22 мая, воскресенье
Москва
Войти

Как спланировать рабочий день? Что нужно сделать, чтобы все успеть и уйти из офиса не поздно

The Village с помощью экспертов продолжает находить ответы на рабочие вопросы. На этот раз мы узнали о том, как планировать свой рабочий день, чтобы успевать больше, но при этом не засиживаться в офисе допоздна.


Николай Добровольский

вице-президент Parallels

Ежедневно у меня достаточно много всевозможных встреч. Помимо этого, требуется время на подписание различных документов и работу с входящей почтой. Для того чтобы не сидеть в офисе до ночи, я взял на вооружение несколько простых правил.

Во-первых, стараюсь автоматизировать рутинные задачи. Если мне приходится делать что-то однотипное несколько раз, например, заполнять отчеты в Excel, обмениваться данными с коллегами, вносить какую-либо ежедневную информацию в управленческую отчетность, будучи программистом, мне проще написать простенький скрипт, позволяющий делать это автоматически. Во-вторых, я стараюсь по возможности сразу отвечать на входящие письма. Если не могу ответить оперативно, то в любом случае делаю это в течение 24 часов. Это позволяет не плодить «хвосты», отнимающие впоследствии дополнительное время и концентрацию. Кроме того, сберечь мое время мне помогает персональный ассистент. Она следит за моим расписанием, помогает с организацией поездок и прочим документооборотом.


Георгий Соловьев

генеральный директор онлайн-школы английского языка Skyeng

Принцип очень простой: важно научиться фокусироваться в правильных направлениях. Главное — понять, что то, на что вы тратите время в течение дня, продвигается, а соответственно, то, на что времени не хватает, — не двигается. Нужно хотя бы начать думать в интересующем направлении.

Когда я основал онлайн-школу и она начала активно развиваться, я был еще студентом технического вуза (МФТИ). Соответственно, мне пришлось учиться всему оперативно и, что называется в полях. Я понял, что, чтобы научиться управлять своим временем, не нужно особо ничего придумывать, так как есть гуру менеджмента, такие как, например, Друкер: просто берешь его книгу и смотришь, что он пишет. А пишет он, что нужно логировать время, анализировать в конце недели, на что вы потратили свои часы, сопоставлять план с фактом. Это сложно, рутинно, но это нужно научиться делать, причем регулярно.

Первое время у меня было множество тетрадок/листочков, где я старательно все записывал, чтобы ничего не забыть. Конечно, вскоре у меня накопился определенный опыт, теперь я могу заранее понять, что и в какой момент нужно делать, а на что время тратить не стоит. Кроме того, сейчас существует большое количество разнообразных приложений, которые помогают по максимуму использовать все 24 часа в сутках. От банальных методик скорочтения (в свое время я прошел такие курсы, что очень помогает мне изучать большие объемы литературы за ограниченный срок) до специальных трекеров сна, которые анализируют качество и время вашего сна, помогая просыпаться проще и чувствовать себя лучше. Я знаю порядка 10–20 приложений, которые освобождают по несколько секунд времени, но все вместе они дают довольно неплохой результат.


Игорь Шулинин,

директор Workki в России

Проблема планирования рабочего времени достаточно остро стоит перед каждым деловым человеком вне зависимости от занимаемой должности: будь то рядовой менеджер или CEO корпорации. Как водится, если есть проблема, то на рынке сразу появляются готовые решения. Так, сейчас можно пройти всевозможные тренинги по тайм-менеджменту, установить специальные приложения — помощники на любой гаджет и много всего еще, чтобы оптимизировать работу.

Свой выбор я остановил на самом доступном инструменте, который всегда под рукой, — ежедневнике. Чтобы не превращать этот процесс в рутину, я пользуюсь качественными увесистыми ежедневниками с приятной на ощупь бумагой и отдаю предпочтение черному роллеру в сочетании с цветными фломастерами, чтобы расставить акценты и добавить живости спискам и заметкам. Также в ежедневнике я отмечаю соблюдение ежедневных «ритуалов»: спорт, сон, чтение книг, медитация, самообразование и так далее. Каждый раз перед сном я планирую будущий день, составляя список задач в порядке приоритетности, а также оцениваю, насколько успешно я справился с предыдущими делами, а что придется нагонять.

Чтобы не держать в голове много всплывающих задач, я создаю to do list — некий черновик на отдельном листе, куда вношу новые дела, как только они появляются. Это позволяет очистить разум и снять беспокойство. Я вообще стараюсь все фиксировать, поэтому веду сразу несколько списков: в ежедневнике, на телефоне и на отдельных листах.

