, непонятные предложения, неактуальные подписки и откровенный спам) не дают мне расслабиться и сосредоточиться на текущих делах: среди них обязательно будут важные письма, которые никак нельзя пропустить.

Что я делаю, чтобы не пасть под завалом писем? Для начала — пара простых правил С. Дж. Скотта, эксперта по личной эффективности, автора книги «Ноль во входящих: Проверенные методы управления электронной почтой». Во-первых, электронная почта не подразумевает моментального ответа, в отличие от мессенджеров, поэтому привычка постоянно ее просматривать — это просто один из видов невроза. Во-вторых, абсолютно все письма можно условно разделить на четыре категории: «удалить», «делегировать», «ответить» и «перенести в список задач».

Я не пользуюсь почтовым клиентом на ноуте — нет отвлекающих пушей о новых письмах, — а почту в браузере просматриваю в среднем раз в час.

Трачу на непрочитанные сообщения пять минут: сразу удаляю ненужные и обрабатываю те, на которые можно ответить меньше чем за 30 секунд. Я называю это «не задерживать мяч у себя»: если что-то нужно обсудить с редакторами других разделов, отдать в отдел маркетинга с просьбой договориться об инфопартнерстве или переслать коллегам из новостей, то это делается парой кликов и буквально двумя-тремя фразами.

 Использую ярлыки — так в общем потоке непрочитанного сразу видны цепочки писем, которые уже в работе: съемки, общение с экспертами, разбор материалов с авторами и так далее. Ярлыки довольно общие: «Дом» и «Дети» — все материалы для соответствующих разделов, «Эксперты» и «Мероприятия» — контакты спикеров и события для подборок на сайт или те, которые нужно внести в календарь. У каждого ярлыка свой цвет, а у одной цепочки писем может быть до четырех разных ярлыков.

Отдельно стоит сказать о ярлыке «Большие письма»: им помечаются все входящие объемом больше 500 килобайт (возможно, надо понизить и этот порог) — такие письма я просматриваю и удаляю в первую очередь, чтобы не засорять почту.

Все, на что нельзя ответить быстро, кидаю в «Черновики». Раз в день, обычно ближе к вечеру, когда можно спокойно и вдумчиво написать ответ, разбираюсь с этой папкой: после работы в ней остаются только шаблонные ответы и черновик с идеями материалов.

Вероятно, пустой почтовый ящик — это тоже своего рода невроз и точно признак контрол-фрика, но навести в почте порядок и не доводить ситуацию до «почтового банкротства» (еще одно выражение С. Дж. Скотта, означающее удаление всех писем без разбора. — Прим. ред.) вполне реально.



Обложка: Annie Spratt — Unsplash

Share
скопировать ссылку

Читайте также:

«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно
«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно Консультант Питер Брегман написал книгу о том, как принимать правильные решения в условиях критической нехватки времени
«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно

«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно
Консультант Питер Брегман написал книгу о том, как принимать правильные решения в условиях критической нехватки времени

«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает
«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает Тренер по личной эффективности Дэвид Аллен рассказывает о том, как справиться с кучей дел
«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает

«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает
Тренер по личной эффективности Дэвид Аллен рассказывает о том, как справиться с кучей дел

Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту
Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту Простой способ упорядочить поток сообщений по работе
Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту

Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту
Простой способ упорядочить поток сообщений по работе

Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее
Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее Чем плох режим энергосбережения и зачем откатывать айфон к заводским установкам раз в два года
Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее

Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее
Чем плох режим энергосбережения и зачем откатывать айфон к заводским установкам раз в два года

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

«Мы боимся жизни вокруг нас»‎

Восточный без восторга: Почему новый вокзал не нравится пассажирам

На что живут тиктокеры

Сыр, пещеры и горные походы: Зачем ехать в Адыгею

Как совмещать воспитание детей и свой бизнес

Первая полоса

«Мы боимся жизни вокруг нас»‎
«Мы боимся жизни вокруг нас»‎ Кася Денисевич рассказывает о своей книге «Соседи» про жизнь в московском многоквартирном доме
«Мы боимся жизни вокруг нас»‎

«Мы боимся жизни вокруг нас»‎
Кася Денисевич рассказывает о своей книге «Соседи» про жизнь в московском многоквартирном доме

Восточный без восторга: Почему новый вокзал не нравится пассажирам

Восточный без восторга: Почему новый вокзал не нравится пассажирамИ есть ли в нем хоть что-то хорошее

Восточный без восторга: Почему новый вокзал не нравится пассажирам

Восточный без восторга: Почему новый вокзал не нравится пассажирам И есть ли в нем хоть что-то хорошее

На что живут тиктокеры
На что живут тиктокеры Как заработать на недвижимость в Москве и поездки на Мальдивы с помощью коротких видео
На что живут тиктокеры

На что живут тиктокеры
Как заработать на недвижимость в Москве и поездки на Мальдивы с помощью коротких видео

Сыр, пещеры и горные походы: Зачем ехать в Адыгею

Сыр, пещеры и горные походы: Зачем ехать в Адыгею

Сыр, пещеры и горные походы: Зачем ехать в Адыгею

Сыр, пещеры и горные походы: Зачем ехать в Адыгею

Как совмещать воспитание детей и свой бизнес
Спецпроект
Как совмещать воспитание детей и свой бизнес 3 вдохновляющие истории молодых мам
Как совмещать воспитание детей и свой бизнес
Спецпроект

