В марте редакции The Village в Екатеринбурге исполнилось три года. Все три года команда работает удаленно, при этом арендует места в коворкинге для желающих, приходить туда не обязательно. С 30 марта многие российские компании окончательно перешли на удаленку на время карантина. В редакционной колонке издатели интернет-газеты Лена Бабушкина и Ксения Другова делятся собственным опытом организации удаленной работы. Она вряд ли пригодится крупным компаниям (скорее, отдельным подразделениям), а опытным фрилансерам и вовсе покажется до ужаса очевидной. Рекомендуем ее тем, кто только осваивает тонкости дистанционной работы.

Лена Бабушкина

Издатель, редакционный директор

Ксения Другова

Издатель, директор спецпроектов


1

Разделяйте чаты на технические и дискуссионные

Перенести работу в чаты проще, чем кажется — главное, укротить хаос и обустроить мессенджер под свои нужды. На самом деле, устные разговоры в офисе проигрывают переписке: часть информации теряется, часть искажается, приходится повторять несколько раз. В чате можно просто найти сообщение и переслать его, даже если идею обсуждали год назад.

Московские коллеги используют Slack, нам же он показался чересчур неповоротливым, и мы осели в Telegram (на случай блокировок есть резервные чаты в WhatsApp). Чтобы важная информация не терялась в рутине, делим чаты на условно творческие и технические. В основном чате, где состоят все сотрудники, мы обсуждаем идеи, планы, текущую жизнь и временами флудим по вечерам. Он называется «Планерка» и выполняет функцию рабочего кабинета — если кто-то зашел и высказался, услышали все. Работу, наши продукты — статьи — мы в деталях обсуждаем в соседних чатах. Чаты построены по принципу воронки, от общего к частному, в каждом из них состоит разный набор людей.

Одна половина нашей команды занимается редакционными публикациями, вторая — рекламными. Производственные процессы похожи: определяем тему, ищем автора, фотографа, иллюстратора, редактируем текст, верстаем статью, публикуем. После чата «Планерка» редакционный материал отправляется в чат «Дизайн», где состоят только ответственный редактор, фоторедактор и дизайнер. Это пространство завалено дискуссиями о порядке фотографий и цвете подложек, скринами и файлами, посторонние темы там не обсуждают.

В чате «Сейлз» мы обсуждаем продажи рекламы, текст коммерческих предложений, оплаты. Далее, по аналогии с «Планеркой», согласованная с заказчиком тема статьи отправляется на проработку в «Продакшен», затем в «Верстку спецпроектов». Таких наборов чатов у нас несколько — есть чаты с основными внештатными авторами, где находится редакционный директор, шеф-редактор и автор. Если цикл производства организован хорошо, количество чатов не путает, а, наоборот, помогает — например, редактору не приходится бегать от директора к автору, пересказывая каждому слова другого.

2

Создавайте личные чаты для работы

Так как в компании два руководителя, мы практикуем чаты на троих с ключевыми сотрудниками. Там мы обсуждаем финансовые вопросы, отпуска, форс-мажоры. Критиковать и ругаться тоже стараемся там, а не в общем чате. В «Планерке» мы можем устроить прилюдный разбор ситуации, в которой задействованы несколько человек, однако косяки конкретного сотрудника выносим редко. Более того, у издателей есть несколько отдельных чатов на двоих для работы, где мы обсуждаем важные цифры и решения. Мы подруги, и в личной переписке рабочие вопросы фиксировать сложно.

3

Используйте хэштеги

Еще один помощник в организации работы в чатах — хэштеги. Совет насколько очевидный, настолько же полезный. Важно определить, какие темы вы обсуждаете с повторяющейся регулярностью, а потом ищете в переписке. Наш основной набор тем — идеи для материалов, отчеты по прочтениям за месяц, интересные герои для публикаций, ссылки на аккаунты фрилансеров, потенциальные клиенты. Именно такие мелочи экономят рабочее время.

