18 мая, среда
Москва
Войти

Наводить порядок в рабочей почте Чтобы количество непрочитанных сообщений к концу дня равнялось нулю

The Village рассказывает о хороших привычках и простых действиях, делающих в конечном счете жизнь лучше. В новом выпуске — несколько правил, которые помогут избавиться от миллиона непрочитанных сообщений в рабочей почте.


Маша Шаталина

шеф-редактор The Village, редактор разделов «Дом» и «Дети»

Почта и мессенджеры — по сути, основные рабочие инструменты редактора. Ежедневные 500+ непрочитанных сообщений (веерная рассылка от информагентств, реклама, непонятные предложения, неактуальные подписки и откровенный спам) не дают мне расслабиться и сосредоточиться на текущих делах: среди них обязательно будут важные письма, которые никак нельзя пропустить.

Что я делаю, чтобы не пасть под завалом писем? Для начала — пара простых правил С. Дж. Скотта, эксперта по личной эффективности, автора книги «Ноль во входящих: Проверенные методы управления электронной почтой». Во-первых, электронная почта не подразумевает моментального ответа, в отличие от мессенджеров, поэтому привычка постоянно ее просматривать — это просто один из видов невроза. Во-вторых, абсолютно все письма можно условно разделить на четыре категории: «удалить», «делегировать», «ответить» и «перенести в список задач».

Я не пользуюсь почтовым клиентом на ноуте — нет отвлекающих пушей о новых письмах, — а почту в браузере просматриваю в среднем раз в час.

Трачу на непрочитанные сообщения пять минут: сразу удаляю ненужные и обрабатываю те, на которые можно ответить меньше чем за 30 секунд. Я называю это «не задерживать мяч у себя»: если что-то нужно обсудить с редакторами других разделов, отдать в отдел маркетинга с просьбой договориться об инфопартнерстве или переслать коллегам из новостей, то это делается парой кликов и буквально двумя-тремя фразами.

 Использую ярлыки — так в общем потоке непрочитанного сразу видны цепочки писем, которые уже в работе: съемки, общение с экспертами, разбор материалов с авторами и так далее. Ярлыки довольно общие: «Дом» и «Дети» — все материалы для соответствующих разделов, «Эксперты» и «Мероприятия» — контакты спикеров и события для подборок на сайт или те, которые нужно внести в календарь. У каждого ярлыка свой цвет, а у одной цепочки писем может быть до четырех разных ярлыков.

Отдельно стоит сказать о ярлыке «Большие письма»: им помечаются все входящие объемом больше 500 килобайт (возможно, надо понизить и этот порог) — такие письма я просматриваю и удаляю в первую очередь, чтобы не засорять почту.

Все, на что нельзя ответить быстро, кидаю в «Черновики». Раз в день, обычно ближе к вечеру, когда можно спокойно и вдумчиво написать ответ, разбираюсь с этой папкой: после работы в ней остаются только шаблонные ответы и черновик с идеями материалов.

Вероятно, пустой почтовый ящик — это тоже своего рода невроз и точно признак контрол-фрика, но навести в почте порядок и не доводить ситуацию до «почтового банкротства» (еще одно выражение С. Дж. Скотта, означающее удаление всех писем без разбора. — Прим. ред.) вполне реально.



Обложка: Annie Spratt — Unsplash

Share
скопировать ссылку

Читайте также:

«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно
«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно Консультант Питер Брегман написал книгу о том, как принимать правильные решения в условиях критической нехватки времени
«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно

«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно
Консультант Питер Брегман написал книгу о том, как принимать правильные решения в условиях критической нехватки времени

«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает
«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает Тренер по личной эффективности Дэвид Аллен рассказывает о том, как справиться с кучей дел
«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает

«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает
Тренер по личной эффективности Дэвид Аллен рассказывает о том, как справиться с кучей дел

Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту
Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту Простой способ упорядочить поток сообщений по работе
Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту

Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту
Простой способ упорядочить поток сообщений по работе

Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее
Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее Чем плох режим энергосбережения и зачем откатывать айфон к заводским установкам раз в два года
Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее

Чистить память смартфона, чтобы он работал быстрее
Чем плох режим энергосбережения и зачем откатывать айфон к заводским установкам раз в два года

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России

Я запустила флешмоб о расизме в России и получила 1,5 тысячи историй за несколько дней

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

В Москве Z-активисты устроили автопробег и угрожали авторке The Village полицией

Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»

Первая полоса

Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги?
Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги? И может ли налоговая узнать, где я нахожусь
Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги?

Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги?
И может ли налоговая узнать, где я нахожусь

Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа»
Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа» «ФСИН — это наследие ГУЛАГа, система работает на уничтожение человека»
Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа»

Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа»
«ФСИН — это наследие ГУЛАГа, система работает на уничтожение человека»

Что слушать про *****
Что слушать про ***** Подборка антивоенных подкастов — от ежедневных новостей до гайдов по психотерапии
Что слушать про *****

Что слушать про *****
Подборка антивоенных подкастов — от ежедневных новостей до гайдов по психотерапии

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии
Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии
Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии

Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии

Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России
Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России «Важно не просто уехать, а что-то сделать»
Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России

Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России
«Важно не просто уехать, а что-то сделать»

«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу
«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу
«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу

«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу

В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена
В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена Почему сейчас?
В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена

В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена
Почему сейчас?

Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться
Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться Объясняют психолог и психиатр
Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться

Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться
Объясняют психолог и психиатр

Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»
Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»
Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»

Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»

Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов
Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов
Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов

Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов

Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры
Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры
Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры

Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России
«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России И что будет, если ее правда объявят
«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России

«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России
И что будет, если ее правда объявят

Итоги опен-колла «Между нами» — совместного проекта The Village и «Незнания»
Итоги опен-колла «Между нами» — совместного проекта The Village и «Незнания»
Итоги опен-колла «Между нами» — совместного проекта The Village и «Незнания»

Итоги опен-колла «Между нами» — совместного проекта The Village и «Незнания»

В Москве Z-активисты устроили автопробег и угрожали авторке The Village полицией
В Москве Z-активисты устроили автопробег и угрожали авторке The Village полицией
В Москве Z-активисты устроили автопробег и угрожали авторке The Village полицией

В Москве Z-активисты устроили автопробег и угрожали авторке The Village полицией

В частных кинотеатрах Москвы и Питера показывают спираченного «Бэтмена»
В частных кинотеатрах Москвы и Питера показывают спираченного «Бэтмена» Редакторы The Village попытались записаться на показы
В частных кинотеатрах Москвы и Питера показывают спираченного «Бэтмена»

В частных кинотеатрах Москвы и Питера показывают спираченного «Бэтмена»
Редакторы The Village попытались записаться на показы

Я запустила флешмоб о расизме в России и получила 1,5 тысячи историй за несколько дней
Я запустила флешмоб о расизме в России и получила 1,5 тысячи историй за несколько дней
Я запустила флешмоб о расизме в России и получила 1,5 тысячи историй за несколько дней

Я запустила флешмоб о расизме в России и получила 1,5 тысячи историй за несколько дней

«Абсолютно горизонтальная история»: Как жители Петербурга и Нарвы помогают украинским беженцам
«Абсолютно горизонтальная история»: Как жители Петербурга и Нарвы помогают украинским беженцам Которые едут в Европу
«Абсолютно горизонтальная история»: Как жители Петербурга и Нарвы помогают украинским беженцам

«Абсолютно горизонтальная история»: Как жители Петербурга и Нарвы помогают украинским беженцам
Которые едут в Европу

Как дела, как дела? Это новый автозак
Как дела, как дела? Это новый автозак Реакция твиттера на будущие «комфортные» автозаки
Как дела, как дела? Это новый автозак

Как дела, как дела? Это новый автозак
Реакция твиттера на будущие «комфортные» автозаки

Подпишитесь на рассылку