Еще один полезный способ планировать время и переключаться между делами — метод Pomodoro, смысл которого заключается в том, чтобы делить все задачи на 25-минутные интервалы, по истечении которых берется пятиминутный тайм-аут. Когда необходимо выполнить объемную задачу, ее можно разбить на несколько составляющих. Например, если речь идет о подготовке большого отчета, то за первые 25 минут можно составить план и собрать необходимые данные. Еще два-три «помидора» понадобятся, чтобы написать текст, и один-два — чтобы вычитать его и финально доработать. В перерывах между рабочими раундами тоже можно сделать что-то полезное, например, обсудить текущие вопросы с подчиненными или выпить кофе, дав глазам отдохнуть от монитора. Pomodoro реально помогает увеличить производительность труда.


Никита Рогозин

исполнительный директор системы контроля действий сотрудников «Стахановец»

Задач всегда больше, чем можно выполнить, поэтому не стоит забывать о принципе синхронизации случайностей из закона Мерфи: задачи поступают в случайном порядке, но чаще всего одновременно. Методы управления этой проблемой разнятся от того, является ли человек руководителем или же он выступает в роли исполнителя.

Если у руководителя есть подчиненные, то ему необходимо научиться контролю и правильному делегированию обязанностей: самостоятельно со всеми задачами не справиться. Но для того, чтобы это работало, нужно, чтобы коллектив доверял начальству и понимал, что он перекладывает на них задачи не просто так, а потому что это нужно организации. При этом не стоит забывать о контроле: фамильярные и панибратские отношения с сотрудниками могут отрицательно сказаться на их эффективности.

Если подчиненных нет, то человеку нужно научиться отказываться от задач, но так, чтобы не вызывать раздражения у руководителя. В этом случае лучшая стратегия — прозрачность и умение расставлять приоритеты. Задачу, на которую объективно не хватает времени, лучше обсудить с руководством. Во время разговора сотруднику стоит упомянуть, что сейчас перед ним стоят задачи А, Б, В, Г с определенными сроками и приоритетом, поэтому выполнить еще одну ему не хватит ни сил, ни ресурсов. Здесь будет правильно уточнить, какая из задач наиболее срочная, чтобы в первую очередь взяться за нее и попросить о переносе дедлайнов по остальным. Такой подход имеет очень большие стратегические плюсы, включая повышение: начальство увидит в сотруднике человека, который умеет планировать свою работу, оценивать приоритетность задач.


Share
скопировать ссылку

Читайте также:

Как быть, если вас заставляют делать чужую работу?
Как быть, если вас заставляют делать чужую работу? Эксперты рассказывают, как реагировать на просьбы начальства сделать то, что не входит в ваши обязанности
Как быть, если вас заставляют делать чужую работу?

Как быть, если вас заставляют делать чужую работу?
Эксперты рассказывают, как реагировать на просьбы начальства сделать то, что не входит в ваши обязанности

Как понять, что пора менять работу?
Как понять, что пора менять работу? Эксперты рассказывают, как разобраться в себе и отделить временную хандру от карьерного кризиса
Как понять, что пора менять работу?

Как понять, что пора менять работу?
Эксперты рассказывают, как разобраться в себе и отделить временную хандру от карьерного кризиса

Стоит ли принимать предложение о работе, если это не работа мечты?
Стоит ли принимать предложение о работе, если это не работа мечты? Эксперты рассказывают, как поступить, если компания готова взять вас на работу, но это не совсем то, что вы искали
Стоит ли принимать предложение о работе, если это не работа мечты?

Стоит ли принимать предложение о работе, если это не работа мечты?
Эксперты рассказывают, как поступить, если компания готова взять вас на работу, но это не совсем то, что вы искали

Как правильно отпрашиваться с работы
Как правильно отпрашиваться с работы Эксперты рассказывают, что говорить начальнику, если нужно отлучиться из офиса
Как правильно отпрашиваться с работы

Как правильно отпрашиваться с работы
Эксперты рассказывают, что говорить начальнику, если нужно отлучиться из офиса

Тэги

Сюжет

Прочее

Новое и лучшее

«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России

Хороший, плохой, русский

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

Обыкновенный нацизм: Как в «МуZее Победы» на Поклонной горе открыли выставку, оправдывающую ***** в Украине

Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»

Первая полоса

Хороший, плохой, русский
Хороший, плохой, русский Реакция твиттера на предложение ввести антидискриминационные паспорта
Хороший, плохой, русский

Хороший, плохой, русский
Реакция твиттера на предложение ввести антидискриминационные паспорта

«Нет состава правонарушения»: Как прекращают дела о «дискредитации» армии
«Нет состава правонарушения»: Как прекращают дела о «дискредитации» армии
«Нет состава правонарушения»: Как прекращают дела о «дискредитации» армии

«Нет состава правонарушения»: Как прекращают дела о «дискредитации» армии

Кто такой Михаил Иосилевич, почему его могут посадить на 4,5 года и при чем тут Храм Летающего макаронного монстра?
Кто такой Михаил Иосилевич, почему его могут посадить на 4,5 года и при чем тут Храм Летающего макаронного монстра?
Кто такой Михаил Иосилевич, почему его могут посадить на 4,5 года и при чем тут Храм Летающего макаронного монстра?

Кто такой Михаил Иосилевич, почему его могут посадить на 4,5 года и при чем тут Храм Летающего макаронного монстра?

Обыкновенный нацизм: Как в «МуZее Победы» на Поклонной горе открыли выставку, оправдывающую ***** в Украине
Обыкновенный нацизм: Как в «МуZее Победы» на Поклонной горе открыли выставку, оправдывающую ***** в Украине Маффины в полевой кухне, танки и кружки со свастикой
Обыкновенный нацизм: Как в «МуZее Победы» на Поклонной горе открыли выставку, оправдывающую ***** в Украине

Обыкновенный нацизм: Как в «МуZее Победы» на Поклонной горе открыли выставку, оправдывающую ***** в Украине
Маффины в полевой кухне, танки и кружки со свастикой

Что известно о поджогах военкоматов после начала *****

И что об этом пишут в интернете

Бан, кик и переезд: Как ***** повлияла на российский киберспорт
Бан, кик и переезд: Как ***** повлияла на российский киберспорт
Бан, кик и переезд: Как ***** повлияла на российский киберспорт

Бан, кик и переезд: Как ***** повлияла на российский киберспорт

Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги?
Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги? И может ли налоговая узнать, где я нахожусь
Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги?

Я уехал из России, а мой работодатель — нет. Как мне теперь платить налоги?
И может ли налоговая узнать, где я нахожусь

Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа»
Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа» «ФСИН — это наследие ГУЛАГа, система работает на уничтожение человека»
Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа»

Отрывок из книги «Быть скинхедом. Жизнь антифашиста Сократа»
«ФСИН — это наследие ГУЛАГа, система работает на уничтожение человека»

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

«Только для всех»: Как устроен кластер «Нормальное место» на «Севкабеле»

Что слушать про *****
Что слушать про ***** Подборка антивоенных подкастов — от ежедневных новостей до гайдов по психотерапии
Что слушать про *****

Что слушать про *****
Подборка антивоенных подкастов — от ежедневных новостей до гайдов по психотерапии

Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии
Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии
Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии

Философ Теодор Адорно — о восприятии военных преступлений, культуре и лжи в нацистской Германии

Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России
Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России «Важно не просто уехать, а что-то сделать»
Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России

Интервью художника, который хотел выразить протест против ***** так, как еще никто не делал в России
«Важно не просто уехать, а что-то сделать»

«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу
«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу
«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу

«Это позволяло не свихнуться»: как сотрудники провластных медиа саботируют их работу

В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена
В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена Почему сейчас?
В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена

В Петербурге хотят переименовать переулок Тинькова, названный в честь выдуманного предка бизнесмена
Почему сейчас?

Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться
Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться Объясняют психолог и психиатр
Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться

Почему мы злимся на близких во время ***** и как с этим бороться
Объясняют психолог и психиатр

Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»
Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»
Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»

Продавцы Z-футболок — о блокировке товара, пожеланиях сдохнуть и отношении к «спецоперации»

Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов
Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов
Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов

Как Виталий Терлецкий бросил карьеру агронома и стал темной звездой мира инди-комиксов

Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры
Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры
Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры

Миллиардные инвестиции, «лояльные» блогеры и регистрация через «Госуслуги»: Как устроен Rutube, который взломали хакеры

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

Как прошло 9 мая в Москве и Петербурге

«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России
«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России И что будет, если ее правда объявят
«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России

«Могилизация»: откуда взялись слухи о возможной мобилизации в России
И что будет, если ее правда объявят

Подпишитесь на рассылку