Как совмещать воспитание детей и свой бизнес
3 вдохновляющие истории молодых мам

Никакой окрошки: 4 рецепта летних холодных супов
Никакой окрошки: 4 рецепта летних холодных супов
Никакой окрошки: 4 рецепта летних холодных супов

Никакой окрошки: 4 рецепта летних холодных супов

Saro на Петроградской стороне
Saro на Петроградской стороне Авторская кухня Марии Дементьевой в очень красивом ресторане
Saro на Петроградской стороне

Saro на Петроградской стороне
Авторская кухня Марии Дементьевой в очень красивом ресторане

Фестивали отменяют один за другим. Куда еще есть шанс попасть?

Следим за главными событиями этого лета

Фестивали отменяют один за другим. Куда еще есть шанс попасть?
Следим за главными событиями этого лета

От ласт до пляжного коврика
Промо
От ласт до пляжного коврика 10 вещей, которые пригодятся вам этим летом
От ласт до пляжного коврика
Промо

От ласт до пляжного коврика
10 вещей, которые пригодятся вам этим летом

Как BelkaCar сумела удержаться на рынке каршеринга
Как BelkaCar сумела удержаться на рынке каршеринга И смогла значительно вырасти после локдауна
Как BelkaCar сумела удержаться на рынке каршеринга

Как BelkaCar сумела удержаться на рынке каршеринга
И смогла значительно вырасти после локдауна

Современные толкинисты

Современные толкинистыПотратить 400 тысяч рублей на костюмы и построить ролевую семью

Современные толкинисты

Современные толкинисты Потратить 400 тысяч рублей на костюмы и построить ролевую семью

25 главных событий недели
25 главных событий недели «Энди Уорхол и русское искусство», спектакль «Живой» Яны Туминой, Slava Marlow и ретроспектива Александра Сокурова
25 главных событий недели

25 главных событий недели
«Энди Уорхол и русское искусство», спектакль «Живой» Яны Туминой, Slava Marlow и ретроспектива Александра Сокурова

Лучшая экоинициатива, по версии горожан
Спецпроект
Лучшая экоинициатива, по версии горожан Как далеко вы готовы зайти ради экологии
Лучшая экоинициатива, по версии горожан
Спецпроект

Лучшая экоинициатива, по версии горожан
Как далеко вы готовы зайти ради экологии

«Я пришел поработать курьером на время карантина, но так и остался»
«Я пришел поработать курьером на время карантина, но так и остался» Почему люди не хотят бросать доставку
«Я пришел поработать курьером на время карантина, но так и остался»

«Я пришел поработать курьером на время карантина, но так и остался»
Почему люди не хотят бросать доставку

Как выбрать освещение для дачного участка
Как выбрать освещение для дачного участка
Как выбрать освещение для дачного участка

Как выбрать освещение для дачного участка

По рекам и каналам: 5 ресторанов на корабликах в Петербурге
По рекам и каналам: 5 ресторанов на корабликах в Петербурге Спасаемся от жары на воде
По рекам и каналам: 5 ресторанов на корабликах в Петербурге

По рекам и каналам: 5 ресторанов на корабликах в Петербурге
Спасаемся от жары на воде

Юлия Кулешова — о том, почему дети молчат о насильниках, а взрослые не замечают проблему
Юлия Кулешова — о том, почему дети молчат о насильниках, а взрослые не замечают проблему И истинном масштабе насилия в России
Юлия Кулешова — о том, почему дети молчат о насильниках, а взрослые не замечают проблему

Юлия Кулешова — о том, почему дети молчат о насильниках, а взрослые не замечают проблему
И истинном масштабе насилия в России

Планы на лето-2021: музыка, сериалы, книги, игры и кино
Планы на лето-2021: музыка, сериалы, книги, игры и кино Мистика Шьямалана, грусть Ланы дель Рей, страх Джулианны Мур и хтонь Дельфина
Планы на лето-2021: музыка, сериалы, книги, игры и кино

Планы на лето-2021: музыка, сериалы, книги, игры и кино
Мистика Шьямалана, грусть Ланы дель Рей, страх Джулианны Мур и хтонь Дельфина

«Как я ревакцинировался»
«Как я ревакцинировался» Можно ли сейчас прийти в поликлинику за новой дозой вакцины
«Как я ревакцинировался»

«Как я ревакцинировался»
Можно ли сейчас прийти в поликлинику за новой дозой вакцины

«Я пеку хлеб с портретами»: Актриса Серафима Красникова — о карантинном хобби, которое превратилось в гастропроект
«Я пеку хлеб с портретами»: Актриса Серафима Красникова — о карантинном хобби, которое превратилось в гастропроект
«Я пеку хлеб с портретами»: Актриса Серафима Красникова — о карантинном хобби, которое превратилось в гастропроект

«Я пеку хлеб с портретами»: Актриса Серафима Красникова — о карантинном хобби, которое превратилось в гастропроект

Подпишитесь на рассылку