4

Организуйте многоступенчатое планирование

Чаты — инструмент для оперативной работы, где мы планируем ближайшие пару недель. Чтобы видеть общую картину, используем планировщики. Для редакции это Setka, собственный продукт сооснователей The Village: очень грубо говоря, это календарь с расставленными по нему тикетами — карточками статей, которые содержат всю нужную информацию (планируемая дата и время выпуска, автор, фотограф и другие участники процесса, прикрепленные материалы). Для отдела продаж используем Trello, где двигаем карточки из колонки потенциальных в колонку действующих клиентов, отмечаем даты оплат и прикрепляем документы.

Оперативные изменения вносим в статус, который закреплен в шапке каждого из рабочих чатов и меняется ежедневно. Работаем с ним так: каждое утро сотрудники сообщают о планах на день и трудностях, с которыми столкнулись, и руководитель фиксирует вводные в статусе. У этого процесса есть важная функция: чем чаще мы актуализируем статус, тем меньше необходимости писать сотрудникам, как у них дела, чем они заняты и во сколько будет текст.

Глобальные планировщики обновляем по мере занятости — раз в день или реже. Обычно стараемся спланировать объем работы на всю ближайшую неделю в пятницу, а на неделе оцениваем ситуацию и меняем местами приоритетность, если нужно.

5

Проговаривайте все. Доверяйте

На удаленке легко поймать ощущение, что сотрудник плюет в потолок или занимается личными делами, причем на самом деле в этот момент он может интенсивно работать. Такое происходит, например, когда рабочий чат молчит, а руководитель плохо представляет, сколько времени требуется на выполнение той или иной задачи. Или когда у журналиста возникли сложности — например, герой опоздал на интервью — но он не написал об этом в чате. Чтобы такого не происходило, мы рекомендуем использовать чек-лист:

• Посчитайте, какой объем работы сотрудник должен выполнять за один день и за одну неделю. Если он регулярно справляется — доверяйте и не терзайте вопросами о том, чем он занят прямо сейчас;

• Договоритесь начинать утро с сообщения о планах на день. Если вы начинаете работу в 10:00, проговорите, что сообщения нужно отправлять до 10:30. Утренняя планерка на удаленке — синоним офисного «Все пришли на работу»;

• Обговорите правило сразу же сообщать о любых изменениях, важных событиях и факапах в чат, чтобы команда могла оперативно составить новый план;

• Установите допустимое время молчания в ответ на сообщение руководителя в рабочее время. Для нас это условные полчаса, если не договаривались о другом: «Через десять минут я начну интервью, буду на связи через полтора часа». На удаленке «На связи» — синоним «В офисе»;

• Примите, что у каждого есть собственное время для продуктивности. Один любит работать после полуночи и выполнять задачи на утро, а утром дольше спать. Другой эффективнее работает до обеда. Если график сотрудника не мешает выполнению рабочих задач и не крадет время у команды, важно донести эту информацию до каждого.

6

Уходите из «офиса» и дайте уйти другим

Важно соблюдать рабочие часы и не превращать чаты в нескончаемый источник стресса. Мы не считаем нормальной работу по ночам, вечерам и в выходные — если это только не инициатива сотрудника. Поэтому по умолчанию считаем, что замьютить рабочий чат в 19:00 — нормально. Обсуждения там не прекращаются ни днем, ни ночью, но участвовать в них в личное время не обязательно. В случае форс-мажора мы позвоним.

7

Устраивайте виртуальные встречи

В обычных условиях мы собираемся редакцией один раз в неделю — устраиваем планерку в ресторане, обедаем, обсуждаем личные новости и рабочие дела. Поговорить голосом и посмотреть в глаза, увидеть реакцию коллеги, посмеяться и поштурмить вместе очень важно. В период пандемии мы созваниваемся по Zoom. Созванивайтесь с видео, если нужно обсудить что-то важное — например, если коллега или сотрудник подумывает уволиться. Все остальное можно обсудить в чате.

