Как себя вести во время видеозвонков: 9 правил общения с коллегами Совещания, собеседования и планерки уходят в онлайн

Сейчас, когда большинство компаний отправили своих сотрудников работать удаленно, вопросы организации видеозвонков стали особенно актуальны. Кажется, что онлайн-конференции на десятки и даже сотни человек — это шаг к цифровому будущему без границ, когда люди смогут работать из любой точки мира и собираться для переговоров буквально по клику. Но на деле видеозвонки зачастую оказываются не такими идеальными, как можно себе представить. Кто-то не может установить нужную программу, у кого-то на заднем плане постоянно шумят родственники, а кто-то появляется на важном конференц-колле в пижаме и под ником DimonKiller666. Мы собрали несколько простых правил проведения видеозвонков, которые помогут сделать их комфортными для себя и коллег.

Найдите удобную для всех платформу

Для начала определитесь с платформой, которую будет легко использовать всем участникам команды. Возможно, у вас в компании продолжают по старинке созваниваться в Skype, но сейчас появились более удобные сервисы, которые не требуют от вас делиться своим номером телефона и предоставляют куда больше функций. Так, в Zoom можно проводить бесплатные конференции до 40 минут, демонстрировать коллегам свой экран компьютера и автоматически записывать видео и аудио. В прошлом году в приложении нашли уязвимость, которая позволяла подключить человека к конференции без его согласия и включить его камеру, но в Zoom ответили, что в обновленной версии проблему устранили. Сейчас вместе с количеством сотрудников, которые перешли на удаленную работу и начали пользоваться сервисом, растет и цена акций Zoom.

Discord, который полюбили геймеры, можно использовать и для рабочих конференций. Сервис позволяет создать собственный сервер для всех зарегистрированных пользователей с индивидуальной структурой, например с несколькими каналами, настроить для участников разные уровни доступа и даже сделать свое оформление. В чате можно послушать музыку, увидеть экран участника или добавить бота, который будет, например, автоматически искать и показывать картинки. В связи с угрозой распространения коронавируса в Google Hangouts Meet сделали бесплатным ряд полезных возможностей. В конференцию теперь допустимо позвать сразу 250 человек — число сотрудников средней компании. Также бесплатными стали функции прямой трансляции и записи видеовстреч.

Предотвратите технические проблемы

Зарегистрируйтесь на выбранной платформе, установите программу или приложение для звонков заранее, изучите интерфейс и функции. Также не лишним будет протестировать микрофон, наушники и камеру, чтобы не заниматься этим уже во время звонка. В большой команде, где не все сотрудники знакомы между собой, лучше сделать понятную подпись — имя и должность, а не использовать никнейм, особенно если в нем есть какая-то ирония, постирония или метаирония, доступная не всем участникам видеозвонка.

Выберите подходящий фон

Рабочая конференция с включенной камерой — это еще и небольшое вторжение коллег в ваше жилище. Если до этого вы не слишком близко общались и не были друг у друга в гостях, они смогут увидеть вашу квартиру впервые именно в качестве фона во время видеозвонка. Потому постарайтесь, чтобы сзади вас не было разбросанной одежды или нагромождения грязной посуды, ведь перед приходом гостей вы наверняка наводите порядок. Если сил прибраться совсем нет, можно воспользоваться специальной функцией Zoom – виртуальным фоном. Тогда в окне видеосвязи за вашей спиной появится звездное небо, мост Золотые Ворота или зеленая трава.

Оденьтесь подобающе

Хочется верить, что никому не нужно напоминать о необходимости находиться в одежде на рабочих онлайн-встречах. Лучше выбирать что-то однотонное и нейтральное, без мелкого рисунка и пайеток, чтобы не выглядеть на экранах собеседников цветовым пятном или одним большим глитч-эффектом. Не забывайте, что во время видеозвонка может случиться что угодно: кто-то позвонит в дверь (и вам придется идти ее открывать) или понадобится встать и налить себе стакан воды. Так что лучше позаботиться еще и о том, что на вас надето ниже пояса.

Предупредите домашних

Если на время звонка у вас нет возможности полностью уединиться, попросите домашних отложить шумные дела до окончания конференции. К сожалению, с собакой договориться не получится, и для нее придется придумать занятие, например поиск угощения в коробках.

Отключайте микрофон, когда не говорите

Стоит заранее проверить, как включать и отключать звук в выбранном сервисе, чтобы не отвлекать коллег посторонними шумами, например клацаньем по клавиатуре или шуршанием документов. В Discord можно выставить активацию по голосу или нажатию кнопки, а в Zoom просто выключать звук на время, когда вы слушаете собеседника.

Давайте собеседникам время ответить

Когда вы закончили мысль или задали вопрос, подождите несколько секунд, чтобы ваши собеседники успели ответить. Задержки звука могут происходить из-за качества связи, особенно если коллега удаленно работает с экзотических островов.

Поддерживайте зрительный контакт

Лучше сидеть так, чтобы находиться примерно в середине окна видеосвязи. При этом стоит смотреть в камеру, чтобы у собеседника возникло ощущение зрительного контакта. Во время видеозвонка трудно понять, слушает ли вас человек по другую сторону экрана, особенно если он сидит наклонив голову.

Назначьте модератора конференции

К видеозвонку надо относиться так же, как к живой встрече с коллегами, потому и базовые правила здесь действуют абсолютно те же: не опаздывать, не перебивать собеседников, высказываться по очереди, не отходить от темы, чтобы сэкономить время коллег. Но часто именно во время онлайн-совещаний разговор уходит совсем в другую сторону. Потому лучше заранее выбрать человека, который будет следить за тем, чтобы высказались все участники, задаст необходимые вопросы и сделает аудиозапись, если она нужна.


обложка: marioav – stock.adobe.com

Share
скопировать ссылку

Читайте также:

«Я не смог работать дома»
«Я не смог работать дома» Люди, которые предпочитают ходить в офис, — о буднях на диване, отвлекающих факторах и самоконтроле
«Я не смог работать дома»

«Я не смог работать дома»
Люди, которые предпочитают ходить в офис, — о буднях на диване, отвлекающих факторах и самоконтроле

«Я все покупаю только онлайн»
«Я все покупаю только онлайн» Люди, отказавшиеся от традиционного шопинга, — об экономии, неподошедших вещах и социофобии
«Я все покупаю только онлайн»

«Я все покупаю только онлайн»
Люди, отказавшиеся от традиционного шопинга, — об экономии, неподошедших вещах и социофобии

Как коронавирус повлиял на жизнь людей в разных странах
Как коронавирус повлиял на жизнь людей в разных странах Жители Италии, США, Китая и других стран рассказывают о карантине, дефиците макарон и соблюдении безопасной дистанции
Как коронавирус повлиял на жизнь людей в разных странах

Как коронавирус повлиял на жизнь людей в разных странах
Жители Италии, США, Китая и других стран рассказывают о карантине, дефиците макарон и соблюдении безопасной дистанции

Пижамы: 12 вариантов для отдыха и удаленной работы
Пижамы: 12 вариантов для отдыха и удаленной работы Одежда для сна, в которой можно жить
Пижамы: 12 вариантов для отдыха и удаленной работы

Пижамы: 12 вариантов для отдыха и удаленной работы
Одежда для сна, в которой можно жить

Тэги

Сюжет

Бренды

Прочее

Новое и лучшее

Уютный двухэтажный таунхаус возле деревни Большое Свинорье

Куда пойти на этой неделе: Десятки классных событий в Москве

Музыкальный критик оценивает все номера России на «Евровидении»

Отказываться, если вы действительно не хотите что-то делать

«Ты на митинги ходил?»: Метро уволило сотню сотрудников за поддержку Навального

Первая полоса

Уютный двухэтажный таунхаус возле деревни Большое Свинорье
Уютный двухэтажный таунхаус возле деревни Большое Свинорье Чем жизнь в собственном доме отличается от квартиры
Уютный двухэтажный таунхаус возле деревни Большое Свинорье

Уютный двухэтажный таунхаус возле деревни Большое Свинорье
Чем жизнь в собственном доме отличается от квартиры

Куда пойти на этой неделе: Десятки классных событий в Москве
Куда пойти на этой неделе: Десятки классных событий в Москве Концерты, спектакли, лекции и городские экскурсии
Куда пойти на этой неделе: Десятки классных событий в Москве

Куда пойти на этой неделе: Десятки классных событий в Москве
Концерты, спектакли, лекции и городские экскурсии

Музыкальный критик оценивает все номера России на «Евровидении»
Музыкальный критик оценивает все номера России на «Евровидении» От худшего к лучшему
Музыкальный критик оценивает все номера России на «Евровидении»

Музыкальный критик оценивает все номера России на «Евровидении»
От худшего к лучшему

Отказываться, если вы действительно не хотите что-то делать
Отказываться, если вы действительно не хотите что-то делать Скажите «нет» переработкам, скучным вечеринкам и манипуляциям родственников
Отказываться, если вы действительно не хотите что-то делать

Отказываться, если вы действительно не хотите что-то делать
Скажите «нет» переработкам, скучным вечеринкам и манипуляциям родственников

«Ты на митинги ходил?»: Метро уволило сотню сотрудников за поддержку Навального
«Ты на митинги ходил?»: Метро уволило сотню сотрудников за поддержку Навального Профсоюз просит не политизировать вопрос
«Ты на митинги ходил?»: Метро уволило сотню сотрудников за поддержку Навального

«Ты на митинги ходил?»: Метро уволило сотню сотрудников за поддержку Навального
Профсоюз просит не политизировать вопрос

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День третий — Наташа Тышкевич
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День третий — Наташа Тышкевич «Даже когда я сижу дома и смотрю на облака — это политика»
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День третий — Наташа Тышкевич

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День третий — Наташа Тышкевич
«Даже когда я сижу дома и смотрю на облака — это политика»

Хенде хох, или Вас я попрошу остаться: «Гитлер капут!» Марюса Вайсберга
Хенде хох, или Вас я попрошу остаться: «Гитлер капут!» Марюса Вайсберга
Хенде хох, или Вас я попрошу остаться: «Гитлер капут!» Марюса Вайсберга

Хенде хох, или Вас я попрошу остаться: «Гитлер капут!» Марюса Вайсберга

Платье-«торт»: Российские марки, у которых стоит искать нарядные вещи
Платье-«торт»: Российские марки, у которых стоит искать нарядные вещи
Платье-«торт»: Российские марки, у которых стоит искать нарядные вещи

Платье-«торт»: Российские марки, у которых стоит искать нарядные вещи

Главная пара обуви на лето: Клоги Crocs на платформе
Главная пара обуви на лето: Клоги Crocs на платформе
Главная пара обуви на лето: Клоги Crocs на платформе

Главная пара обуви на лето: Клоги Crocs на платформе

Как не потерять деньги в фейковых магазинах
Как не потерять деньги в фейковых магазинах Как проверять сайт и инстаграм-аккаунт продавца
Как не потерять деньги в фейковых магазинах

Как не потерять деньги в фейковых магазинах
Как проверять сайт и инстаграм-аккаунт продавца

Как найти свою цель и начать двигаться к ней
Как найти свою цель и начать двигаться к ней Опыт известных людей прошлого
Как найти свою цель и начать двигаться к ней

Как найти свою цель и начать двигаться к ней
Опыт известных людей прошлого

Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии
Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии Рассказываем про лучшие новинки недели
Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии

Новые St. Vincent и «Комсомольск», сериал с Юэном Макгрегором и книга о современной депрессии
Рассказываем про лучшие новинки недели

Что такое экотревожность

Что такое экотревожностьИ как люди живут со страхом перед климатическим апокалипсисом 

Что такое экотревожность

Что такое экотревожность И как люди живут со страхом перед климатическим апокалипсисом 

«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска»
«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска» Самом смелом в истории группы
«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска»

«Мы останемся приметами времени»: Самоирония и эволюция на новом альбоме «Комсомольска»
Самом смелом в истории группы

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове «У меня все в жизни налаживается»
Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове

Как гуляют арестованные редакторы DOXA. День второй — Володя Метёлкин в Чертанове
«У меня все в жизни налаживается»

Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу
Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу Рассказываем о самых интересных лекциях, экскурсиях и кинопоказах фестиваля
Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу

Наши ревущие 20-е: Чем заняться на фестивале «Дни авангарда», посвященном НЭПу
Рассказываем о самых интересных лекциях, экскурсиях и кинопоказах фестиваля

Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке
Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке
Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке

Самая маленькая хумусия в городе, повторное открытие «Дома 16» и идеальная брассери Caffé Mandy’s на Покровке

«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов
«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов Как работает импакт-маркетинг и почему он будет везде
«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов

«Мы не будем работать „на подсосе“»: Зачем рекламщики запускают платформу для социальных проектов
Как работает импакт-маркетинг и почему он будет везде

«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе
«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе
«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе

«Она сделала для моей сексуальной жизни больше, чем все мои партнеры»: Как Татьяна Никонова меняла представления о сексе

К вам едет ревизор
Спецпроект
К вам едет ревизор Сдали в лабораторию образцы пыли из салона красоты и узнали, чем мы там дышим
К вам едет ревизор
Спецпроект

К вам едет ревизор
Сдали в лабораторию образцы пыли из салона красоты и узнали, чем мы там дышим

Подпишитесь на рассылку