8

Задавайте больше личных вопросов

Одна из скрытых опасностей удаленной команды — отсутствие невербальной коммуникации. Конфликты между сотрудниками, общее напряжение не все считывают одинаково. Более того, участники команды могут по-разному интерпретировать одно и то же сообщение и быть уверенными, например, что к ним проявляют агрессию. Полезно время от времени интересоваться у коллег в личке, как они себя чувствуют, комфортно ли им взаимодействовать с другими участниками команды, как можно снизить их нагрузку.

9

Переводите общение с клиентами в почту

При этом чаты — не универсальное решение. Переписку с заказчиками мы всегда переводим в почту: это дисциплинирует, так как собрать большое письмо со всеми вводными и апдейтами сложнее, чем набросать реплик в чат. Конечно, мелкие и срочные вопросы можно обсуждать в мессенджерах, но ключевые решения и согласования мы фиксируем в письмах.

10

Создавайте инструкции, гайды и брифы

Еще один мощный тайм-киллер — это инструкции. Мы часто сотрудничаем с фрилансерами и объясняем, как именно нужно готовить контент по формату The Village. В продажах ежедневно повторяем мантру о том, какие рекламные форматы предлагаем, как устроено производство спецпроектов. Гораздо проще зафиксировать все повторяющееся истории в удобном файле или ссылке, уделив внимание редакторской работе — инструкция должна быть понятной и полезной.

Для фотографов и иллюстраторов у нас есть ссылка на все возможные размеры и пропорции файлов, для дизайнеров — технические требования, для авторов и корректоров — гайдлайны. Общение с заказчиками начинается с заполнения брифа: в нем рекламодатель рассказывает о задачах и целях бренда, о KPI, делится необходимыми данными, чтобы мы разработали концепции спецпроекта. После брифа удобно устроить созвон, после созвона — зафиксировать договоренности в письме. В идеале после письма должна наступить стадия электронного обмена документами, но из сотни наших подрядчиков до пандемии и карантина такими сервисами пользовались единицы. Надеемся, сейчас все изменится.

11

Не стигматизируйте голосовые сообщения

Войсы — такой же инструмент коммуникации, как звонок или бумажное письмо. Важно использовать эту возможность правильно и этично. В чатиках мы завели правило тегать конкретного человека перед отправкой войса, чтобы у остальных не было необходимости бросаться за наушниками и слушать ненужное. Обычно записываем срочные сообщения на бегу или рассказываем длинные истории — например, как прошло интервью с интересным всей редакции героем.

Еще в голосовом сообщении удобно записывать правки к тексту — читая и комментируя в режиме реального времени структуру, смысл, мелкие опечатки. Редактор, получивший такое сообщение, может слушать его и править по ходу мысли отправителя, ставить на паузу и возвращаться к работе.

Самое классное открытие, которое мы сделали, это интервью в виде войсов. Созвон — это какое-то большое событие, часто требующее специально отведенного времени. Когда герои отвечают письменно, они концентрируются на создании стройного текста и часто убивают собственные мысли и истории. С войсами все как в живом разговоре, при этом можно сделать паузу, подумать и продолжить. Обычно мы отправляем героям вопросы, отслушиваем ответы, задаем дополнительные вопросы, затем отправляем все на расшифровку.

12

Оптимизируйте другие сферы

Самый драгоценный ресурс — рабочее время команды. Нас мало, поэтому стараемся тратить минимальное время на дорогу во время съемок или личных интервью. Сотрудники пользуются корпоративным такси, когда на общественном транспорте добираться долго и неудобно, или когда нужно сократить дорогу между важными встречами. Вместо почты пользуемся курьерскими доставками — при нашем объеме документов это стоит гораздо дешевле походов на почту даже пару раз в неделю. Партнеры благодарны: так документы не теряются и попадают лично в руки. Еще мы сотрудничаем с расшифровщицей — вместо рутинной работы журналист может отправиться на следующее интервью, а вернувшись, работать с расшифровкой. Все записанные интервью немедленно заливаем в облако.

читайте ТАМ, ГДЕ УДОБНО: